Андрей Лиханов | Оцифровка и автоматизация бизнеса

Во многих компаниях данные вроде бы есть. Но только «где-то». Часть информации — в чатах. Что-то сотрудники помнят «примерно». Что-то хранится в голове у руководителя. Заявки приходят, клиенты покупают, расходы происходят. Но если всё это не фиксируется системно, бизнес постепенно начинает терять понимание самого себя. Спросите владельца бизнеса, сколько он тратит на рекламу — он ответит. Но если спросить: - какая реклама окупается лучше всего? - почему клиенты чаще отказываются? - на каком этапе теряются заявки? здесь уже начинаются предположения...

Представьте машину без приборной панели. Вы едете, но не видите скорость, уровень топлива и температуру двигателя. Чтобы понять, всё ли нормально, нужно остановиться и разбираться вручную. Многие компании работают примерно так же. Продажи, заявки, сотрудники, деньги — данные есть. Но они разбросаны по CRM, таблицам и отчётам. Чтобы понять реальную ситуацию, руководителю приходится собирать всё вручную. Проблема в том, что бизнес в этот момент уже может терять деньги. Дашборд — это экран, где в одном месте собраны ключевые показатели бизнеса...

В салоне красоты график отпусков напрямую влияет на запись клиентов и выручку. Если он ведётся хаотично, появляются накладки: клиент записан, а мастер в отпуске. Такие ситуации происходят не из-за сотрудников. Чаще всего проблема в том, как устроена сама таблица. Во многих салонах график отпусков ведут «как получится»: — отдельные файлы на каждый год — списки в Excel — заметки или чаты В результате данные дублируются, теряются, а актуальную информацию сложно найти. график есть, но он не работает как система Если вы собираете таблицу самостоятельно, важно сразу сделать правильную структуру...

В студии лазерной эпиляции данные были, но они были разрознены. Записи — в одной системе. Выручка — в другой. Отчёты — в отдельных таблицах. Руководитель каждый раз собирал картину вручную: сверял цифры, сопоставлял показатели, пытался понять, что происходит в бизнесе. На это уходили часы. Но даже после этого не было ответа на ключевые вопросы: — почему выручка просела — хотя записей стало больше — за счёт чего вообще формируется результат цифры есть, но они не дают понимания Мы собрали все ключевые показатели студии в одной системе и связали их между собой...

В компании отчётность в отделе продаж вели через Telegram. Сотрудники писали в чатах кто как привык: кто-то текстом, кто-то скриншотами, кто-то короткими сообщениями. Формально отчёты были — но использовать их для управления было сложно. В конце дня руководитель открывал несколько чатов и начинал собирать информацию вручную. Нужно было понять, кто что сделал, где есть просадки, какие результаты по отделу. На это уходило время каждый день. При этом данные: — были в разном формате — терялись в переписке — не давали целостной картины Важно, что сама задача отчётности была правильной...

Поставили цель по выручке на год. Например, 12 миллионов. Дальше возникает главный вопрос: — сколько нужно сделок? — какой должен быть средний чек? — сколько нужно заявок? — какой бюджет потребуется? И здесь большинство останавливается. Цель есть. А понимания, как к ней прийти — нет. План часто воспринимается как одна цифра. Но в реальности это система. если не сходится хотя бы один элемент — не сходится весь план Если вы делаете план самостоятельно — не обязательно строить сложные модели. достаточно...

Каждый месяц одно и то же. Новая вкладка: «График_май», «График_июнь». Копируете сотрудников. Расставляете смены вручную. Потом начинаются правки: — кто-то заболел — кто-то взял выходной — кто-то поменялся сменами И через время уже непонятно: где актуальный график и что реально произошло График ведут как одну таблицу. В неё пытаются вместить всё: — план — изменения — фактическую работу В итоге: — всё постоянно переписывается — данные путаются — нет истории — много ручной работы таблица...

Каждый год одно и то же. Берёте прошлогоднюю таблицу. Копируете. Чистите. Пытаетесь вспомнить, где какие формулы были. Потом начинаются правки: — кто-то переносит отпуск — кто-то идёт вне графика — где-то забыли обновить И через какое-то время уже непонятно: где актуальная версия и какие данные верные А формы Т-7 или Т-9 всё равно заполняются вручную. Обычно таблицу делают «на сейчас». Нужно быстро — сделали. Понадобилось ещё раз — скопировали. В итоге: — данные дублируются — структура ломается —...

У руководителя отдела продаж обычно нет проблемы с данными. Проблема в другом — их слишком много. Дашборды перегружены. Графики есть. Цифры есть. Но при этом возникает главный вопрос: на что смотреть и как понять, где проблема? Большинство смотрит на метрики как на набор цифр. Но сами по себе цифры ничего не дают. Любая метрика без сравнения — бесполезна Выручка 5 млн — это хорошо или плохо? Конверсия 20% — это нормально или провал? Без контекста — непонятно. Метрики — это не отчёт. это система разбирательства, где теряются деньги Смотрят не на всё сразу...

В отделе продаж обычно уже всё есть: — сделки и клиенты в amoCRM — отчёты в Google Таблицах — планы и KPI — где-то рядом Но чтобы понять, что происходит — этого недостаточно. Приходится: — выгружать данные — переносить их в таблицу — проверять формулы — пересчитывать И каждый раз возникает один и тот же вопрос: какая цифра сейчас правильная? Дело не в CRM и не в таблицах. Они просто работают отдельно друг от друга Данные есть: — сделки — суммы — статусы Но: — они не попадают в отчёты сами — их нужно переносить — они начинают расходиться И вместо системы получается ручной процесс...

За последние годы через нас прошло много задач, связанных с учётом, отчётами и автоматизацией. И почти всегда всё начиналось одинаково: — несколько таблиц — часть данных в чатах — что-то считается вручную — цифры приходится перепроверять И в какой-то момент становится понятно: дело не в таблицах а в том, как они устроены Google Таблица сама по себе — просто инструмент. Проблемы начинаются, когда: - структура не продумана - данные дублируются - формулы ломаются - каждый ведёт по-своему В итоге таблица есть, но результата от неё нет...

В конце месяца почти в любом бизнесе происходит одно и то же. Есть данные в CRM. Есть таблицы. Есть планы, бонусы, KPI. Но чтобы посчитать зарплату — этого недостаточно. Приходится: — собрать всё вручную — сверить цифры — проверить формулы — что-то пересчитать И только после этого появляется итог. Чаще всего процесс примерно такой: - менеджер выгружает продажи из CRM - кто-то открывает таблицу - потом добавляются бонусы вручную - где-то вспоминают про штрафы И в какой-то момент уже сложно понять: какая версия данных сейчас правильная В большинстве случаев проблема не в формулах...