Казалось бы, в деловой переписке нет ничего сложно. Главное, действовать по шаблону – поздороваться, изложить суть, а в конце приписать «С уважением». А на самом деле все сложнее. Есть деловая этика, неписаные правила общения по e-mail и лайфхаки. А еще есть вещи, которые раздражают многих, хоть их и часто советуют авторитетные авторы и бизнес-книги.
Как писать, какие ошибки не допустить? Эти и другие вопросы обсуждаем с экспертами Высшей медицинской школы.
Информация будет полезна всем, кто ведет деловую переписку, а особенно руководителям любых рангов.
Азы деловой переписки
Е-mail – один из основных каналов коммуникации клиентами, подчиненными, коллегами, поставщиками и бизнес-партнерами. Деловая переписка – это баланс между простым общением и формальным языком научной литературы. А каждое письмо пишется с конкретной целью, а не просто пообщаться.
Интересно! Работа с электронной почтой занимает у среднестатистического офисного сотрудника от 62-х дней до 90 дней в зависимости от страны и особенностей организации работы персонала в компании.
Корректное и правильно оформленное письмо – это приятное и профессиональное впечатление о вашей организации и вас лично. От того, как оно написано, зависит и то, когда заметят письмо и то, как отреагируют на него.
Расскажем об основных моментах, на которые следует обратить внимание.
Электронный адрес
В идеале, это корпоративный вариант, который указывает на компанию, которую представляете, фамилию и имя.
Как не нужно делать. Использовать личную почту для деловой переписки (ваше письмо может попасть в спам или его просто не откроют, т.к. непонятно, кто адресант).
Судите сами насколько этично и приемлемо использовать в рабочих целях такие адреса как princesska@mail.ru, kotenok@gmail.com, zaika@yandex.ru, businka@mail.ru и другие. Особенно, если пишет кто-то из руководящего состава.
Если e-mail по каким-то причинам у вас не корпоративный, зарегистрируйте отдельный ящик со своим именем, фамилией.
Тема письма
Обязательно должна быть, чтобы ускорить прочтение и дальнейший поиск письма в почте.
Адресат
Тут действуют правила:
- Получатель – ответственный за порученную в письме задачу;
- Люди в копии – просто для ознакомления.
Поставив всех в строку с получателем, вы создаете растерянность – непонятно, кто ответственен. Все в копии – спросить выполнение будет не с кого.
Как не нужно делать:
- Писать сразу на весь список сотрудников. Это спам почты и затраты рабочего времени других;
- Ставить в копию руководителя без явной необходимости.
Приветствие
По отзывам, наиболее раздражающие приветствия – «Приветики», «Доброго времени суток», «Здравия желаю» и другие приятельские, витиеватые и неформальные. «Добрый день!» или «Здравствуйте» – наиболее уместные варианты.
Обращение
Как бы вы ни привыкли говорить в жизни, в деловой этике моветоном считаются такие обращения, как «Сударь/сударыня», «Гражданин/гражданка», «Милостивый господин» и прочие. Многих раздражают даже такие формы, как «друзья» или «коллеги».
Как делать? В идеале, обратиться по имени в полной форме (имени отчеству). Вместо Маш и Миш – Мария, Михаил Юрьевич. С именами важно не напутать.
Наполнение
Оптимальное содержание:
- Написать кратко (150-250 символов) и по существу;
- Не использовать терминологию (исключение – переписка с коллегами);
- Писать понятными и короткими предложениями;
- Создать структуру и абзацы;
- Использовать один шрифт (максимум, курсив или выделение жирным). Частый выбор – шрифт «Times New Roman» 14-го размера и с полуторным или двойным интервалом между строк.
Как не нужно делать? Огромное письмо-простыня, разными шрифтами и цветами, со смайликами и картинками – вариант для дружеской переписки, а не для делового стиля.
Действие
Желательно побудить адресата сразу сделать то, что нужно. Это может быть просьба прислать что-то в ответ, призыв что-то сделать: скачать презентацию, выписать счет, прийти на собрание и другие. Без такого «толчка» человек может не понять или просто полениться действовать.
Подпись
Надпись в конце текста часто привлекает больше внимания, чем все остальное в середине. Профессионально звучит:
- ФИО отправителя;
- Должность;
- Контакты – адрес и телефонный номер.
Теперь все готово! Прочитайте перед отправкой, чтобы убедиться, что все изложено понятно, нет ошибок, все вложения, на которые вы ссылаетесь, приложены к письму. Отправляем и ждем ответ!
Сколько ждать? Нормой считается ответ в рамках 2-х дней, но бывают и срочные вопросы. Подчеркните важность письма восклицательным знаком или даже перезвоните адресату с просьбой ответить быстрее.
Интересно! До 79% офисных сотрудников проверяет свою рабочую почту в нерабочее время. Читают со смартфонов и даже электронных книг, в постели перед сном, и по дороге на работу, и даже в отпуске.
Узнать еще больше тонкостей и правил общения по e-mail поможет курс от Высшей медицинской школы «Деловая переписка». Мы поможем в теоретическом и практическом формате отточить умение корректно работать с электронной почтой и вести деловую коммуникацию.
Запись: +7 (495) 023-61-62.
