Подготовка к проверке Государственной инспекции труда (ГИТ) – это ответственный процесс, требующий внимания к деталям и глубокого понимания трудового законодательства. Нельзя рассматривать это мероприятие как разовую акцию, так как это непрерывный процесс, частью которого являются постоянный мониторинг и корректировка внутренних регламентов и документов в соответствии с постоянно меняющимся законодательством. О том, как подготовиться к проверке ГИТ, рассказывает Екатерина Сидорова, специалист по охране труда в ООО МК «Финмодель» и ООО МК «Динар».
Основные нормативно-правовые акты, регулирующие порядок трудового надзора
- Федеральный закон от 31.07.2020 № 248-ФЗ «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации» (далее — 248-ФЗ);
- Федеральный закон от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (далее — 294-ФЗ);
- Постановление Правительства РФ от 21.07.2021 № 1230 «Об утверждении Положения о федеральном государственном контроле (надзоре) за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права»;
- Глава 57 Трудового кодекса Российской Федерации;
- Приказ Роструда от 01.02.2022 № 20 «Об утверждении форм проверочных листов (списков контрольных вопросов) для осуществления федерального государственного контроля (надзора) за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права».
Основные виды проверок
Основными видами проверок, которые проводит ГИТ, являются документарная проверка, выездная проверка, инспекционный визит или рейдовый осмотр (п.35 Постановления Правительства РФ от 21.07.2021 г. № 1230). Рассмотрим особенности каждого из них в контексте подготовки к визиту инспектора.
1. Документарная проверка
Документарная проверка — это проверка, проводимая на основании представленных документов без выезда инспектора на место.
Особенности
- Инспектор не посещает офис компании, но может, если потребуется, инициировать выездную проверку по результатам документарной.
- Срок проведения документарной проверки не может превышать 10 рабочих дней (п. 7, ст. 72 248-ФЗ, п. 43, 46 Постановления Правительства РФ от 21.07.2021 г. № 1230).
На что следует обратить внимание при подготовке к проверке
- Внимательное изучение запроса. Тщательно изучите запрос ГИТ, определите перечень необходимых документов и сроки их представления.
- Комплектность и достоверность документов. Подготовьте полный комплект документов, убедитесь в их достоверности, наличии, правильности оформления и соответствии требованиям законодательства. ГИТ может запросить документы, касающиеся как кадрового делопроизводства, так и охраны труда.
- Правильность оформления трудовых договоров, локальных нормативных актов (ПВТР, положение об оплате труда, об обработке персональных данных и др.).
- Ведение кадрового учета (личные карточки, приказы, штатное расписание, табели учета рабочего времени и пр.).
- Документы по охране труда (инструктажи, СОУТ, карточки выдачи СИЗ и пр.).
- Правильность расчета, оформления и выплаты заработной платы, листков нетрудоспособности, отпусков и пр.
- Соблюдение сроков. Важно представить запрашиваемые документы в установленный срок. В случае непредставления документов или представления недостоверных сведений работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 19.4.1 КоАП РФ (невыполнение законного требования должностного лица).
- Формат представления. Как правило, документы представляются в виде заверенных копий. В некоторых случаях может потребоваться представление оригиналов для сверки.
- Чек-листы ГИТ. Используйте чек-листы ГИТ для самопроверки перед отправкой документов.
2. Выездная проверка
Выездная проверка — это проверка, проводимая на территории организации.
Особенности
- Инспектор ГИТ посещает место нахождения работодателя для проверки фактической ситуации, условий труда сотрудников, ознакомления с оригиналами документов, опроса сотрудников (ст. 357 ТК РФ).
- Проверка может проводится комплексно и охватывать сразу несколько аспектов (кадры, охрана труда и оплата труда).
- О проведении выездной проверки работодатель уведомляется посредством направления копии решения о проведении выездной проверки не позднее чем за 24 часа до ее начала (п. 6, ст. 73 248-ФЗ, п. 47 Постановления Правительства РФ от 21.07.2021 г. № 1230).
