Андрей Лиханов | Оцифровка и автоматизация бизнеса

Многие предприниматели думают, что оцифровка бизнеса начинается с покупки CRM, внедрения программы или разработки собственной системы. Поэтому, когда в компании появляется хаос, первым делом начинают искать новый инструмент. Но на практике всё происходит наоборот. Большинство проблем возникает не из-за отсутствия программы. Они возникают из-за отсутствия порядка в данных и процессах. И если этот порядок не появился, новая система просто перенесёт существующий хаос в другой интерфейс. Представим типичную ситуацию...

Если вы ведёте учёт клиентов, заявок, расходов или задач в Google Таблицах, то почти наверняка у вас есть столбец «№». Обычно в начале всё просто. Сотрудник ставит: 1, 2, 3, 4, 5... Пока данных немного, это не вызывает проблем. Но со временем таблица начинает жить своей жизнью. Кто-то удаляет строку. Кто-то добавляет новую запись в середину списка. Кто-то сортирует данные по дате, статусу или сотруднику. И в какой-то момент нумерация перестаёт совпадать с реальностью. Появляются пропуски, дубли и лишняя ручная работа...

Иногда руководитель открывает отчёт за месяц и сталкивается со странной ситуацией. Часть заявок не попала в фильтр. Некоторые задачи исчезли из выборки. Отчёт показывает цифры, которые не сходятся с реальностью. На первый взгляд кажется, что проблема в формулах. Но очень часто причина намного проще — сотрудники вводят даты вручную в разных форматах. Один пишет: 01.06.2026 Другой: 1 июня Третий: 01/06/26 Для человека это одна и та же дата. Для Google Таблиц — разные значения. И именно отсюда начинают появляться ошибки в фильтрах, отчётах и аналитике...

Многие компании уверены, что ведут клиентскую базу. Но если задать несколько простых вопросов: — Сколько клиентов сейчас находятся в работе? — Кто ждёт коммерческое предложение? — Кому обещали перезвонить сегодня? — Сколько клиентов пришло за последний месяц? То ответы часто приходится собирать вручную из десятков переписок. Именно в этот момент становится понятно: клиентская база и переписки — это не одно и то же. Всё начинается вполне удобно. Клиенты пишут в Telegram, WhatsApp, Instagram или на почту...

Во многих Google Таблицах используют выпадающие списки. Например: Это удобно: не нужно каждый раз вводить значения вручную, меньше ошибок, данные выглядят аккуратнее. Но есть одна проблема. Большинство настраивает выпадающие списки прямо внутри таблицы — без отдельной структуры и логики. Сначала это кажется нормальным. Но со временем начинают появляться странные проблемы: А если нужно поменять название статуса, сотрудника или категории — приходится вручную обновлять это в куче мест. Именно здесь многие таблицы постепенно начинают превращаться в хаос...