Описание компании-заказчика
Заказчик — екатеринбургская компания, специализирующаяся на производстве и оптово-розничной продаже корпоративной сувенирной продукции.
Широкий ассортимент и работа с большим количеством клиентов из разных городов требовали отлаженной системы управления.
Проблемы до автоматизации
До внедрения системы бизнес-процессы были фрагментированы:
1. Потеря заявок.
Запросы от клиентов поступали через сайт, почту, мессенджеры и телефон, что приводило к их утере и несвоевременной обработке.
2. Дублирование данных.
Менеджеры вручную переносили информацию из заявок в коммерческие предложения и счета, допуская ошибки и тратя до 30% рабочего времени.
3. Низкая скорость согласований.
Контроль этапов сделки (дизайн, производство, отгрузка) велся в таблицах, что затрудняло оперативный контроль и увеличивало сроки выполнения заказов.
Процесс выбора и критерии
Были рассмотрены несколько систем управления. Ключевыми критериями стали:
1. Гибкость.
Возможность адаптировать CRM под специфичные процессы производства сувениров.
2. Интеграции.
Наличие готовых решений для подключения телефонии, сайта и социальных сетей.
3. Аналитика.
Встроенные инструменты для построения отчетов по ключевым показателям: воронка продаж, нагрузка на менеджеров, рентабельность заказов.
Этапы внедрения Битрикс24
Работа была разделена на три этапа:
1. Аудит бизнес-процессов: анализ текущих рабочих процессов компании для выявления узких мест.
2. Настройка основных модулей: конфигурация CRM, телефонии, задач и документооборота.
3. Обучение сотрудников: проведение практических семинаров для менеджеров и руководителя.
Реализованный функционал
В результате настройки Битрикс24 для сувенирной продукции был внедрен следующий функционал:
- Автоматизация ключевых процессов: настроены карточки сделок с индивидуальными воронками продаж. Созданы бизнес-процессы для автоматической регистрации заявок с сайта и постановки задач менеджеру.
- Интеграции: заявки с сайта и обратные звонки автоматически создаются в CRM. История звонков и переписки с клиентом сохраняется в карточке сделки.
- Отчетность и дашборды: для руководства настроены дашборды с ключевыми метриками: конверсия из заявки в сделку, среднее время обработки заявки, объем продаж на менеджера.
Измеримые результаты
Внедрение автоматизации на Битрикс24 привело к конкретным результатам:
* Время обработки входящей заявки сократилось с 4 часов до 30 минут.
* Количество ошибок в документах (счета, КП) снизилось на 95%.
* Скорость согласования макетов с клиентом увеличилась на 40% за счет прозрачности этапов.
* Конверсия из заявки в продажу выросла на 25%.
Выводы для отрасли
Данный кейс демонстрирует, что для компаний из сферы производства сувениров в первую очередь стоит автоматизировать:
1. Сбор и распределение заявок со всех каналов коммуникации.
2. Контроль этапов выполнения заказа, особенно стадий дизайна и производства.
3. Формирование отчетности по рентабельности разных видов продукции и эффективности менеджеров.
Рекомендация: Адаптируйте воронку продаж в CRM под уникальные этапы вашего бизнеса (например, "Согласование макета", "Подтверждение образца"), чтобы получить максимальную прозрачность процессов.