Таблицы в Word: сортировка, вставка Excel-таблиц и формулы. В третьей части мы рассматриваем расширенные возможности работы с таблицами в Microsoft Word. Вы научитесь сортировать данные в таблицах Word по различным столбцам, интегрировать таблицы Excel в документ для выполнения сложных расчётов, а также использовать формулы непосредственно в таблицах Word (например, суммировать значения в столбце). Эти приёмы помогут вам не только оформлять данные, но и анализировать их прямо в Word.
В предыдущих частях цикла мы разобрали основы создания и форматирования таблиц в Word. Теперь перейдём к функциям, которые делают таблицы настоящим инструментом для работы с данными. Иногда нужно отсортировать список по алфавиту или по числовому значению – Word умеет делать это без помощи Excel.
Таблицы в Word с нуля: вставка, стили и базовая структура. Часть 1
Таблицы в Word: объединение ячеек, границы и выравнивание. Часть 2
Таблицы в Word: сортировка, вставка Excel-таблиц и формулы. Часть 3
Таблицы в Word: ручное рисование, размеры, экспорт и дизайн. Часть 4
А если возможностей Word не хватает, можно встроить в документ фрагмент таблицы Excel и воспользоваться мощью электронных таблиц прямо внутри Word. Кроме того, мы научимся вставлять формулы в таблицы Word, чтобы выполнять расчёты (сумма, среднее, произведение и др.) непосредственно в документе. Давайте рассмотрим каждую из этих возможностей шаг за шагом.
Сортировка данных в таблице Word
Если ваша таблица содержит список данных – например, перечень товаров с ценами или таблицу сотрудников с указанием отделов – может возникнуть задача отсортировать эти данные по определённому столбцу. В Excel сортировка – привычное дело, но Word тоже предоставляет такую функцию для своих таблиц.
Как отсортировать таблицу:
- Выделите любые ячейки в таблице, данные которой нужно сортировать. Лучше всего выделить весь диапазон строк, который следует упорядочить (исключая строку заголовков, если таковая имеется).
- Перейдите на вкладку «Макет» (появляется при работе с таблицей).
- Найдите кнопку «Сортировка» (она обычно находится в группе «Данные» или отдельно с иконкой «A→Я»).
- Нажмите «Сортировка», и откроется диалоговое окно сортировки. В нём вы можете настроить параметры:
- Сортировать по: выберите, по какому столбцу сортировать. В выпадающем списке будут перечислены либо номера столбцов, либо (если Word распознал заголовки) названия колонок.
- Тип: выберите тип данных – Текст, Число или Дата. Это важно, чтобы, например, числа сортировались по величине, а не как текст по первым цифрам.
- Порядок: Возрастанию (А–Я, 0–9) или Убыванию (Я–А, 9–0).
- Если нужно, задайте условия затем по (второй уровень сортировки) – например, сначала сортировать по отделу, а внутри отдела по фамилии.
- Если первая строка таблицы – заголовки колонок, отметьте флажок «Со строкой заголовков» (Word тогда не будет перемещать первую строку, считая её заголовком, и будет использовать ее ячейки как названия полей для сортировки).
- Нажмите OK. Word отсортирует строки таблицы в соответствии с заданными критериями.
Пример: у вас таблица студентов с колонками «Фамилия», «Группа», «Средний балл». Чтобы выстроить студентов в алфавитном порядке, выберите сортировку по столбцу «Фамилия» по возрастанию. Если хотите сначала сгруппировать по группе, а потом по фамилии, то в параметрах сортировки укажите сначала «Группа» (А→Я), затем «Фамилия» (А→Я).
Обратите внимание, что сортировка в Word статична. В отличие от Excel, где можно повторно отсортировать с обновлением данных или где данные можно связать с другой сортировкой, в Word после сортировки порядок изменится раз и навсегда, и при изменении данных автоматически не пересортируется. Если вы внесли изменения и хотите снова упорядочить, придется повторно выполнить команду сортировки.
Также убедитесь, что захватываете все связанные столбцы. Word сортирует целые строки, сохраняя их целостность. Но если выделить только один столбец и запустить сортировку, Word предложит расширить выделение на всю таблицу (что обычно правильно). Соглашайтесь, иначе перемешается содержимое одного столбца несвязно с остальными данными.
