Любая компания-дистрибьютор, чья бизнес-модель предполагает массовые закупки для пополнения складских запасов, старается повысить их экономическую эффективность. Неуправляемые процессы могут привести даже здоровое предприятие на грань краха – нехватка наиболее востребованных позиций в товарной матрице, приобретение неликвида в больших объёмах, затраты на обслуживание инфраструктуры – от этих рисков умный бизнес пытается уйти с помощью технологий.
На технологии возлагают надежды по анализу и снижению расходов, согласованию стратегии закупок с реалиями рынка, их управлению и консолидации. Но простой веры в чудо автоматизации и цифровизации может оказаться мало.
Когда простой автоматизации недостаточно
Одним из способов, с помощью которых технологии делают закупки более интеллектуальными, является сокращение времени на выполнение повседневных и рутинных задач. Вместо выполнения повторяющихся действий при закупках и работе склада персонал освобождают для решения стратегических или нетривиальных вопросов. Это может касаться создания и обработки документов, проведения инвентаризации, формирования повторяющихся заказов, сбора большого объёма данных о движении товаров в цепочке поставок. Автоматизации способствует внедрение электронного документооборота, а также расширение функционала складских и учётных систем.
Важно понимать, что это лишь первые шаги, которые подходят для повторяющихся и предсказуемых процессов. Сама по себе автоматизация не поможет, если компании требуется принять решение о закупках в краткосрочной или среднесрочной перспективах. Тем не менее технологические решения прогрессируют до такого уровня, что способны помогать в закупках человеку или даже брать эту работу полностью на себя.
Основная задача на пути к успеху заключена в сборе и управлении данными. Имея под рукой оперативную и точную информацию о состоянии запасов, конкурентах, ценах, спросе, логистических условиях, можно отслеживать тенденции, быстрее принимать решения и оценивать результаты своих усилий.
Переход от базовой автоматизации к интеллектуальным закупкам начинается с использования более глубоких способов обработки данных. Для начала необходимо уйти от исключительно описательного характера аналитических материалов о закупках. Например, компания может собирать данные о том, сколько различные подразделения и филиалы тратят средства компании ежемесячно, какие поставщики соответствуют приемлемым показателям по закупочным ценам и какие товарные категории более востребованы.
Но по мере сбора аналитики требуется перейти к прогнозной модели, сделав её использование нормой. Опираясь на аналитические данные прошлых периодов, можно определить – какие подразделения компании, вероятно, превысят бюджет в следующем месяце, какие поставщики могут столкнуться с проблемами в следующем году, какой товар будет востребован в ближайшем будущем, и где закупочные цены будут стабильны в долгосрочной перспективе.
Возможность сбора и изучения данных становится критично важным в условиях растущей конкуренции и давлению со стороны крупнейших игроков. Технологии могут научить цепочку поставок наилучшим образом управлять широкой сетью поставщиков, чтобы гибко вносить коррективы в зависимости от ситуации на рынке.
Что есть в арсенале
Крупные предприятия для управления закупками чаще всего используют серьёзно кастомизированные модули учётных систем и отдельные интеграционные системы. Микробизнес об автоматизации не задумывается в силу естественных причин – слишком малый объём закупок, высокий ценовой порог входа для внедрения технологии и отсутствие ощутимой выгоды «здесь и сейчас».
Средние и малые предприятия подходят к автоматизации со стороны создания решений на базе уже имеющихся «коробочных» платформ. Основной технический пул выглядит следующим образом:
- CRM – для управления контрактами с участниками закупок;
- ECM – для создания, согласования и хранения документов по закупкам;
- ERP – для планирования финансовой составляющей и объектов закупок;
- BPM – для автоматизации закупочных процедур, их проведения и контроля;
- EDI-платформы – для электронного обмена данными в цепочках поставок;
- Интеграционные системы – для связи потоков информации из различных источников и автоматизации обработки данных.
В стандартном виде автоматизация закупок может заключать в себе создание планов, формирование и согласование заявок, выбор поставщиков, заключение контрактов, подписание договоров, создание заявок на оплату и т. п. На различных этапах проведения закупок технологические решения могут взять на себя выполнение каких-то повторяющихся действий. Но для перехода к более глубокой автоматизации, нужно несколько иной взгляд.
От точных данных к точным прогнозам
Принимая во внимание повсеместно используемый электронный обмен данными между компанией-покупателем и компанией-дистрибьютором, следует обратить внимание на возможности, которые дают EDI-технологии. Повышение уровня качества закупок возможно только при существовании быстрого и точного канала по обмену информацией о состоянии товарных запасов и ситуации со спросом. А EDI выступает как источник максимально релевантных данных.
Есть несколько типичных примеров применения EDI с получением результата без внедрения машинного обучения и сложных систем.
Один из вариантов касается проведения закупок на основе реального спроса. Для этого компания-дистрибьютор настраивает электронный обмен данными со своими b2b-покупателями или собственными точками сбыта. Речь идёт о сообщении SLSRPT («Отчёт по продажам»). Оно содержит информацию о фактических продажах товара в конкретном магазине или на складе. В таком отчёте учитываются: местоположение торговой точки; период, за который совершены продажи; количество проданного товара; отпускные цены; сумма; количество возврата и т. п.
Сообщение может отправляться в полуавтоматическом режиме, используя реальные данные продавца. Анализируя спрос, можно оценивать собственную товарную линейку:
- Представлен ли в продаже весь ассортимент, который закупает компания-дистрибьютор? Или часть продукции лежит «мёртвым грузом» на складах?
- Достаточен ли объём промо-товаров и топовых позиций? Не следует ли увеличить закупки, чтобы не упустить возможную выгоду?
Ручной сбор отчётов здесь не поможет, поскольку затраты времени и усилий на сбор и сведение данных в удобочитаемый формат могут быть слишком велики. В то время как бизнесу в условиях жёсткой конкуренции такие данные нужно собирать регулярно: раз в неделю, раз в день, чтобы успеть вносить корректировку в закупочную политику.