Комментарии к моему материалу «Можно ли обновить личную карточку работника?» заставили меня обратиться к этой теме. Что делать, если
место для записей в личной карточке закончилось? Никаких инструкций на этот счёт законодатель не даёт, практики дают самые разнообразные советы: подклеивать листочки к разделу, в котором закончилось место, завести новую карточку и вложить в старую и т.д.
Могу поделиться своим опытом. Данный способ хорошо зарекомендовал себя на практике.
Начну с того, что в организациях, где я работала, не было готовых бланков личной карточки на картонных листах, поэтому набирали на компьютере. Получалось два листа формата А4, первый лист – 1 и 2 страницы, второй лист – 3 и 4 страницы. Каждый лист вкладывался в файл, и оба файла помещались в номенклатурное дело «Личные карточки работников» в алфавитном порядке. Это было удобно для постоянного использования: вся информация видна и в то же время листы не замусоливаются.
Но вот в каком-то из разделов закончилось место для записей. Что делать? Я оформляла дополнения к личной карточке, каждое из которых было целиком посвящено одному разделу. Наверху указываются сведения о работнике, которые помогут идентифицировать листок, если по каким-то причинам он окажется переложенным в другое место.
Вы можете сами выбрать информацию, которую будете указывать в начале дополнительного листа. Я считаю, обязательными должны быть фамилия, инициалы работника и табельный номер. Если работник является также и внутренним совместителем, ему присваивается другой табельный номер, поэтому вы сможете легко определить, к какой личной карточке относится дополнение.
В некоторых организациях личные карточки регистрируют в журнале учёта, присваивая им номера. В таком случае можно на дополнительном листе указать регистрационный номер личной карточки. Мои дополнительные листы выглядели так:
Некоторые кадровики советуют также указывать должность и структурное подразделение. Я думаю, это излишне. Что вы будете делать в случае перевода работника? Переделывать все дополнения? В случае изменения фамилии достаточно будет зачеркнуть прежнюю фамилию одной чертой и сверху написать новую, табельный номер не изменится.
Советую посвящать одному разделу не просто каждую страницу дополнительного листа, а лист целиком, так как складывать их нужно по порядку разделов. Либо же на оборотной стороне листа распечатывать следующий раздел, даже если в личной карточке он ещё не закончился, чтобы соблюсти порядок разделов.
Чтобы указать, что в разделе есть продолжение записей, в самой личной карточке в конце раздела я писала: «См. дополнение к личной карточке», таким образом обеспечивая преемственность записей.
Можно назвать дополнительные листы вкладышами, в таком случае изменится название: «Вкладыш к личной карточке Ивановой И.И., таб. № 825».
Каждый такой дополнительный лист также вкладывается в отдельный файл и помещается в номенклатурное дело «Личные карточки работников» к соответствующему документу.
Что происходит с личной карточкой в случае увольнения работника?
У меня в номенклатуре дел отдела было два дела: «Личные карточки работников» и «Личные
карточки уволившихся работников». При увольнении работника я изымала личные карточки вместе со всеми вкладышами и дополнениями, помещала все эти листы в один файл, так как больше не требовалось работать с ними, и убирала в дело «Личные карточки уволившихся работников» в алфавитном порядке.
По окончании календарного года я формировала дело «Личные карточки работников, уволившихся в 0000 году». Составляла опись, листы пронумеровывала, прошивала, скрепляла печатью и помещала в шкаф, так как архива в организации не было. Это просто был так называемый архивный шкаф, где хранились документы, выведенные из оперативного оборота.
Ещё о работе с кадровой документацией:
- Сведения о повышении квалификации в личной карточке
