Месяц назад новый администратор уволился через три дня, потому что «не понял, что от него хотят». Сейчас всё по-другому — показываю систему.
Администратор Катя проработала три дня и уволилась. На выходе написала: «Я прочитала регламент два раза, но так и не поняла, что конкретно нужно делать». Я открыл документ, который давал ей HR: 47 страниц юридического языка про «обеспечение надлежащего функционирования офисного пространства». Ни одной конкретной инструкции.
Через неделю нанял нового администратора. На этот раз за 10 минут через Gemini 3 Pro создал понятные регламенты для всех должностей. Катя вернулась (совпадение), прочитала новый документ и сказала: «Теперь ясно. Можно работать».
Почему сотрудники не понимают регламенты
Классический регламент начинается так: «Администратор обеспечивает бесперебойное функционирование офиса путём координации хозяйственно-технических процессов согласно утверждённым процедурам».
Что это значит на практике? Непонятно.
Проблема №1: Нет конкретики
«Координировать процессы» — это заказать воду, когда кончилась? Позвонить сантехнику? Купить бумагу для принтера? Всё сразу?
Сотруднику нужен список: что проверить в 9:00, кому позвонить, если сломался кондиционер, куда записать расходы.
Проблема №2: Написано для юристов, а не для людей
HR-специалисты пишут регламенты так, чтобы защитить компанию от трудовой инспекции. Получается документ для суда, а не инструкция для работы. ИИ уже пишет лучше среднего копирайтера. Вот 3 профессии, которые точно выживут — там разбирал, почему человеческий язык важнее юридического.
Проблема №3: Регламент не учитывает реальность
В документе написано: «При возникновении нештатной ситуации обращаться к непосредственному руководителю». А руководитель в командировке. Или на встрече. Или просто не берёт трубку. Что делать?
Нейросеть решает все три проблемы за одну итерацию. Если правильно настроить запрос.
Как Gemini создаёт регламенты: пошаговая инструкция
Открываю Сабка ПРО, выбираю модель Gemini 3 Pro (она отлично справляется с документами, где важна логика и структура) и формулирую запрос:
Базовый промт:
Ты HR-специалист с 10-летним опытом. Создай регламент работы для [должность] в компании [тип бизнеса].
Информация о компании:
- Штат: [количество] человек
- Особенность: [что делает компания]
- Главная задача этой должности: [кратко]
Требования:
1. Язык — как в инструкции к холодильнику (просто и понятно)
2. Разбивка по времени или этапам работы
3. Для каждого действия — пример выполнения
4. Раздел «Если что-то пошло не так» с 5-7 ситуациями
5. Критерии: как понять, что работа сделана хорошо
6. Максимум 3 страницы
Структура:
- Ежедневные задачи (по часам или этапам)
- Еженедельные задачи
- Ежемесячные задачи
- Нештатные ситуации (что делать, если...)
- Как оценивать результат
Реальный кейс: SMM-специалист
Нанял фрилансера для ведения соцсетей. Нужен был регламент, чтобы понимать, что от него ожидать. Дал Gemini такой запрос:
«Создай регламент для SMM-специалиста. Компания: студия маникюра, 2 точки, Instagram как основной канал продаж. Задача: публиковать контент, отвечать на вопросы, привлекать клиентов. Требования: простой язык, конкретные действия с примерами, инструкции на случай негатива в комментариях, показатели эффективности. Формат: что делать каждый день, что раз в неделю, что делать при конфликтных ситуациях».
Gemini 3 Pro за минуту выдал структуру:
Понедельник-пятница (ежедневно)
- 9:00 — проверить Direct, ответить на вопросы (шаблоны ответов: «Запись по телефону X», «Цены в актуальном посте»)
- 10:00 — запланировать 2 Stories (формат: процесс работы + результат)
- 19:00 — опубликовать пост (чередование: работа мастера / довольный клиент / акция)
Еженедельно (пятница)
- Собрать статистику: охваты, новые подписчики, количество записей через Direct
- Спланировать контент на следующую неделю
Если негатив в комментариях
- Не удалять, не спорить
- Ответить: «Спасибо за обратную связь. Напишите в Direct, разберёмся детально»
- Переслать скриншот администратору
Показатели
- Минимум 10 Stories в неделю
- Охват постов не падает (сравнение с прошлым месяцем)
- Время ответа в Direct — до 2 часов
(пример для демонстрации структуры, цифры зависят от специфики бизнеса)
Регламент получился на 2,5 страницы. Фрилансер прочитал за 10 минут, задал три уточняющих вопроса, и работа пошла.
Три продвинутых техники для идеального регламента
Техника 1: Добавить раздел «Почему это важно»
Люди лучше выполняют инструкции, когда понимают смысл.