Вставка таблицы Excel в Word
Иногда возможностей таблиц Word недостаточно – например, нужны сложные вычисления, диаграммы или просто привычный интерфейс Excel для работы с данными. В таких случаях можно вставить внутрь Word-файла таблицу Excel. Это позволяет сделать расчёты средствами Excel, не покидая документ Word.
Есть два основных способа интеграции Excel в Word: встраивание (embedding) и связывание (linking). Рассмотрим оба.
Встраивание фрагмента Excel (Embedded Excel)
Встраивание означает, что вы помещаете в Word независимый объект Excel. Он станет частью документа (увеличив его размер), и для его редактирования Word запустит мини-версию Excel.
Как встроить новую пустую Excel-таблицу:
- Перейдите на вкладку «Вставка».
- Нажмите стрелочку под кнопкой «Таблица». В выпадающем меню выберите «Лист Microsoft Excel» (или «Excel Spreadsheet» – название может отличаться в зависимости от версии Word).
- В документе появится сетка, очень похожая на окно Excel, и временно откроется панель инструментов Excel. Вы можете изменять размер этой сетки, перетаскивая маркеры по краям.
- Заполните ячейки необходимыми данными и формулами так же, как вы бы сделали это в Excel. Например, вы можете использовать функции SUM, VLOOKUP и любые другие возможности Excel.
- Щёлкните в любое место вне объекта – Excel-интерфейс исчезнет, и вы снова в Word. В документе останется встроенная таблица с результатами вычислений.
Теперь этот объект существует независимо. Чтобы отредактировать его, достаточно двойным щелчком нажать по таблице – снова откроется Excel-окружение для правки.
Как встроить существующие данные из Excel:
- Откройте файл Excel и скопируйте диапазон ячеек, который нужно перенести.
- В Word перейдите в нужное место и на вкладке «Вставка» выберите «Объект» -> «Текст из файла…» или «Объект…» -> «Создать из файла» (в разных версиях варианты могут отличаться). Можно также воспользоваться специальной вставкой: в меню «Главная» -> «Вставить» (со стрелочкой) -> «Специальная вставка».
- В диалоговом окне специальной вставки выберите вариант «Лист Microsoft Excel (объект)» и установите переключатель «Вставить» (не «Вставить ссылку»).
- Нажмите OK. Диапазон появится в документе как встроенная Excel-таблица.
Такой объект можно форматировать (масштабировать, растягивать) как изображение, но помните, что для редактирования данных придётся открывать его двойным кликом.
Связывание с внешним файлом Excel
Связывание (linking) отличается тем, что данные остаются в исходном Excel-файле, а в Word показывается только ссылка (отображается текущий снимок таблицы, обновляемый при открытии документа или вручную). Это удобно, если Excel-файл регулярно обновляется и вы хотите, чтобы Word всегда подтягивал актуальные данные.
Как вставить таблицу Excel по ссылке:
- Откройте файл Excel с нужной информацией и скопируйте диапазон ячеек.
- В Word на вкладке «Главная» нажмите стрелочку под кнопкой «Вставить» и выберите «Специальная вставка».
- В появившемся окне выберите «Лист Microsoft Excel» и обязательно включите опцию «Вставить ссылку».
- Нажмите OK. В Word вставится объект, выглядящий как таблица (либо как изображение таблицы), связанный с исходным файлом.
Теперь, если изменить данные в исходном Excel и сохранить его, Word при следующем открытии или при обновлении ссылки (правый клик по объекту – «Обновить связь») подгрузит новые данные. Однако учтите: для этого Word должен иметь доступ к исходному файлу Excel.
Если вы переместите Word-файл без Excel-файла или отправите кому-то, связь может нарушиться. Для надежности можно в конце работы разорвать связь (контекстное меню объекта – «Связи...» – выбрать связь и нажать «Разорвать»), тогда в Word останутся текущие значения как обычная таблица.
Формулы в таблицах Word
Microsoft Word предоставляет базовые возможности для вычислений прямо внутри таблиц с помощью поля «Формула». Конечно, Word – не Excel, и функциональность здесь скромнее, но для простых расчетов (сложение, умножение, подсчет среднего и т.п.) этого достаточно.
Рассмотрим, как использовать формулы в таблице Word:
- Кликните в ту ячейку таблицы, где должен отображаться результат вычисления.
- Перейдите на вкладку «Макет» (табличных инструментов) и найдите кнопку «Формула» (обычно справа в группе «Данные»).
- Нажмите «Формула». Откроется небольшое окно. Если Word «понимает» контекст, он может сразу предложить формулу (например, =SUM(ABOVE) для суммирования чисел над текущей ячейкой).
