Ручной учет иностранных сотрудников превратился в минное поле для бизнеса: жесткие сроки, огромные штрафы и нулевая терпимость к ошибкам. Рассказываем, как превратить хаос в управляемый процесс и защитить компанию с помощью специализированного модуля для 1С:ЗУП.
С 2025 года правила игры в миграционном учете изменились навсегда. После вступления в силу приказа МВД РФ № 628, штраф в 1 000 000 рублей за одно нарушение по иностранному сотруднику стал реальностью. Добавьте к этому риск приостановки деятельности компании на 90 суток, и станет очевидно: Excel, папки с документами и идеальная память кадровика — непозволительно рискованные инструменты.
Одна ошибка в дате, просроченный на день платеж по патенту или опечатка в фамилии могут стоить компании годовой прибыли. Пора признать: ручной учет больше не работает.
5 зон критического риска в миграционном учете
Процесс оформления иностранца — это квест, где на каждом шагу вас ждет ловушка. Вот главные из них:
1. Сроки и уведомления МВД: ошибка ценой в миллион
Ключевая боль любого работодателя. Вы обязаны уведомить МВД о заключении или расторжении трудового договора не позднее 3 рабочих дней. Пропустили срок, неверно заполнили форму — получите штраф до 1 000 000 рублей или приостановку деятельности.
2. Патенты и платежи: хождение по лезвию ножа
Для безвизовых иностранцев (кроме граждан ЕАЭС) патент — основа легальной работы.
- Оплата. Просрочка авансового платежа по НДФЛ даже на один день автоматически аннулирует патент. Сотрудник мгновенно становится нелегалом, а компания — нарушителем.
- Регистрация. После каждой оплаты патента необходимо продлевать регистрацию по месту пребывания. Отследить это вручную по десяткам сотрудников почти невозможно.
3. Статус и документы: лабиринт правил
Нет единого подхода для всех.
- Статус. Временно пребывающий, временно проживающий (РВП), постоянно проживающий (ВНЖ) — для каждого статуса свой пакет документов и своя отчетность.
- Гражданство. Правила для граждан ЕАЭС (Беларусь, Казахстан и др.), безвизовых стран (Узбекистан, Таджикистан и др.) и визовых стран кардинально различаются.
Забыли один документ из списка (миграционная карта с целью «работа», полис ДМС, ИНН) — вся цепочка оформления незаконна.
4. Данные и трудовой договор: фатальные расхождения
Дьявол кроется в деталях.
- ФИО. Написание фамилии в патенте, СНИЛС и паспорте часто различается. Трудовой договор должен дословно соответствовать патенту, а отчетность для ПФР — СНИЛС. Расхождение в данных приравнивается к работе без разрешения.
- Договор. Он должен быть бессрочным (ст. 327.1 ТК РФ), а в нем — четко прописаны реквизиты патента/разрешения на работу и полиса ДМС.
5. Налоги и зарплата: финансовые ловушки
- Зарплата. Не ниже МРОТ и не ниже, чем у российских коллег на той же позиции.
- НДФЛ и взносы. Для разных статусов иностранцев действуют разные ставки. Ошибка в расчете ведет к претензиям со стороны ФНС.
Решение: модуль «Миграционный учет» для 1С — ваш автоматизированный щит от штрафов
Мы разработали специализированный модуль для 1С:ЗУП (легко адаптируется под 1С:УТ и ERP), который забирает на себя самые опасные и рутинные задачи. Он не просто помогает — он контролирует процесс за вас.
1. Автоматизация уведомлений и тотальный контроль сроков
Модуль сам знает, когда и кого нужно уведомить.
- Автоформирование документов: мгновенно создает уведомления о приеме, увольнении, прибытии и другие документы по актуальным шаблонам МВД.
- Система напоминаний: заранее предупредит об истечении сроков (подача уведомлений, окончание действия патента, регистрации, полиса ДМС) за 30, 14 и 3 дня. Вы больше ничего не пропустите.
2. Полный цикл работы с патентами — без ошибок
Превратите самый рискованный участок в полностью контролируемый.
- График платежей: система автоматически рассчитает суммы и крайние сроки оплаты патента с учетом региональных тарифов.
- Контроль оплат и регистраций: модуль напомнит о необходимости внести платеж и продлить регистрацию после него. Риск аннулирования патента сводится к нулю.
3. Единая карточка мигранта: вся информация в одном окне
Больше никаких разрозненных файлов и таблиц. Все данные по сотруднику — паспорт, патент, регистрация, виза, СНИЛС, ИНН — хранятся в его карточке в 1С. Изменение одного документа автоматически обновляет связанные поля.
4. Безошибочное оформление и финансовый контроль
- Идеальные документы: система автоматически заполняет трудовой договор и приказы, внося ФИО строго из патента и добавляя все необходимые реквизиты. Проблема расхождений решена.
- Корректные расчеты: модуль сам применит правильную ставку НДФЛ и тарифы страховых взносов в зависимости от статуса сотрудника.
5. Мгновенная аналитика и отчеты по рискам
В любой момент вы можете сформировать отчеты:
- «Сроки пребывания»: полная картина по срокам действия всех документов у всех иностранцев.
- «Риски миграционного учета»: подсвечивает сотрудников с просрочками или истекающими документами.
Перестаньте рисковать — начните контролировать
В условиях 2025 года миграционный учет — это не кадровая рутина, а элемент финансовой безопасности вашего бизнеса.
Модуль для 1С — это ваша гарантия:
- Соблюдения сроков: никаких просроченных уведомлений и платежей.
- Точности документов: исключение штрафов за опечатки и расхождения.
- Экономии времени: десятки часов ваших кадровиков будут направлены на более важные задачи, а не на ручной контроль.
- Финансовой защиты: предотвращение миллионных штрафов и простоев.
Не ждите первой проверки от МВД. Защитите свой бизнес уже сегодня.
Запросите демонстрацию модуля и получите индивидуальный расчет экономии для вашей компании. Убедитесь, как легко можно превратить головную боль в отлаженный и безопасный процесс.
