Достаточно просто жить, соблюдая хорошие манеры и социальные договоренности. Тем не менее это то, чему мы учимся с раннего возраста - сидеть прямо, быть вежливыми и т.д.
Так же, как и многое в нашей повседневной жизни, превращение человека в профессионала не происходит интуитивно. Это то, чему мы должны научиться. Вот где полезен деловой этикет. В руководстве для менеджеров есть хорошее определение этикета деловой встречи:
"Этикет деловой встречи — это кодекс поведения, которому должен следовать человек на собраниях и во время дискуссий на рабочем месте".
Зачем же он нам нужен?
Важно производить хорошее впечатление, особенно на своих клиентов и деловых партнеров. Вот почему мы должны держать в уме некоторые общественные нормы, соответствующие конкретной ситуации.
Следуя этим социальным нормам, мы сделаем наши встречи приятными и эффективными.
Итак, вот сами правила
Захватите с собой ручку!
Неужели вы всерьёз хотите, чтобы мы писали заметки на бумаге? Да!
Компьютеры, конечно, намного проще и быстрее, но скажите, вы когда-нибудь обсуждали что-нибудь на собрании, в то время как кто-то другой печатал текст? Звук клавиатуры отвлекает и раздражает. Мы хотим, чтобы все сфокусировались на разговоре. Не говоря уже о том, что вас, скорее всего, потянет проверять свои социальные сети, если предмет обсуждения станет неинтересным.
Не надейтесь, что кто-то сделает заметки для всех. Необходимо писать свои собственные заметки, так как именно вы будете выполнять порученную вам работу. У вашего коллеги могут быть другие приоритеты, и он не будет записывать все то, что вам нужно.
Будьте вовремя
Убедитесь, что вы не опаздываете. Я знаю, что утром много пробок, но, честно говоря, вы тоже это знаете. Важно правильно оценить, сколько времени требуется, чтобы добраться до места встречи. Лучше приехать пораньше и иметь время для подготовки, чем нестись, сломя голову, опаздывая на 5 минут.
Миром правят те, кто приходит вовремя.
Говорите громко и чётко
Это особенно важно в тех случаях, когда на встрече много участников. На собраниях люди довольно часто болтают, хоть это и невежливо. Убедитесь, что вы говорите громко и чётко, чтобы каждый мог вас услышать и понять. Слишком мягкая речь производит плохое впечатление, делая вас в глазах других менее профессиональными и уверенными в себе. А это не тот эффект, которого вы хотите достичь на встрече с боссом.
Отложите телефон
Это действительно тяжело, особенно когда ваши встречи чрезвычайно длинные. У вас экстренные письма, звонки, или кому-то просто понравилась ваша фотография? Мир не рухнет, если вы взгляните на них, когда освободитесь - а это значит, после встречи.
Обязательно отключите уведомления, ведь они могут стать очередным отвлекающим фактором для всех. Даже свет телефона может отвлечь, а уведомления — это омут, который затянет вас на половину встречи.
Читайте повестку дня
Приходите подготовленными, узнавайте о целях встречи заранее. Если бы встреча не была важной, то вас бы на неё не позвали. Предполагается, что вы внесете свой вклад в дискуссии по целям, разработке продуктов, финансам или чему-либо еще, что находится в зоне вашей компетентности. Не получили повестку встречи? Вежливо попросите вам её предоставить, а если повестки нет, хотя бы получите информацию о том, каковы цели встречи.
Задавайте вопросы
Это то, о чём забывает большинство людей. Либо же оттягивает до последнего. Если прямо не сказано, что вопросы следует задавать в конце, задавайте их всякий раз, когда возникает необходимость в обсуждении. Именно вопросы - то, что придаёт встрече смысл - материалы можно прочитать и дома. Не забудьте, что спрашивать стоит вежливо, не нужно отмалчиваться, если вы чего-то недопонимаете. Вы для этого и там, чтобы говорить с присутствующими на одном языке.
Убирайте за собой
Вы вырывали страницы из записной книжки? Или ели круассан, пролив вдобавок кофе. Это нормально - есть/пить, когда формат к этому располагает, но ненормально оставлять после себя бардак. Когда встреча закончится, обязательно верните своё место за столом в первозданный вид. Если вы не уверены, куда положить мусор, просто спросите организатора.
Будьте хорошим слушателем
Конечно, вы здесь, чтобы говорить. Но, слушая, вы получаете более 50% информации, которую сможете использовать в дальнейшем. Не слушая своих коллег вы рискуете повторить один из сценариев - непонимание чьей-либо точки зрения, неправильная интерпретация или, что ещё хуже, вы будете говорить о чем-то, что уже было разжевано 100500 раз.
Вы не только ставите себя в неловкое положение, но и тратите время всех остальных.
Соблюдайте дресс-код
Вы посещаете еженедельную планёрку или собрание совета директоров? Важно правильно одеваться. Нет ничего плохого в повседневной одежде, но и её нужно носить с умом. Хотите, чтобы ваш финансовый план был утвержден? Лучше оденьтесь стильно. А для тех, кто привык прилагать дополнительные усилия, советуем надеть очки без диоптрий - они придадут вам интеллектуальный вид.
Не приводите непрошенных гостей
Наверняка есть веская причина, почему это встреча не является открытой. И так происходит не только из-за соображений конфиденциальности, но и потому, что люди, присутствующие на собрании, тщательно подбираются исходя из своих навыков и знаний. Слишком большое количество людей может привести к длительным, почти бесконечным встречам. Не говоря уже о риске развернуть разговор в совершенно ином направлении, потому что кому-то требуются пояснения. Однако, если вы чувствуете, что не вы не компетентны в этом вопросе, что ваше присутствие будет всего лишь пустой тратой времени - предложите организаторам пригласить кого-то вместо вас.
Могу вас заверить, что подобный жест будет оценен.