- При необходимости в поле «Формула» введите нужное выражение вручную. Word поддерживает некоторые стандартные функции: SUM (сумма), AVERAGE (среднее), MAX, MIN, COUNT и др. Вы можете ссылаться на диапазоны относительно текущей позиции с помощью ключевых слов:
1) ABOVE(выше) – все ячейки в столбце над текущей;
2) BELOW(ниже) – все ячейки в столбце под текущей;
3) LEFT(слева) – все ячейки в строке слева от текущей;
4) RIGHT(справа) – все ячейки в строке справа. Например, формула =SUM(LEFT) сложит все числа в той же строке слева от формулы, а =AVERAGE(ABOVE) вычислит среднее значение по числам, находящимся в том же столбце выше текущей ячейки. - Выберите формат отображения результата при необходимости (список «Формат числа»). Здесь вы можете задать, например, вывод целого числа без десятичной части, формат процентов или валюты.
- Нажмите OK. В ячейке появится результат вычисления. Если выделить эту ячейку, то увидите, что это поле формулы (начинается с символов =, как в Excel).
Пример использования: допустим, у вас таблица расходов за месяц, где последний столбец – сумма по каждой категории расходов, а внизу нужна общая сумма. Вы ставите курсор в нижнюю ячейку столбца «Сумма» и нажимаете «Формула». Word предложит =SUM(ABOVE). Нажимаете ОК – и получаете итоговое число, сумму всех значений над данной ячейкой.
Обратите внимание, что формулы в Word не пересчитываются автоматически при изменении исходных чисел (в отличие от Excel). Если вы поменяли какие-то значения, а в формуле остался старый результат – нужно обновить поле. Как это сделать:
- Самый простой способ – кликнуть правой кнопкой по результату и выбрать «Обновить поле».
- Либо поставить курсор в результат и нажать клавишу F9.
- Чтобы обновить сразу все формулы (и другие поля) в документе, нажмите Ctrl+A (выделить всё) и затем F9 – Word пробежит по документу и пересчитает все поля.
Если вы часто вносите изменения и хотите одним действием пересчитать все формулы, для удобства можно создать макрос:
Sub UpdateAllFields()
ActiveDocument.Fields.Update
End Sub
Этот макрос обновляет все поля в текущем документе – то же, что вручную выделить весь текст и нажать F9. С макросом это делается в один клик (после его записи и добавления на панель быстрых действий).
Функциональность формул Word ограничена. Например, сложные условные вычисления или взаимодействие значений из разных таблиц реализовать не получится. В таких случаях лучше воспользоваться Excel (как мы делали в предыдущем разделе). Однако для сумм, подсчёта количества элементов или простых вычислений возможностей Word-формул вполне хватает.
Кстати, оценили новые фишки? Подписывайтесь на «Макрос решает», чтобы не пропустить свежие уроки и лайфхаки по офисным программам!
Заключение
В этой статье мы освоили сразу несколько мощных приёмов для продвинутой работы с таблицами в Word. Вы научились сортировать табличные данные прямо в Word, что полезно для упорядочивания списков и каталогов.
Мы рассмотрели, как интегрировать таблицы Excel в документ – будь то вставка самостоятельного Excel-листа для сложных вычислений или связывание с внешними данными для автоматического обновления. Наконец, вы познакомились с инструментом «Формула» в Word, позволяющим делать расчёты без перехода в электронные таблицы.
Эти возможности значительно расширяют сферу применения таблиц Word: документ может не только представлять данные, но и помогать с их обработкой. В последней, Части 4, мы перейдём к финальным штрихам: научимся рисовать таблицы вручную для сложной компоновки, точно настраивать размеры столбцов и строк, экспортировать таблицы и оформлять их дизайн на профессиональном уровне. Не пропустите!
Если вам понравился материал, поддержите канал «Макрос решает» подпиской в Телеграм и поделитесь своим мнением в комментариях. Расскажите, удалось ли вам применить новые знания на практике и какие задачи с таблицами в Word вы теперь решаете быстрее.
Таблицы в Word с нуля: вставка, стили и базовая структура. Часть 1
Таблицы в Word: объединение ячеек, границы и выравнивание. Часть 2
Таблицы в Word: сортировка, вставка Excel-таблиц и формулы. Часть 3
Таблицы в Word: ручное рисование, размеры, экспорт и дизайн. Часть 4