Описание компании-заказчика
Заказчик — компания из Санкт-Петербурга, специализирующаяся на производстве и установке пластиковых окон. Штат — 40-50 человек. Основные каналы привлечения клиентов — сайт, социальные сети и телефонные звонки.
Проблемы до автоматизации
До внедрения CRM-системы бизнес-процессы были неструктурированными, что приводило к типичным сложностям:
* Потеря заявок: запросы из мессенджеров, соцсетей и с сайта фиксировались вручную, часть терялась.
* Дублирование данных: отсутствие единой базы клиентов приводило к тому, что менеджеры могли независимо работать с одним заказчиком.
* Сложности в логистике: координация доставки окон и выезда монтажных бригад требовала постоянных звонков и согласований.
* Низкая скорость согласований: расчет коммерческого предложения и его согласование с техническим отделом занимали до 2 дней.
Процесс выбора и критерии
Было рассмотрено несколько CRM-систем. Ключевыми критериями выбора стали:
1. Гибкость.
Возможность адаптировать процессы под специфику производства (замер, производство, доставка, монтаж).
2. Интеграции.
Необходимость связи CRM с сайтом, телефонией и социальными сетями для автоматического создания лидов.
3. Аналитика.
Наличие встроенных инструментов для построения отчетов и дашбордов для контроля KPI.
Решение остановить выбор на настройке Битрикс24 для производства было принято из-за соответствия этим критериям в рамках одного продукта.
Этапы внедрения
Работа была разделена на три этапа:
1. Аудит бизнес-процессов: анализ текущих систем управления компании, выявление узких мест.
2. Настройка основных модулей: конфигурация CRM, телефонии, задач и документооборота.
3. Обучение сотрудников: проведено 3 обучающих сессии для менеджеров, замерщиков и производственного отдела.
Реализованный функционал
- Автоматизация воронки продаж.
Настроены автоматические триггеры на создание сделок из заявок с сайта и соцсетей. Назначение ответственного менеджера и первичный звонок происходят в течение 5 минут.
- Сквозная логистика.
В карточке сделки создается цепочка задач для отдела замеров, производства и монтажных бригад. Статус каждого этапа отслеживается онлайн.
- Интеграции.
Настроена синхронизация с IP-телефонией, сайтом и чат-ботами в мессенджерах.
- Отчетность.
Внедрены дашборды для руководства, отображающие ключевые метрики: конверсия из заявки в замер, среднее время выполнения заказа, загрузка производства.
Измеримые результаты
Внедрение автоматизации на Битрикс24 позволило достичь следующих KPI:
* Снижение времени на обработку заявки с 30 до 5 минут.
* Увеличение конверсии с 15% до 28% за счет сокращения потерь и ускорения реакции.
* Сокращение среднего цикла сделки (от заявки до монтажа) на 20%.
* Количество ошибок в данных и при передаче замеров сократилось на 95%.
Выводы для отрасли
Данный кейс Битрикс24 демонстрирует, что для оконного бизнеса критически важна автоматизация трех направлений:
1. Первичный контакт с клиентом: нельзя терять ни одной заявки.
2. Внутренняя производственная система управления: четкая последовательность задач от замера до монтажа исключает простои.
3. Прозрачная аналитика: позволяет управлять не только продажами, но и производственной нагрузкой.
Рекомендация для аналогичных компаний — начинать настройку Битрикс24 для производства с карты сквозных бизнес-процессов, чтобы цифровой инструмент точно отражал и усиливал реальные рабочие потоки.