В промт добавляю: «Для каждой ключевой задачи объясни в одном предложении, зачем это нужно».
Пример из регламента администратора:
- «Проверять воду в кулере каждое утро. Почему важно: если вода закончится в разгар рабочего дня, сотрудники будут отвлекаться».
Техника 2: Матрица ответственности
Часто сотрудник не знает, где его зона ответственности заканчивается.
В промт добавляю: «Создай таблицу: что делает сотрудник сам, что делегирует, где нужно согласование с руководителем».
Техника 3: Чек-лист на конец дня
Простой список из 5-7 пунктов: что должно быть сделано к 18:00.
В промт добавляю: «Создай чек-лист для самопроверки в конце рабочего дня».
Как писать в нейросетях: 3 правила, которые 100% работают — там подробно про структуру эффективных промтов для бизнес-задач.
Типичные косяки при работе с Gemini
Косяк 1: Попросить «универсальный регламент»
Плохой запрос: «Напиши регламент для менеджера».
Gemini выдаст общий шаблон из интернета. Он будет правильный, но бесполезный, потому что не учитывает специфику вашего бизнеса.
Хороший запрос: «Напиши регламент для менеджера в компании по продаже промышленного оборудования. Средний чек — 500 тысяч рублей, цикл сделки — 2 месяца, работа с тендерами».
Чем больше контекста — тем точнее результат.
Косяк 2: Не указать формат ответа
Если не сказать нейросети, как структурировать информацию, она выдаст «простыню» текста.
Решение: в конце промта указываю: «Формат ответа: маркированный список. Каждый пункт — одно действие. Примеры выделить курсивом».
Косяк 3: Поверить всему, что написала нейросеть
Gemini может придумать статистику. Например: «Средняя продолжительность звонка менеджера — 7 минут». Откуда цифра? Из воздуха.
Решение: после генерации нажать кнопку фактчека в Sabka Pro. Perplexity за 10 секунд проверит все цифры и факты. Если данные выдуманы — пометит это. Нейросеть со всеми нейросетями — почему я перестал выбирать между GPT, Claude и Gemini — там объяснял, почему функция проверки критична для рабочих документов.
Что делать с готовым регламентом дальше
Этап 1: Вычитать и адаптировать
Gemini не знает ваших внутренних терминов. Например, нейросеть написала: «Отправить отчёт в систему учёта». А у вас нет системы учёта, есть «Гугл-таблица с продажами».
Замените все общие формулировки на конкретные названия, имена, процедуры.
Этап 2: Протестировать на сотруднике
Дайте регламент человеку, который будет работать. Скажите: «Прочитай и сделай всё, что написано. Если что-то непонятно — скажи».
Если возникают вопросы — возвращаетесь к Gemini и дописываете ответы в регламент.
Этап 3: Обновлять раз в квартал
Бизнес меняется. Появляются новые процедуры, инструменты, задачи.
Раз в квартал берёте текущий регламент и даёте Gemini новый промт: «Вот регламент: [вставить]. Вот что изменилось: [список изменений]. Обнови регламент с учётом новой информации».
Экономика вопроса
Классический подход:
- Консультант: 40 000 рублей за один регламент
- Срок: неделя на разработку + согласования
- Итог: документ, который сотрудники не читают
Через Gemini в Сабка ПРО:
- Стоимость: 999 рублей в месяц (можно сделать регламенты для всех должностей + ещё 50 задач)
- Срок: 10 минут на генерацию + 20 минут на адаптацию под специфику
- Итог: понятные инструкции, которые работают с первого дня
(оценка для демонстрации разницы, реальные цифры зависят от сложности)
Экономия времени: в 50-100 раз. Экономия денег: в 40 раз. Качество: выше, потому что регламент написан человеческим языком. Сколько реально стоит час работы нейросети vs джуна vs мидла — там сравнивал стоимость разных подходов к задачам.
Бонус: что ещё можно создать по этой схеме
Регламенты — только начало. По той же методике делаю:
- Онбординг-инструкции для новичков
- Чек-листы контроля качества
- Процедуры работы с рекламациями
- Инструкции по работе с CRM
- Политику работы с клиентами
Главный принцип один: максимум конкретики, минимум абстракций. И обязательная проверка фактов — нейросети умеют фантазировать.
Gemini не сделает за вас всю работу. Но уберёт 95% рутины по созданию структуры и базового текста. Вместо недели ожидания ответа от консультанта — 10 минут работы и готовый документ, который нужно только адаптировать под свою специфику. Проверено: регламенты работают, сотрудники понимают задачи, время освобождается на более важные вещи.