Культура документов

Что нужно сделать вначале года в делопроизводстве? Всем привет!  В началом всех рабочего времени года в Новом году😊  Думаю всё помнят с чего нужно начинать новый делопроизводственный год❓  Напомню: 🩸 завести новые папки по видам документов и их подписать 🩸начать нумерацию всех документов с 1 или 01 (как в журналах эксель, так и в электронных системах) 🩸сдать папки за старый год по описи в архив ( можно в конце января, чтобы освободить место в шкафу) 🩸создать новые папки на компьютере, для сохранения документов 🩸создать папку 2025 в электронном виде и переместить всё документы за прошлый год (навести порядок на рабочем столе компа)  Когда порядок наведен, всегда удобнее подвести итог прошлого делопроизводственного года📎 - количество входящих за 2025 год - исходящих - приказов - распоряжений - протоколов - доверенностей - служебных записок  Подумать🤔 какие поручения давало руководство и вы успешно с ними справились. 📈Подготовить справку со статистиков документов и выполненных поручений. 📊Подобный анализ помогает повысить самооценку и свою значимость (хотя бы в своих глазах).  Созданный мной магазин документовdoc-normativ.shop/ представляет шаблоны или заполненные формы документов, которые скачав, вы можете использовать в повседневной работе. Оставить свой донат можно здесьm.dzen.ru/...ueeeee  Всегда ваш помощник и проводник в документах🧝‍♀️ #документы #составить#специалистдоу #архив #номенклатура

С годом огненной Лошади! Поскакали рысцой! Всех своих дорогих подписчиков я искренне поздравляю с Наступившим Новым Годом!!!!😁 Желаю душевного тепла, радости в сердце и уюта в доме!!!❤️ Всех вам земных благ и исполнение всех заветных желаний!😘 Мечтайте и всё обязательно сбудется!!!💃💃💃💃 Ваш помощник с документами👩

ИСХОДЯЩЕЕ ПИСЬМО (Бланки и реквизиты) Всем привет! 👩Сегодня решила рассказать про виды бланков Исходящего делового 📄 и реквизиты.  Ставьте мне за труды свои реакции и добавляйте в 🔖  Существует два вида расположения реквизитов в бланке исходящего письма: 🔺продольный 🔺угловой (примеры в карусели) ➡️ ❓Почему так  Продольное расположение удобно, когда нет вышестоящего подчинения организации ( обычно в коммерческих организациях) 📄 Угловое расположение удобно, когда присутствует подчинение одной организации другой (обычно в государственных структурах) 📄 ❗Оформляем бланк исходящего письма по ГОСТу Р 7.0.8-2025 ❓Какие реквизиты в исходящем письме 🔸Герб РФ (для государственных органов) 🔸эмблема 🔸товарный знак 🔸код формы документа 🔸наименование организации 🔸наименование структурного подразделения (если пишут письмо от отдела, обычно от имени генерального директора) 🔸наименование должности лица (в крупных холдингах) 🔸справочные данные об организации 🔸дата документа 🔸регистрационный номер 🔸ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа 🔸адресат 🔸заголовок к тексту (о чем письмо) 🔸текст письма 🔸отметка о приложении (если оно есть) 🔸подпись руководителя (рукописная или электронная) 🔸печать 🔸отметка об исполнителе (ФИО, телефон для связи)  Кажется так много😳реквизитов, но без них письмо не будет иметь юридической силы ( привела примеры исходящих писем в карусели) ➡️ Мой магазин документов можете найти по ссылке:doc-normativ.shopp Оставить свой донат можно здесь:m.dzen.ru/...ueeee  Ваш помощник и проводник в сфере делопроизводства и архива👩😊 #доу#архив#делопроизводство#приказ#акт#протокол#секретарь#всем

