Архив в организации

КАК ПОДПИСАТЬ ПАПКУ С ДОКУМЕНТАМИ? Всем привет!  Ставьте свою реакцию, сохраняйте в закладки 🔖будьте активнее, чтобы эту полезную информацию увидело как можно больше пользователей 😁  Продолжая тему архива📩, хочу показать какие можно делать корешки на папку, чтобы на них была отражена вся необходимая информация. ❓А что нужно писать на корешке  1. Название организации (организаций может быть много в одной компании - дочки, чтобы не запутаться в документах)  2. Наименование отдела, в котором создаётся папка, документы отдела  3. Индекс дела по номенклатуре дел (если есть номенклатура)  4. Название папки, определяется тем, какие в ней находятся документы (переписка, документы по закупке, счета-фактур…)  5. Номер папки или по архивной терминологии Том, их может быть много (например счетов-фактур заводится за год много, можно нумеровать: Том 1, Том 2 и тд)  6. Год, в котором завелась папка (обязательно)  7. Срок её хранения (определяется по Перечню типовых управленческих документов, на сайте Росархива, большинство документов хранится 5 лет, но не все)  Пример корешка приложу в карусели👉 Заполненные документы по архиву, делопроизводству, номенклатуре дел, также помощь студентам (готовые работы по делопроизводству найдете в магазине документов:doc-normativ.shop/...hiv/ Если есть вопросы по магазину, пишите на мою почту 15.09.19.76@mail.ru Ссылка на донат, если информация была полезнойm.dzen.ru/...ueee ☺Если есть вопросы, всегда буду рада ответить, пишите в комментариях👩 #доу#архив#делопроизводство#номеклатура#приказ#акт#письмо#служебнаязаписка#архивист#кадровыедокументы#заяаление#характеристика#реквизиты

ОФОРМЛЕНИЕ ЛИЧНОГО ДЕЛА ДЛЯ СДАЧИ В АРХИВ Всем привет!  Прошу вас оставлять свои реакции и добавляйте в 🔖, чтобы не потерять важную информацию👩   Вся информация, которую я описываю в своем блоке – это личный опыт и накопленные знания за более 20 летний стаж работы😊   Недавно ко мне обратилась девушка👧 (ее особенность, она глухонемая), помочь разобраться, как готовить личные дела ликвидированных организаций для сдачи в архив🗂 ❓С чего начать ✴️подготовить канцелярские принадлежности: - дракул в 4 дырки, - папки дело с твёрдой обложкой, - клей ПВА, - канцелярские нитки. ✴️разобрать само дело (папку с документами) : - убрать скрепки, скобы с документов, - вынуть копии, оставив только оригиналы, полностью оформленные (подписи, печати, регистрационные номера), - разложить в хронологическом порядке - пронумеровать документы, карандашом в правом верхнем углу. ✴️оформить внутреннюю опись документов (она не нумеруется), ✴️оформить лист заверитель (он не нумеруется), ✴️внутреннюю опись положить поверх всех документов, лист заверитель в самый низ, ✴️сделать в документах 4 прокола, ✴️вставить в папку дело и прошить канцелярской ниткой (в 4 отверстия), ✴️оформить обложку дела.  Девушка осталась довольна нашим общением, вопросы позднее задавала, но уже не было такой паники, как раньше😁  Примеры оформления сопутствующих документов найдете в карусели➡️   Также в моем магазине можно найти заполнение и других шаблонов по архиву:doc-normativ.shop/...hiv/ и есть вопросы, всегда буду рада ответить, пишите на мою почту 15.09.19.76@mail.ru, всегда на связи ваш помощник и проводник в области делопроизводства и архивного дела. Ссылка на донат, если информация была полезной:m.dzen.ru/...ruee #доу#архив#делопроизводство#номеклатура#приказ#акт#письмо#служебнаязаписка

