Коллеги, вы каждый день работаете с предпринимателями. Кто-то из вас организует бизнес-завтраки, кто-то — отраслевые конференции, кто-то делает онлайн-вебинары для малого бизнеса.
Вопрос к вам: «Какая самая частая ошибка при организации ваших мероприятий?»
Я уверен: многие сталкивались с ситуацией, когда всё держите «в голове» или в блокноте. Вроде бы договорились со спикером, отправили приглашения, но в последний момент выясняется, что не заказан зал, не готов сертификат или забыли напомнить участникам. Это я вам как организатор конференций в Опоре России говорю))
Это нормально: у нас у всех огромный поток задач, и всё запомнить невозможно. Поэтому главный принцип успешного мероприятия — разложить всё по полочкам. И помогают в этом специальные инструменты.
Почему Excel и блокнот не подходят?
Excel хорош, если у вас одно мероприятие в месяц. Но если событий много, да ещё с разными предпринимателями, то в таблице очень быстро теряется «живой» процесс: кто отвечает за аренду, кто за спикеров, а кто за рекламу.
В итоге всё сводится к тому, что один человек бегает и всех «дёргает».
Современные инструменты позволяют:
● разбить мероприятие на этапы,
● назначить ответственных,
● видеть, где задержка,
● и напоминать автоматически.
Инструменты для планирования и организации мероприятий
1. Bitrix24
Bitrix24 — это, по сути, «швейцарский нож» для организации мероприятий. У него есть всё: от постановки задач до рассылки приглашений и даже возможности собрать сайт мероприятия. Многие компании-члены палат уже его используют, поэтому предприниматели будут узнавать интерфейс, а это плюс в коммуникации.
Плюсы Bitrix24:
- Всё в одном окне: задачи, календари, чаты, CRM, телефония, сайты.
Это удобно, потому что не нужно прыгать между разными сервисами.
Например, готовите форум: в Bitrix24 вы назначаете задачи команде, ставите дедлайны, планируете встречи, параллельно готовите страницу регистрации на сайте в самом Битриксе.
- Есть бесплатный тариф.
Для небольших отделов палат — это возможность сразу начать без бюджета. Бесплатная версия даёт доступ к задачам, календарям и базовой CRM. - CRM для платных мероприятий.
Если палата проводит мероприятия с платным участием или билетами, Bitrix24 помогает:
- фиксировать, кто оплатил,
- автоматически напоминать тем, кто ещё не оплатил,
- хранить базу участников с историей — кто был на каких мероприятиях. - Автоматизация.
Можно настраивать воронки процессов: например, участник зарегистрировался → получил письмо → напоминание → сертификат.
Минусы Bitrix24:
- Сложный интерфейс.
Из-за того, что функций очень много, новичкам сложно разобраться. Иногда сотрудники «теряются» в настройках, и без обучения внедрение идёт тяжело. - Избыточность для простых задач.
Если вам нужно только «список задач + календарь», Bitrix24 будет казаться слишком громоздким.
Пример из практики: Палата проводит ежегодный форум для предпринимателей. В Bitrix24 заводится проект: «Форум-2025». Там создаются задачи: «договориться с площадкой», «согласовать список спикеров», «отправить рассылку». Каждая задача закреплена за человеком и имеет дедлайн. Руководитель в любой момент видит картину: что сделано, что задерживается. После форума CRM хранит базу участников, можно пригласить их на следующее мероприятие.
Bitrix24 — отличное решение для палат, где мероприятий много, и они связаны с работой с предпринимателями. Особенно удобно, если нужно не только «спланировать», но и вести базу участников, учитывать оплату, отправлять рассылки.
Но важно помнить: это «тяжёлый» инструмент. Чтобы использовать его на полную, нужен либо выделенный человек, либо время на обучение команды. Если команда небольшая и задачи простые — есть смысл начать с более лёгких сервисов.
А кто из вас уже работает в Битриксе? Что удобнее всего, а что раздражает?
2. Яндекс 360 (Календарь, Трекер)
Яндекс 360 — это целая экосистема сервисов: почта, календарь, диск для хранения файлов, офисные документы, трекер задач и встроенный видеосервис Телемост.
Яндекс Календарь - удобный онлайн-планировщик, который поможет держать расписание под контролем.
Яндекс.Трекер. Пользователи могут создавать задачи, описывать их, назначать исполнителей и наблюдателей, а также комментировать ход решения вопроса в карточке задачи. Гибкие настройки прав доступа. Высокая производительность
Плюсы:
- Простота и привычность.
Большинство сотрудников уже пользовались Яндекс.Почтой и Яндекс.Календарём, так что обучение почти не требуется. Всё интуитивно понятно. - Календарь с Телемостом.
Планируя встречу или вебинар, можно сразу вставить ссылку для подключения. Это решает типичную проблему: «А где ссылка?» - Удобно для небольших команд.
Если в палате за мероприятие отвечает до 5 человек, прозрачность важнее всего: все видят, что и когда делать. Календарь можно расшарить, задачи — назначить. - Все сервисы в рублях.
Оплата по картам российских банков, счета для юрлиц, поддержка на русском языке — никаких сложностей с валютой или санкциями. - Общий доступ к материалам.