КАК ПОДПИСАТЬ ПАПКУ С ДОКУМЕНТАМИ? Всем привет!  Ставьте свою реакцию, сохраняйте в закладки 🔖будьте активнее, чтобы эту полезную информацию увидело как можно больше пользователей 😁  Продолжая тему архива📩, хочу показать какие можно делать корешки на папку, чтобы на них была отражена вся необходимая информация. ❓А что нужно писать на корешке  1. Название организации (организаций может быть много в одной компании - дочки, чтобы не запутаться в документах)  2. Наименование отдела, в котором создаётся папка, документы отдела  3. Индекс дела по номенклатуре дел (если есть номенклатура)  4. Название папки, определяется тем, какие в ней находятся документы (переписка, документы по закупке, счета-фактур…)  5. Номер папки или по архивной терминологии Том, их может быть много (например счетов-фактур заводится за год много, можно нумеровать: Том 1, Том 2 и тд)  6. Год, в котором завелась папка (обязательно)  7. Срок её хранения (определяется по Перечню типовых управленческих документов, на сайте Росархива, большинство документов хранится 5 лет, но не все)  Пример корешка приложу в карусели👉 Заполненные документы по архиву, делопроизводству, номенклатуре дел, также помощь студентам (готовые работы по делопроизводству найдете в магазине документов:doc-normativ.shop/...hiv/ Если есть вопросы по магазину, пишите на мою почту 15.09.19.76@mail.ru Ссылка на донат, если информация была полезнойm.dzen.ru/...ueee ☺Если есть вопросы, всегда буду рада ответить, пишите в комментариях👩 #доу#архив#делопроизводство#номеклатура#приказ#акт#письмо#служебнаязаписка#архивист#кадровыедокументы#заяаление#характеристика#реквизиты

ОФОРМЛЕНИЕ ЛИЧНОГО ДЕЛА ДЛЯ СДАЧИ В АРХИВ Всем привет!  Прошу вас оставлять свои реакции и добавляйте в 🔖, чтобы не потерять важную информацию👩   Вся информация, которую я описываю в своем блоке – это личный опыт и накопленные знания за более 20 летний стаж работы😊   Недавно ко мне обратилась девушка👧 (ее особенность, она глухонемая), помочь разобраться, как готовить личные дела ликвидированных организаций для сдачи в архив🗂 ❓С чего начать ✴️подготовить канцелярские принадлежности: - дракул в 4 дырки, - папки дело с твёрдой обложкой, - клей ПВА, - канцелярские нитки. ✴️разобрать само дело (папку с документами) : - убрать скрепки, скобы с документов, - вынуть копии, оставив только оригиналы, полностью оформленные (подписи, печати, регистрационные номера), - разложить в хронологическом порядке - пронумеровать документы, карандашом в правом верхнем углу. ✴️оформить внутреннюю опись документов (она не нумеруется), ✴️оформить лист заверитель (он не нумеруется), ✴️внутреннюю опись положить поверх всех документов, лист заверитель в самый низ, ✴️сделать в документах 4 прокола, ✴️вставить в папку дело и прошить канцелярской ниткой (в 4 отверстия), ✴️оформить обложку дела.  Девушка осталась довольна нашим общением, вопросы позднее задавала, но уже не было такой паники, как раньше😁  Примеры оформления сопутствующих документов найдете в карусели➡️   Также в моем магазине можно найти заполнение и других шаблонов по архиву:doc-normativ.shop/...hiv/ и есть вопросы, всегда буду рада ответить, пишите на мою почту 15.09.19.76@mail.ru, всегда на связи ваш помощник и проводник в области делопроизводства и архивного дела. Ссылка на донат, если информация была полезной:m.dzen.ru/...ruee #доу#архив#делопроизводство#номеклатура#приказ#акт#письмо#служебнаязаписка

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ Всем привет!  Ко мне обратилась за помощью девушка👱‍♀️, которой нужно было помочь с номенклатурой дел организации на новый 2023 год. 📄Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения (ГОСТ Р 7.0.8-2013) ❓Что в принципе это такое 📚 Это папки с документами, на корешке которых написано, какие документы там лежат и срок их хранения. 📝Срок хранения мы определяем по Перечню типовых управленческих документов... который находим на сайте Росархива, в разделе Перечни документов (самый свежий в начале списка, утверждён в 2020г.) ❓В чем заключалась моя помощь  У неё были номенклатуры отделов.  Их нужно было свести в одну общую номенклатуру организации (я свела), проверить и где нужно проставить сроки хранения документов 🗃  В некоторых отделах не было никаких дел, здесь я оставила «Резервные номера» на следующий год. ❗ Хочу обратить внимание, что заголовки дел (название папки) в отделах прописываются по важности самих документов (приказы, положения, инструкции, отчёты, а потом переписка, протоколы, доверенности). ❗Утверждаться номенклатура может двумя способами: 〽️грифом Утвержаю руководителем организации 〽️приказом по обществу и вводом в действие с начало следующего года В магазине документов, в разделе 3 «Архив»-«Номенклатура дел»- разместила примеры приказов, примерную номенклатуру, и утвержденную номенклатуру со сороками хранения документов на предприятии: doc-normativ.shop 👩Если есть вопросы❓, пишите, помогу разъясню, подскажу  Всегда рада вам помочь🧚‍♀️ #доу#делопроизводство#специалистпоархиву