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ Всем привет!  Ко мне обратилась за помощью девушка👱‍♀️, которой нужно было помочь с номенклатурой дел организации на новый 2023 год. 📄Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения (ГОСТ Р 7.0.8-2013) ❓Что в принципе это такое 📚 Это папки с документами, на корешке которых написано, какие документы там лежат и срок их хранения. 📝Срок хранения мы определяем по Перечню типовых управленческих документов... который находим на сайте Росархива, в разделе Перечни документов (самый свежий в начале списка, утверждён в 2020г.) ❓В чем заключалась моя помощь  У неё были номенклатуры отделов.  Их нужно было свести в одну общую номенклатуру организации (я свела), проверить и где нужно проставить сроки хранения документов 🗃  В некоторых отделах не было никаких дел, здесь я оставила «Резервные номера» на следующий год. ❗ Хочу обратить внимание, что заголовки дел (название папки) в отделах прописываются по важности самих документов (приказы, положения, инструкции, отчёты, а потом переписка, протоколы, доверенности). ❗Утверждаться номенклатура может двумя способами: 〽️грифом Утвержаю руководителем организации 〽️приказом по обществу и вводом в действие с начало следующего года В магазине документов, в разделе 3 «Архив»-«Номенклатура дел»- разместила примеры приказов, примерную номенклатуру, и утвержденную номенклатуру со сороками хранения документов на предприятии: doc-normativ.shop 👩Если есть вопросы❓, пишите, помогу разъясню, подскажу  Всегда рада вам помочь🧚‍♀️ #доу#делопроизводство#специалистпоархиву

АРХИВ на предприятии - ДЕЛО (продолжение) Всем привет! 📗Оформление "Дела", тема которую хочу разобрать немного подробнее.  Оформление дела - это подготовка дела к хранению🗃в соответствии с установленными правилами.  Продолжая предыдущий пост, могу сказать, что документы📄 мы начинаем готовить уже в начале года: *разбили документы по видам *подготовили корешки на папки *приклеили корешки на папки, указав сроки хранения самих документов ❓Здесь логично появляется вопрос, а какие сроки у этих документов 🩸служебная записка (срок хранения 5 лет, статья 17) 🩸переписка, входящие, исходящие документы (срок хранения 5 лет, статья 70) 🩸приказы по административно-хозяйственной деятельности (срок хранения 5 лет статья 19б) 🩸приказы по основной деятельности (срок хранения постоянно статья 19а) 🩸распоряжения по основной деятельности (срок хранения постоянно статья 19а) 🩸протоколы совещаний руководства по оперативным вопросам (срок хранения 5 лет статья 18е) 🩸протоколы коллегиальных органов (срок хранения постоянно статья 18е)  Думаю теперь становится немного понятнее по срокам😉 📄Документы, у которых срок хранения не постоянно складываются в папку📗 по мере их поступления (250 листов в папке).  А вот документы со сроком хранения постоянно лучше сразу складывать по следующему принципу: ✴️по хронологии, т. е. первый документ в году всегда лежит первый ✴️документы не скрепляем степлером, скрепками ✴️в папку складываются только зарегистрированные оригиналы (без копий, черновиков, проектов) ✴️основной документ не отделяет от приложения Продолжение следует... Магазин документов: doc-normativ.shop/...sma Если есть вопросы пишите, разъясню, помогу🧖‍♀️ #документы#создать#специалистподок#архив

АРХИВ на предприятии - ДЕЛО это Всем привет! В предыдущем посте об архиве я привела расшифровку терминов и порядок, по которому необходимо начать создавать архив🗃 Но мне кажется все равно остается много непонятного. 🧖‍♀️Хочу продолжить свои пояснения, и следующая тема: ❓Что такое "Дело" 📗по ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Дело-это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в одну обложку" (или проще документы по одному виду) 🔹служебные записки 🔹письма входящие 🔹письма исходящие 🔹доверенности 🔹протоколы ❓Как же составляются (формируются) дела: 1. по каждому виду документа заводится папка корона с нового года (один календарный год) 2. папке нужно дать название (сделать корешок дела-пример которого вы найдете в карусели➡️) 3. в папку можно положить (по правилам) до от 1 до 250 листов, если больше, заводится новая папка (том 2) 4. в папку нельзя складывать приказы (хранят постоянно) и письма любые (хранят 5 лет) вместе, потому что у них разные сроки хранения ❓Следующий вопрос, который возникает, зачем столько мороки  Чтобы в конце года было понятно, что нужно хранить постоянно, а что позднее уничтожить✂️ Магазин документов: doc-normativ.shop  Продолжение следует... Если есть вопросы, пишите, разъясню, помогу😉