Автоматизация — уже давно не только модный тренд, но необходимость для выживания бизнеса на рынке. Но слепое и бездумное внедрение технологий может нанести вред компании, в том числе и финансовый. Где алгоритмы заменят людей без потерь, а где живой контроль критичен? Как отличить реальную эффективность от дорогой игрушки для топ-менеджеров? Давайте рассмотрим ключевые процессы бизнеса, где автоматизация уже не роскошь (об автоматизации Склада и Продаж мы рассказывали в Части 1), а необходимость, а также разберёмся в возможных скрытых рисках цифровой трансформации.
3. Автоматизация Кадровой службы: бумажный ад vs. цифровой рай
После пандемии компании столкнулись с ростом запросов на удалённую работу. Но бумажный кадровый документооборот при этом превратился в настоящий кошмар.
Рассмотрим распространённый в эпоху «удалёнки» кейс:
Сотрудник (например, из Краснодара) работает по трудовому договору в московской компании, при этом, разумеется, каждый документ (отпуск, больничный, премия) требует подписи и пересылки в московский офис почтой. Понятное дело, что в подобном случае оформление переноса отпуска, больничного или приказа занимают дни, а то и недели. География усложняет процесс: если офис в Москве, а сотрудник на Дальнем Востоке, согласование из-за разницы во времени превращается в настоящий квест.
Решение:
Внедрение цифрового кадрового документооборота (КЭДО) с применением ЭЦП (электронной цифровой подписи) и workflow-автоматизацией.
Как это работает?
· Сотрудник подаёт заявление онлайн (например, через личный кабинет сотрудника, доступный в сервисе 1С:КС), руководитель согласует в пару кликов.
· Все документы подписываются электронной подписью и хранятся в системе.
· Больничные, отпуска и выплаты оформляются вовремя и без задержек.
Итог:
Компания больше не зависит от почты и географии, а кадровики экономят до 70% времени на рутине.
Что теряют компании без автоматизации?
Исследование PwC показало, что 23% времени HR-отдела тратится на исправление ошибок в документах.
Какие риски для бизнеса может таить автоматизация кадровой службы?
Автоматизация HR-процессов даёт огромные преимущества, но безграмотное внедрение может создать новые проблемы. Вот ключевые риски и способы их избежать:
1. Утечка персональных данных
🔴 Риск: Хакерские атаки, ошибки настроек доступа, утечки через небезопасные облачные сервисы.
🟢 Решение:
· Выбирать надёжные системы, внесённые в реестр отечественного программного обеспечения, с сертификацией ФСТЭК/ФСБ.
· Настроить ролевой доступ (чтобы сотрудники компании не мог видеть личные документы и справки своих коллег).
· Обязательно шифрование данных и двухфакторная аутентификация.
2. Ошибки интеграции с другими системами
🔴 Риск: Кадровый софт неправильно интегрирован с базовой учётной системой компании (например, 1С:ERP) или системами электронного документооборота (СЭД).
🟢 Решение:
· Проверять API и готовые интеграции до покупки.
· Тестировать передачу данных перед полным переходом.
· Выбирать для внедрения и интеграции систем проверенного опытного исполнителя.
3. Сопротивление сотрудников
🔴 Риск: Кадровики боятся сокращений, руководители не доверяют «роботам».
🟢 Решение:
· Обучение сотрудников + наглядные инструкции.
· Подчеркивать, что автоматизация убирает рутину из процессов, а не людей.
· Пилотный запуск в одном отделе перед масштабированием.
О том, как бороться с сопротивлением сотрудников цифровым переменам мы рассказывали тут👉
4. Юридические риски
🔴 Риск: Электронные подписи (ЭП) до сих пор некоторые работодатели не признают, а дистанционные кадровые процедуры оспаривают в суде.
🟢 Решение:
· Использовать только квалифицированную ЭП (КЭП).
· Хранить цифровые документы в соответствии с 152-ФЗ и 63-ФЗ.