АРХИВ на предприятии - Экспертная комиссия Всем привет!    В этом посте хочу подробнее рассказать, что такое Экспертная комиссия👩‍💼👨‍💼    Экспертная комиссия ( ЭК) - это специально сформированный совещательный орган, который организовывает и проводит оценку ценности документа📄   ❓Чем же она занимается  На своих заседаниях ( от 1 до 4 в год) она рассматривает ряд вопросов: ✴️номенклатуру дел организации ( согласовывает) ✴️описи дел временного, свыше 10 лет и постоянного хранения ✴️акты об уничтожении документов   Заседания ЭК оформляются протоколом ( примеры формы протоколов есть в шапке профиля в папке Делопроизводство) 📂   ❓Ее состав, чем и кем утверждается    Члены ЭК назначаются руководителем организации с помощью приказа📃    Для удобства разместила в магазине документов doc-normativ.shop    В разделе АРХИВ: 💮проект Приказа о назначении персонального состава ЭК ( обычно выбирают 5 человек из бухгалтерии, кадров, юридического отдела, архива и руководитель любого направления) 💮проект Приказа об утверждении Положения об ЭК 💮регламент работы ЭК 💮примерное Положение об ЭК  Написать про ценность документов? Какие это документы? Почему важны?  Если есть вопросы, пишите, помогу расскажу👩‍💼😉 #документы #создатьдокумент #специалистподоу#архивист#архивариус

АРХИВ на предприятии - ДЕЛО (продолжение) Всем привет! 📗Оформление "Дела", тема которую хочу разобрать немного подробнее.  Оформление дела - это подготовка дела к хранению🗃в соответствии с установленными правилами.  Продолжая предыдущий пост, могу сказать, что документы📄 мы начинаем готовить уже в начале года: *разбили документы по видам *подготовили корешки на папки *приклеили корешки на папки, указав сроки хранения самих документов ❓Здесь логично появляется вопрос, а какие сроки у этих документов 🩸служебная записка (срок хранения 5 лет, статья 17) 🩸переписка, входящие, исходящие документы (срок хранения 5 лет, статья 70) 🩸приказы по административно-хозяйственной деятельности (срок хранения 5 лет статья 19б) 🩸приказы по основной деятельности (срок хранения постоянно статья 19а) 🩸распоряжения по основной деятельности (срок хранения постоянно статья 19а) 🩸протоколы совещаний руководства по оперативным вопросам (срок хранения 5 лет статья 18е) 🩸протоколы коллегиальных органов (срок хранения постоянно статья 18е)  Думаю теперь становится немного понятнее по срокам😉 📄Документы, у которых срок хранения не постоянно складываются в папку📗 по мере их поступления (250 листов в папке).  А вот документы со сроком хранения постоянно лучше сразу складывать по следующему принципу: ✴️по хронологии, т. е. первый документ в году всегда лежит первый ✴️документы не скрепляем степлером, скрепками ✴️в папку складываются только зарегистрированные оригиналы (без копий, черновиков, проектов) ✴️основной документ не отделяет от приложения Продолжение следует... Магазин документов: doc-normativ.shop/...sma Если есть вопросы пишите, разъясню, помогу🧖‍♀️ #документы#создать#специалистподок#архив

АРХИВ на предприятии - ДЕЛО это Всем привет! В предыдущем посте об архиве я привела расшифровку терминов и порядок, по которому необходимо начать создавать архив🗃 Но мне кажется все равно остается много непонятного. 🧖‍♀️Хочу продолжить свои пояснения, и следующая тема: ❓Что такое "Дело" 📗по ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Дело-это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в одну обложку" (или проще документы по одному виду) 🔹служебные записки 🔹письма входящие 🔹письма исходящие 🔹доверенности 🔹протоколы ❓Как же составляются (формируются) дела: 1. по каждому виду документа заводится папка корона с нового года (один календарный год) 2. папке нужно дать название (сделать корешок дела-пример которого вы найдете в карусели➡️) 3. в папку можно положить (по правилам) до от 1 до 250 листов, если больше, заводится новая папка (том 2) 4. в папку нельзя складывать приказы (хранят постоянно) и письма любые (хранят 5 лет) вместе, потому что у них разные сроки хранения ❓Следующий вопрос, который возникает, зачем столько мороки  Чтобы в конце года было понятно, что нужно хранить постоянно, а что позднее уничтожить✂️ Магазин документов: doc-normativ.shop  Продолжение следует... Если есть вопросы, пишите, разъясню, помогу😉