Продолжаем разговор о подготовке к переговорам. В прошлом выпуске мы договорились: спонтанные переговоры - это рулетка. Подготовка - это контроль.
Но что значит «подготовиться»? Сесть и подумать «ну, как-нибудь»?
Нет. Подготовка — это система. И у неё есть конкретные пункты, которые можно проверить как список перед выходом из дома.
Содержательная подготовка
Допустим, вам предстоит переговорная встреча с некой стороной, с которой вы делаете (или только планируете делать) бизнес. Например, вы являетесь поставщиком, а другая сторона закупщиком. Или вы являетесь подрядчиком, а другая сторона заказчиком. Или вы являетесь арендатором, а другая сторона арендодателем. Или наоборот, не важно. Результаты переговоров будут измеряться в деньгах, иногда – очень больших. Поэтому вы вряд ли пойдете проводить переговоры спонтанно, рассчитывая «на удачу». Вы будете формировать план переговоров, то есть, осуществлять содержательную подготовку. Лучше, если вы даже составите некоторый чек-лист, по которому проверите, все ли важные моменты учтены. Перечислим, какие пункты попадут в чек-лист.
1. Если вы уже встречались ранее, вы должны вспомнить прошлые переговоры: когда они проходили, какие были цели сторон, какие тактики применяли стороны, какие в итоге были достигнуты договоренности (если были достигнуты).
2. Далее нужно проанализировать текущую ситуацию: что из договоренностей реализовано, какие сейчас существуют актуальные проблемы и возможности, какие должны быть сделаны следующие шаги и в какие сроки.
3. Исходя из этого, сформировать список вопросов переговоров. Нужно понять, кто принимает решение по каждому вопросу (или влияет на принятие решения). Вовсе не факт, что это будет один и тот же человек. В соответствии с этим, становится понятно, кто ещё должен быть привлечен к переговорам или проинформирован.
4. По каждому вопросу определить цели (о чем нужно договориться) и интересы (зачем и почему это нужно). Цели всегда формулируются в виде вилки от максимума, который вы хотите получить, до минимума, на который вы можете быть согласны. Это обязательно нужно сделать заранее, чтобы понимать свое пространство для маневров, и чтобы после окончания переговоров не кусать локти от того, что достигнутые результаты вас не сильно устраивают, а изменить уже ничего нельзя. Очень полезно также попытаться просчитать максимумы и минимумы другой стороны, чтобы понимать, где могут быть точки соприкосновения (и могут ли быть вообще).
5. Кроме целей по бизнесу, отдельно рассматривается цель по развитию взаимоотношений. Насколько вы заинтересованы в развитии отношений с другой стороной, насколько другая сторона заинтересована в развитии отношений с вами? Какой у вас сейчас уровень взаимоотношений и доверия? Какой уровень необходим для достижения цели переговоров? Если уровень недостаточный, что будете делать, как формировать отношения?
6. Теперь переходим к тактике. Проанализируйте: какие сильные и слабые стороны у вас к началу переговоров? Какие сильные и слабые стороны у другой стороны? Вопрос не праздный, потому что позволяет просчитать тактику переговоров вашу и другой стороны. Понятно, что по каждому вопросу переговоров для достижения своих целей вы будете опираться на сильные стороны (тактика достижения победы) и пытаться прикрывать слабые (тактика защиты), и то же самое будет делать другая сторона.
7. Что может помешать достижению договоренностей (и что, наоборот, может поспособствовать их достижению), какие могут быть возражения (почему они могут появиться, кто их скорее всего выдвинет), и как эти возражения преодолеть?
8. Если преодолеть возражения не получится, подумайте, на какие уступки вы готовы пойти? По каким вопросам? Что попросите взамен на свои уступки? На какие уступки, скорее всего, будет согласна пойти другая сторона? Что из этого вам может быть интересно в первую очередь?
9. Если по какому-либо вопросу уступки невозможны, или не будут приняты другой стороной, какой у вас в этой ситуации может быть альтернативный план действий? Если «плана Б» нет, что будете делать?
10. И в конце проработка организационных моментов: нужно написать повестку (порядок и тайминг обсуждения вопросов), сделать все расчеты, подготовить визуализацию (презентацию в электронном и бумажном виде). Если вы будете вести переговоры не в одиночку, то распределить роли и задачи в своей команде (кто за какой вопрос отвечает, кто будет делать записи), и т.д.
Конечно, чек-лист будет несколько различаться в зависимости от специфики бизнеса и целей переговоров. Важно, чтобы в нем была внутренняя логика: ваши интересы адекватны сложившейся ситуации, диапазон целей чётко отражает интересы, в соответствии с ресурсами грамотно сформирована тактика, которая далее реализована в виде конкретных переговорных техник и приемов. И такой же расклад сделан по поводу другой стороны. Вот тогда на переговорах будет мало неожиданного, вы будете готовы к любому повороту событий и сможете уверенно управлять процессом.
Психологическая подготовка
Кроме содержательной подготовки, есть еще психологическая подготовка. Это в политике можно «долго сидеть на берегу реки, пока мимо не проплывет труп врага» (как говорили древние восточные мудрецы, но это не точно). Коммерческие переговоры подразумевают лидирование, активное управление процессом переговоров. В этом плане коммерческие переговоры имеют много общего с продажей, и начинаются, в общем-то, как продажа. Отличие между ними только то, что в продажах менеджер имеет типовое коммерческое предложение, и не имеет полномочий его менять. А в переговорах менеджер может приступить к формированию варианта решения совместно с другой стороной, если не смог «продать» свое первоначальное предложение. И в том, и в другом случае ему нужно удерживать инициативу: управлять вопросами (с помощью вопросов вести оппонента «под локоток» с одного этапа продажи / переговоров на другой), управлять повесткой встречи (финишировать обсуждение одних вопросов и переходить к другим), уметь перехватывать инициативу, если другая сторона попытается ее отобрать (а она, скорее всего, попытается). Это требует не только развитых коммуникативных качеств, но и высокой уверенности в себе (которая берется в том числе из тщательной содержательной подготовки), умения «держать удар» (стрессоустойчивости, способности выдерживать психологическое давление), и развитых аналитических навыков (поскольку коммерческие переговоры – это всегда наполовину математика, умение анализировать ситуацию, существующие возможности, и оцифровывать выгоды своего предложения).
А теперь — упражнение
Возьмите любой вопрос, который вам предстоит обсуждать на этой неделе (с коллегой, клиентом, начальником или дома с семьёй).
Пройдите по десяти пунктам выше. Хотя бы по трём первым.
Остановитесь, задумайтесь - какой пункт оказался самым сложным?
Если вы смогли пройти хотя бы по 5 пунктам из 10 — вы уже лучше, чем 80% людей, которые идут на переговоры.
Если не смогли ни по одному — не страшно. Это навык, он тренируется. Начните с четвертого пункта (цели в виде вилки). Это самое важное.
Что будет дальше
В следующем выпуске - первый реальный кейс.
Прежде, чем приступать к ситуациям из бизнеса, мы для разминки разберём простую жизненную ситуацию. Допустим, вы сдаёте квартиру, хотите поднять аренду, но боитесь потерять хороших жильцов. Если подобные разборы кейсов вам интересны, подписывайтесь на канал. Более подробную информацию можно получить из книги «Самоучитель переговорщика». Успешных вам переговоров!
Искренне ваш, Новочадов Виталий