Об электронных подписях в КЭДО мы рассказывали здесь👉
5. Потеря гибкости
🔴 Риск: Жёсткие workflows мешают быстро адаптировать процессы под изменения в законодательстве.
🟢 Решение:
· Выбирать платформы с возможностью гибкой настройки процессов в системе.
· Регулярно обновлять систему согласно изменениям в ТК РФ.
Вывод:
При грамотном подходе и качественной работе интегратора риски при автоматизации кадровой службы сводятся к минимуму, а выгоды (скорость, прозрачность, экономия) быстро окупают вложения. Если вы уже оценили все плюсы от внедрения КЭДО, но не знаете с чего начать - пишите\звоните нам, мы обязательно всё объясним и поможем!
4. Автоматизация Казначейской и Бухгалтерской службы: финансовая прозрачность vs. контроль «на коленке».
Как известно, сегодня финансовый директор и главный бухгалтер в компании первыми приходят к собственникам за автоматизацией. Почему? Потому что понимают, что тратят уйму времени на рутинные операции:
Бухгалтер вручную сводит данные из Excel и банков, рискуя опоздать со сдачей отчётности или допустить ошибку.
Финансовый директор не видит актуальных данных: денежные потоки, лимиты и прогнозы «тонут» в ворохе таблиц. В кризисной ситуации (дефицит кассы, срочный платёж) решения принимаются вслепую.
Рассмотрим типичный кейс. Представим компанию с оборотом 200 млн ₽ в месяц, в которой до автоматизации:
· Отчётность сдаётся в последний день, так как сбор данных занимает как минимум неделю.
· Кассовый разрыв обнаруживается только когда контрагенты жалуются на задержки платежей.
· Финансовый прогноз устаревает ещё до утверждения — рынок меняется быстрее, чем Excel пересчитывает формулы.
Как меняется жизнь в этой компании после внедрения финтех-решений (1С + интеграция с банками, автоматизированного управленческого учёта, аналитических систем на базе AI)?
Бухгалтер формирует отчёты в 1 клик, а система сама сверяет данные с банками и ФНС.
Финансовый директор видит в реальном времени остатки по счетам и кассе, лимиты затрат по статьям, прогноз cash flow на основе текущих платежей и договоров.
Руководитель и\или собственник получает дашборд с ключевыми метриками (маржинальность, долговая нагрузка) и может мгновенно скорректировать стратегию развития компании.
Современный бизнес требует скорости и точности. Автоматизация финансов — не «хотелка», а условие выживания, где Бухгалтерия больше не опасается штрафов за просроченную отчётность, а Финансисты перестают быть «Кощеями над таблицами» и начинают управлять деньгами, а не учётом.
Подводные камни автоматизации финансовой службы:
Главные риски цифровой трансформации бухгалтерии — утечка данных из-за слабой защиты системы, ошибки интеграции учётной системы с банками, а также сопротивление сотрудников, привыкших к ручным процессам. Некорректные настройки системы могут привести к хаосу: например, автоматическому списанию налогов с неправильных счетов или дублированию платежей. Кроме того, привязка к конкретному ПО грозит зависимостью от вендора и сложностями при смене системы.
Но без автоматизации — ещё рискованнее. Ручная работа гарантирует человеческие ошибки в отчётности, задержки в принятии решений и постоянные кассовые разрывы из-за «слепого» управления финансами. В условиях жёстких сроков сдачи в ФНС и требований к прозрачности бизнеса, бухгалтерия без автоматизации становится узким местом компании.
Вывод:
Риски при автоматизации финансовой службы компании, безусловно, есть, но их можно минимизировать грамотным выбором системы, качественным внедрением и профессиональным обучением сотрудников (о персонализированном подходе к обучению сотрудников мы рассказывали в наших предыдущих статьях).
Автоматизация бухгалтерии в нынешних реалиях неизбежна — она не только снижает штрафы и нагрузку на персонал, но и превращает Финансы из затратного отдела в инструмент стратегического управления.
Не знаете с чего начать, обращайтесь в НЭП – мы подскажем!
