Мы уже рассказывали о новом коробочном решении «1С-КПД:СМК» на базе 1С:Документооборота: что оно дает и как его внедрить.
Решение позволяет автоматизировать процессы менеджмента качества по ISO 9001 буквально за один день. Но шли мы к его созданию не один год. И эта история поучительна сама по себе.
Рассказывает директор компании 1С-КПД Наталия Бурцева.
Автоматизация делает СМК по-настоящему работающей
«Почему система менеджмента качества у нас не работает?» — этим вопросом задаются многие компании. Наиболее распространенная причина: обработка документов СМК в компании ведется вручную.
Сотрудники вроде и прикладывают усилия, а система — буксует. Документы теряются, версии путаются, сотрудники узнают об изменениях с опозданием, несоответствия не фиксируются или устраняются слишком медленно.
— Нам повезло, — говорит Наталия Бурцева. — Наша компания внедряет 1С:Документооборот и, конечно, сама использует эту систему. Поэтому мы с первого дня автоматизировали процессы СМК в 1С:Документообороте.
С первого дня система ускоряла согласование документов, помогала фиксировать отклонения, анализировать их причины, контролировать сроки отработки несоответствий. Это в разы упростило переход к ISO 9001 и обеспечило быструю отдачу от внедрения стандарта.
Первый шаг: наведение порядка в процессах
В тот момент (а дело было в 2012 году) компания 1С-КПД уже перестала быть стартапом. Росло количество проектов, клиентов, сотрудников. Но процессы оставались неформализованными. Одни и те же задачи каждый сотрудник выполнял «по-своему», документы иногда терялись, договорённости забывались, сроки срывались.
— Мы поняли: дальше так работать нельзя, — вспоминает Наталия Бурцева. — Нужны регламенты, единые правила, чтобы компания развивалась как единый организм.
Внедрение ISO 9001 стало тем самым инструментом наведения порядка. Стандарт заставил описать все ключевые процессы, назначить ответственных, задать единые форматы и правила обработки документов.
Второй шаг: построение бизнеса как системы
— Года три спустя мы убедились: ISO 9001 помогает управлять не только качеством, но и бизнесом в целом, — говорит Наталия Бурцева. — Это стандарт управления, построенный на цикле непрерывных улучшений PDCA: планируй, делай, проверяй, улучшай. В 1С-КПД этот подход лег в основу корпоративной системы управления.
К тому времени 1С:Документооборот превратился в компании в аналог BI-системы. У каждого процесса появились свои метрики эффективности, измеримые и взаимосвязанные. Это позволяет видеть компанию как единый организм, принимать управленческие решения не только по финансовым показателям.
По сути, цели СМК стали стратегическими целями бизнеса.
Третий шаг: готовое решение для всех
Накопленный опыт 1С-КПД успешно реализует в корпоративных проектах. Ведь наш основной продукт, 1С:Документооборот, отлично подходит для автоматизации процессов СМК.
— В то же время мы понимали: многим компаниям, которые хотят самостоятельно автоматизировать СМК, будет трудно своими силами перестроить под эту задачу типовую СЭД, — говорит директор 1С-КПД Наталия Бурцева. — Для этого, как минимум, нужен собственный системный архитектор в штате.
Чтобы упростить путь таким компаниям, мы собрали собственный опыт и опыт клиентов в модуле «1С-КПД:СМК» для 1С:Документооборота. Это коробочное решение с типовыми настройками, которое запускается за один день. Модуль:
- до 70% ускоряет согласование документов СМК;
- на 25% повышает продуктивность службы качества;
- на 60% снижает затраты на устранение несоответствий;
- до 90% сокращает количество замечаний на сертификационных проверках.
Модуль уже запатентован. В компании «ЭКО-РЕСУРС» прошло первое внедрение, о котором мы собираемся вскоре вам рассказать.
— Системный подход, основанный на ISO 9001 — это вечный двигатель бизнеса. Он развивает компанию при любой экономической погоде. А модуль «1С-КПД:СМК» — это способ быстро запустить механизмы системного управления и непрерывных улучшений, — резюмирует Наталия Бурцева.