Совещания обожают одни, но ненавидят большинство. Тем не менее, есть компании, где некоторые люди проводят большую часть своего времени на совещаниях.
Я говорю не о продавцах. Им платят за встречи с людьми — с их клиентами. Я говорю о внутренних совещаниях.
Совещаниях, цель которых чётко не определена. А их польза, или, другими словами, какую выгоду компания от них получает, туманна.
К счастью, есть простой способ решить эту проблему.
Подготовка к совещанию
У каждого совещания должна быть определённая повестка дня. Как только она определена, вы должны подготовиться к совещанию заранее, а затем поделиться мыслями, которые вы подготовили заблаговременно.
Это особенно важно во время регулярных совещаний, таких как ежедневные планерки. Если вы подготовитесь заранее, вы сможете сказать важные вещи в нескольких предложениях. Если нет, вы можете потратить впустую несколько минут времени каждого.
Помните, дело не только в вашем времени, но и во времени всех участников. Тратить своё время впустую вы можете как угодно, при условии, что вы выполняете свою работу. Но никогда не тратьте впустую время других людей.
Ведущий
Ведущий отвечает за то, как будет проходить совещание. При правильном ведении все посторонние темы пресекаются до того, как они смогут увести совещание в сторону.
Это ключевая роль для всех совещаний — следить за тем, чтобы они не затягивались, чтобы повестка дня была рассмотрена и чтобы все были вовлечены.
Поэтому выбор правильного ведущего имеет решающее значение. Это должен быть кто-то эффективный, кто уважает время других, и, что наиболее важно, кто-то, кто ненавидит совещания.
Вы прочитали правильно. Человек, который ненавидит совещания, должен вести совещания. Думаете, это не имеет никакого смысла? Что ж, подумайте ещё раз.
Если вы поставите руководить совещаниями того, кто их ненавидит, он захочет, чтобы они закончились как можно скорее. Однако он знает, что цель совещания должна быть достигнута.
Итак, как же он ускорит процесс? Сократив пустую болтовню.
Останутся только важные вещи. Всё будет касаться повестки дня. Он позаботится о том, чтобы все приходили подготовленными, потому что знает, что неподготовленные люди тратят время всех.
С таким ведущим вы можете быть уверены, что совещание достигнет своей цели и не продлится дольше запланированного, а возможно, закончится даже раньше. Я встречал ведущих, которые сокращали продолжительность некоторых совещаний на 80%, одновременно улучшая результаты!
Это перевод статьи Якуба Янчика. Оригинальное название: "A Simple Method to Make Meetings More Productive".