Как вы общаетесь с удаленными работниками? Почта, телефон, голосовые сообщения? Расскажем о других удобных и бесплатных инструментах, которые можно и нужно использовать в работе.
Для чего они нужны?
- Контролировать ход работ. Офисные работники в студии или агентстве всегда под рукой, к ним можно подойти и пообщаться, а удаленщиков словно бы и нет. Чтобы быть в курсе, какими задачами занимается в данный момент удаленный работник, соблюдаются ли дедлайны, нужно держать руку на пульсе – так вам самому будет спокойнее.
- Понимать, что сотрудник правильно понял задачу. Даже детальное ТЗ на пяти страницах не поможет, если сотрудник не понимает, что делать и для чего все это нужно. Часто бывает так, что задача уже выполнена, и тут выясняется, что выполнена она неправильно. Чтобы этого не произошло, “ведите” удаленщика по всем этапам рабочего процесса.
- Создавать корпоративный дух. Для полноценной работы над проектом важно, чтобы каждый член команды чувствовал себя частью большого коллектива, имел мотивацию к работе. Если постоянной коммуникации нет – удаленщик чувствует себя оторванным от жизни компании.
Мессенджеры
Это может быть «Телеграм», Viber, «ВКонтакте» – любой мессенджер или соцсеть, в котором можно создавать групповые рабочие чаты. Обычно в таких беседах кипит жизнь: делегируются задачи, обсуждаются детали их выполнения, идут разговоры за жизнь – без этого тоже никак. Не пресекайте попытки флуда: ваши сотрудники – живые люди, им хочется иногда поболтать не только о работе. Главная цель таких бесед – вовлечение в жизнь команды, поднятие корпоративного духа.
«Скайп» или Google Hangouts
Иногда в работе случаются ситуации, когда просто необходимо донести информацию голосом. А еще лучше – видеть вживую всех своих сотрудников, даже удаленных. Здесь-то и пригодится Skype или более продвинутая современная версия сервиса для видеоконференций – Google Hangouts (который интегрирован также с другими сервисами корпорации – Google Docs и Gmail).
Многие руководители практикуют ежедневные созвоны: например, утренние летучки или планерки в начале рабочей недели. Это тоже позволяет быть в курсе текущих задач сотрудников и контролировать их.
Чтобы общаться с несколькими собеседниками одновременно, нужно создать беседу и пригласить в нее всех заинтересованных лиц. А потом – общайтесь голосом или с помощью видеосвязи, прикрепляйте файлы, показывайте экран своего компьютера и доносите важную информацию.
«Трелло»
Удобнейшая штука для командной работы, в которой можно создавать доски для отдельных проектов и списки – для конкретных задач. Допустим, агентство занимается созданием и продвижением корпоративных сайтов, в работе имеется 5 текущих проектов. В «Трелло» создается 5 досок – на каждый проект.
Внутри каждой доски глобальная задача – создание сайта – разбивается на несколько подзадач. Заводится отдельный столбец для работ по созданию прототипов, для дизайна, для программирования и так далее. В каждом столбце создаются карточки для еще более мелких работ. К каждой прикрепляются ответственные лица и назначаются сроки выполнения.
Руководитель в режиме реального времени видит, на каком этапе находится каждая задача, не срываются ли сроки. Если у исполнителя возникнет вопрос или проблема – он может уточнить задачу прямо в комментариях и получить оперативный ответ.
Google Docs
Зачем нужен Word, если есть гуглдоки – примерно так думает все больше и больше людей. Если ваша работа связана с написанием текстов и редактурой, без этого инструмента вообще никак. Авторы пишут в гуглдоках тексты, редакторы вычитывают и оставляют комментарии (примечательно, что комментировать может неограниченное количество лиц – все, у кого есть ссылка на документ).
В других сферах деятельности без гуглдоков тоже не обойтись. В них составляют должностные инструкции, пишут памятки для сотрудников и важные объявления. Это удобно: можно работать онлайн, открывать с любого устройства, оставлять в документах комментарии. А если хочется, чтобы документ прочитали не все сотрудники - просто поставьте ограниченный доступ, чтобы никто не увидел.
Облачные сервисы
«Яндекс.Диск, Google Drive или Dropbox – выбирайте любой. Главный плюс облачного сервиса – в нем можно хранить огромное количество файлов в одном месте. Удобно, когда все материалы по проекту (ТЗ, бриф, договор, созданные документы, фото, видео и т.д.) находятся в одной папке и всегда с вами, где бы вы не находились. Их можно посмотреть и с компьютера, и со смартфона, дать доступ всем членам команды, редактировать, создавать и удалять.
Skitch
Программа для тех, чья деятельность плотно связана с дизайном. Часто бывает так, что команда часами обсуждает, что не так на этом фото и как исправить макет под требования заказчика. Объяснять словами – долго и неудобно. Особенно если сотрудник находится не за соседним столом в офисе, а за пару тысяч километров.
С помощью Skitch можно мгновенно обмениваться фото, показывать ключевые моменты в макетах, фотографиях, скриншотах,редактировать фото, рисовать стрелочки и добавлять текст, писать комментарии для других участников.
Skitch интегрирован с Evernote – программой для создания заметок. Например, можно создать заметку в Skitch и сразу сохранить ее в Evernote.
GitHub
Сервис, которым пользуются программисты для совместной работы. Удобен тем, что в одном месте хранятся и код, и командные задачи. Его называют также социальной сетью для разработчиков: здесь можно не только размещать коды, но и общаться, комментировать правки друг друга, читать новости коллег.
Github предоставляется бесплатно для небольших частных проектов и проектов с открытым исходным кодом. Каждому проекту заводится личная страница. Есть также база знаний и система отслеживания ошибок.
Итак, найти удаленного сотрудника - еще полдела. Важно, чтобы работа с ним пошла на пользу компании. С помощью этих сервисов удаленная работа ваших сотрудников будет ничуть не менее продуктивной. Вы сможете контролировать ход работ, всегда быть в курсе событий и создавать в коллективе здоровую приятную рабочую атмосферу.
