Случаи, когда нужны таблицы сопоставимости:
- справочники в разных рабочих программах не совпадают;
- периодически (ежегодно) меняются группировки показателей;
- периодически (ежегодно) меняется справочник статей.
1. Рассмотрим первый случай, когда справочники не совпадают. На практике такая ситуация возникает,
во-первых, когда программы создаются в разное время, и справочник в первой программе очень низкого качества и нет смысла его загружать в более новую программу;
во-вторых, когда консолидируются данные разных организаций и справочники у них естественно разные.
Для примера рассмотрим отчет по просроченной дебиторской задолженности, который готовится в филиале для головной организации. В головной организации разработан отчет по определенному списку крупных должников, этот список нельзя менять. При этом во внутренней программе эти контрагенты имеют другие названия. Названия во внутренней базе менять нет смысла, так как есть много других отчетов и в этих отчетах названия могут быть другими.
Решение:
Настраиваем внутренний отчет по нужному списку и создаем файл Excel
Данные из внутреннего отчета и во внешний подтягиваются при помощи функции ВПР.
Если возникает такая ситуация, когда во внешнем отчете одна компания, а во внутреннем много филиалов, то лучше использовать функцию СУММЕСЛИ
2. В случае, когда меняются группировки или составы статей. Если это возможно группировки можно попробовать задать в учетной программе в виде свойства номенклатуры (нужно обратиться к программистам). Но тут опят проблеме в периодических изменениях, которые трудно контролировать.
В Excel для обеспечения сопоставимости данных можно создать такой файл.
Теперь выгрузив из 1С или другой программы ОСВ со списком номенклатур, при помощи функции ВПР можно подтянуть любую группировку и наглядно сопоставить расходы.
Важно, чтобы названия номенклатуры в файле Excel были точно такими как в бухгалтерской программе, иначе функция ВПР работать не будет.
3. Справочник статей управленческого учета. На моей практике меняется ежегодно: статьи то укрупняются, то, наоборот, делятся на более мелкие. Данные из бухучета потом перегружаются во внешнюю программу по бюджетированию, но чтобы проверить корректность разнесения статей и загруженных данных параллельно ведется внутренний бюджет (естественно в Excel).
Для сопоставимости данных используется такая таблица:
Этот лист является базой для распределения расходов по статьям внешнего учета. Если статья внешнего учета состоит из нескольких статей бухгалтерского, то данные суммируются (например, командировочные расходы, включают статьи БУ: билеты, проживание, суточные).
В случае если статья бухгалтерского учета должна распределятся по нескольким ЦФО, то создается дополнительный лист, на котором осуществляется это распределение.
Единственное необходимое условие, чтобы одной статье внутреннего учета соответствовала только одна статья внешнего учета, т.е. ситуации, когда будут создаваться новые статьи бухучета не избежать. Однако если внешний план укрупнятся, т.е. одной статье внешнего соответствует несколько статей внутреннего учета, сокращать количество статье внутреннего учета не желательно.
Изменения в соотношение статей внешнего и внутреннего учета тоже можно отразить в этом или дополнительном файле, вставив столбец с примечаниями (Например, в 2018 эти расходы учитывали в статье...)
Эти решения упрощаются работу по сопоставимости данных, особенно когда требуется объяснить почему расход по статье вырос или сократился.
Сопоставимые данные можно легко сверить при помощи сводных таблиц, как это сделать читайте в статье "Как сверить данные при помощи сводных таблиц Excel"
Для более быстрого поиска нужной статьи я сделала подборки:
Бюджетирование
Excel для работы с данными
Себестоимость и цены
Учет закупок и расчетов в Excel
Примеры в Excel и файлы к статьям можно найти по этой ссылке