Есть немало компаний, где #сотрудники и сами #руководители сетуют на то, что у них проводится слишком много совещаний.
Совещания офлайн и онлайн. Совещания между отделами, #совещания внутри отделов. Плановые и внеплановые совещания.
Длинную переписку, в которую добавляют большое количество участников тоже можно отнести к таким совещаниям.
Немало тех, у кого совещания занимают более 60% рабочего времени. А есть те, кто говорит, что у них совещания занимают до 90% рабочего времени.
Совещаемся и совещаемся. А работать когда?
Но совещания – это тоже часть работы.
Только, если разобраться с подходом и с особенностями проведения, то сразу всплывает много пробелов:
- Нечеткая повестка или ее отсутствие
- Неумение людей выражать свои мысли
- Неуважение к коллегам и к рабочему времени других
- Неоправданно затянутое время на проведение совещания
- Неадекватные затраты временных и энергетических ресурсов людей на обсуждение определенного вопроса
- Уход в плоскость выяснения личных отношений или в «ярмарку тщеславия»
- Перекладывание ответственности на других вместо решения вопросов
По поводу совещаний еще в начале ХХ века достаточно четко высказался поэт Райнер Рильке, пожалуй, его #цитата как раз является своеобразным законом совещаний:
«Любую простую задачу можно сделать неразрешимой. Если провести по ней достаточное число совещаний»
Совещание совещанию рознь.
Но не стоит отрицать тот факт, что зачастую формат совещания для решения очень многих вопросов можно было заменить другим форматом:
- Телефонным разговором
- Короткой встречей
- Выдачей задания ответственному со стороны руководителя
- Мозговым штурмом с участием ограниченного круга лиц
Если уж проводить, то проводить надо его так, чтобы отдачи от него было больше, чем затрат.
Уровень проведения совещаний в компаниях зачастую иллюстрирует уровень менеджмента в целом и степень уважения к коллегам.
Удивляет, но до сих пор не во всех компаниях регламентированы базовые форматы и процедуры: совещания, переписки, взаимодействия между отделами и т.д.
Что касается совещания, то must have – это наличие темы, повестки, определение ролей, регламентация времени на высказывание. Все приходят в теме, подготовленные и с вариантами решений или сообщениями, которые от них ждут. Говорят в рамках отведенного регламента, а не зачитывают монологи и с причитаниями длительностью как полноценный фильм. И заканчивается совещание не абстрактными «подумайте, разберитесь», а четкими задачами с указанием сроков и ответственных.
Вроде бы все так просто. Но на практике либо #директор слишком расслабляется, либо каким-то сотрудникам дают слишком много воли. В итоге нерационально тратится рабочий ресурс работников компании, от чего компания же проигрывает.
Друзья, а у вас в компании есть такие проблемы?