На Яндекс.Диске можно хранить презентации, чек-листы, записи вебинаров. Участники команды имеют доступ к актуальной версии документа, а не пересылают файл с именем «финал-3-точно-последний»
Минусы:
- Нет сложных автоматизаций, хотя это может и плюс))
В отличие от Bitrix24 или Planfix (который мы рассмотрим дальше), здесь нельзя настроить воронки, шаблоны процессов, автоматические рассылки. Это больше про «задачи и встречи», чем про «сложные бизнес-процессы». - Ограниченные возможности для больших мероприятий.
Если палата организует крупный форум на 500–1000 человек, Яндекс 360 не даст всех нужных инструментов для управления — придётся подключать сторонние платформы.
Пример:
- Подготовка вебинара по изменениям в налогах.
– В Яндекс Календаре создаём план:
- 5 ноября — запуск регистрации,
- 7 ноября — рассылка напоминаний,
- 10 ноября — репетиция,
- 12 ноября — сам эфир.
Все сотрудники видят календарь, поэтому никто не задаёт вопрос: «А когда тестируем?».
- Удаленная работа
– Встречу можно запланировать в Телемосте прямо через календарь, ссылка автоматически уходит в письме.
– Не нужно объяснять, как подключиться — участник просто открывает ссылку. - Хранение материалов мероприятий.
– Презентации, записи вебинаров, фото с форума — всё лежит на Яндекс.Диске.
– Ссылку можно отправить предпринимателям, и они скачивают нужные файлы без лишней бюрократии.
Яндекс 360 идеально подходит палатам, где мероприятия готовят небольшие команды и где важны простота, прозрачность и привычный интерфейс. Это инструмент, который «разгружает голову», но не перегружает функционалом.
3. Planfix
Гибко настраиваемый облачный сервис по организации и управлению совместной работы людей, который как трансформер, подстраивается под бизнес-процессы компании и помогает ими управлять. Может заменить сразу несколько программ для ежедневной работы.
● Плюсы:
- Можно настроить шаблоны мероприятий.
- Автоматически создавать задачи при повторяющихся событиях (например, ежемесячные бизнес-завтраки).
- Есть база контактов, можно вести список предпринимателей-участников прямо внутри.
● Минусы:
- Нужно время на настройку.
- Интерфейс менее дружелюбный, чем у Яндекса.
Пример: Палата проводит каждую неделю бизнес-завтрак. В Planfix создаётся шаблон: «аренда зала → приглашение спикера → рассылка приглашений → кофе-брейк». Каждый раз администратор копирует шаблон, и все задачи распределяются автоматически. Экономия времени огромная.
4. Мегаплан
Ближе всего к «классической» системе задач для руководителя. Это российская облачная CRM-система для управления бизнес-процессами, клиентами и проектами. Вышла в открытую продажу в 2008 году, стала одним из первых облачных сервисов в России.
Полностью бесплатной версии CRM нет, но есть возможность бесплатно опробовать полный функционал в течение 14 дней
Плюсы:
- Простая система: видно, кто что делает.
- Есть отчёты — удобно показывать руководству: сколько мероприятий проведено, сколько человек участвовало.
- Есть CRM для взаимодействия с бизнесом.
Минусы:
- Меньше интеграций с внешними сервисами.
- Подойдёт скорее для тех палат, где важен контроль сотрудников, а не гибкие процессы.
Пример: у руководителя отдела в палате 5 сотрудников. Каждый отвечает за свои направления: аренда, спикеры, регистрация, реклама, отчёты. В Мегаплане видно, кто задержал задачу, а кто идёт по графику.
Итог:
Давайте прямо сейчас представим любое мероприятие, например: «Вебинар для предпринимателей по мерам поддержки МСП».
Минимальные этапы:
- Подготовка (выбор даты, подбор спикеров).
- Регистрация (создание формы, рассылка).
- Проведение (платформа, модерация, чат).
- Итоги (отправка презентаций, сбор отзывов, отчёт для руководства).
В любой системе эти шаги превращаются в список задач с датами и ответственными. И уже не важно, кто заболел или уехал — в системе всё видно, и новый сотрудник легко подключится.
Совет
Даже если это маленький вебинар для 30 человек, не держите его «в голове». Заведите задачи, пусть их будет всего 10. Это убирает стресс, экономит время и даёт вам уверенность.
Подведем итоги
● Если у вас маленькая команда и простые задачи — используйте Яндекс 360.
● Если нужны CRM, билеты, интеграции — Bitrix24.
● Если мероприятий много и нужны шаблоны — Planfix.
● Если важно «держать сотрудников в тонусе» и нужны отчёты — Мегаплан.
● Главный вывод: не важно, какой инструмент вы выберете. Важно, чтобы мероприятие перестало быть хаосом и превратилось в управляемый процесс. Тогда и предприниматели будут довольны, и вы сможете делать больше событий без перегрузки команды.
Есть еще много сервисов, например:
YouGile — полностью российская система: проекты, задачи, мессенджер; бесплатный тариф до 10 пользователей.
Weeek— российское коммерческое программное обеспечение для управления проектами. Таск-менеджер с календарём, CRM, базой знаний. Бесплатно для команд до 5 человек.
Directum Projects — российская система для управления проектами, финансами, документами.
Kaiten — безопасный и надежный облачный сервис управления проектами
__________________________________________________________
Сайт: https://ivc8bit.ru/
Вадим Твердохлеб ВКонтакте: https://vk.com/vadim_tverdokhleb
Telegram бизнес-тренера и эксперта Вадима Твердохлеба: https://t.me/vadim_tverdokhleb
Telegram-канал для предпринимателей: https://t.me/tverdokhleb_freelance