- Срок проведения выездной проверки не может превышать 10 рабочих дней (п. 7, ст. 73 248-ФЗ, п. 49 Постановления Правительства РФ от 21.07.2021 г. № 1230).
На что следует обратить внимание при подготовке к проверке
Организационные моменты:
- Выделение отдельного помещения для работы инспектора.
- Назначение ответственных лиц (руководитель, юрист, специалист по кадрам, специалист по охране труда), которые станут взаимодействовать с инспектором, отвечать на вопросы и предоставлять документы.
- Подготовка оригиналов всех необходимых документов —но не выносить их из места хранения без крайней необходимости. При запросе делать заверенные копии.
- Подготовка ответов на возможные вопросы инспектора.
Комплексная подготовка документации и чек-листы ГИТ:
Инспектор может запросить любой документ, относящийся к трудовой деятельности. Используйте чек-листы ГИТ для самопроверки перед началом проверки. Вот то, чему следует уделить особое внимание:
Кадровая документация:
- Трудовые договоры — соответствие требованиям ст. 57 ТК РФ (обязательные условия, сведения о сторонах). Наличие дополнительных соглашений при изменении условий.
- Личные дела работников —полный комплект документов (заявление, паспорт, СНИЛС, ИНН, документы об образовании, военный билет, трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, приказы).
- Приказы по личному составу — правильность оформления, наличие всех необходимых реквизитов, подписей (ознакомление работника).
- Штатное расписание — соответствие фактически работающим сотрудникам, наличие всех должностей, окладов.
- График отпусков — наличие, утверждение, соблюдение сроков уведомления работников (ст. 123 ТК РФ), соответствие фактическому предоставлению отпусков.
- Табели учета рабочего времени — правильность заполнения, соответствие производственному календарю, учет переработок, ночных смен, выходных и праздничных дней.
- Документы по оплате труда — положения об оплате труда, премировании, коллективный договор (при наличии), расчетные листки, ведомости на выплату заработной платы. Соблюдение сроков выплаты заработной платы (ст. 136 ТК РФ).
- Локальные нормативные акты — правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), положения о защите персональных данных, положения о работе с коммерческой тайной, иные ЛНА, регулирующие трудовые отношения. Важно, чтобы сотрудники были ознакомлены с ними под роспись.
Документация по охране труда:
- Система управления охраной труда (СУОТ) — наличие разработанной и внедренной СУОТ в соответствии с Приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 776н.
- Специальная оценка условий труда (СОУТ) — наличие отчетов о СОУТ, деклараций соответствия, карт СОУТ для каждого рабочего места. Соблюдение сроков проведения СОУТ (не реже одного раза в 5 лет).
- Обучение по охране труда — наличие программ обучения, протоколов проверки знаний, удостоверений. Соблюдение периодичности обучения в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464.
- Инструктажи по охране труда — наличие инструкций, журналов регистрации вводного инструктажа и на рабочих местах.
- Медицинские осмотры — наличие заключений по предварительным и периодическим медицинским осмотрам для категорий работников, подлежащих им (Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н).
- Средства индивидуальной защиты (СИЗ) — наличие норм выдачи СИЗ, карточек учета выдачи СИЗ, сертификатов соответствия на СИЗ.
- Расследование несчастных случаев на производстве — наличие материалов расследования несчастных случаев, актов Н-1 (при наличии).
- Ознакомление сотрудников — проинструктируйте сотрудников о порядке проведения проверки и их правах.
- Осмотр рабочих мест — убедитесь, что рабочие места соответствуют требованиям охраны труда, оборудование безопасно, имеются необходимые знаки безопасности, аптечки.
3. Инспекционный визит
Под инспекционным визитом подразумевается мероприятие, осуществляемое ГИТ по месту нахождения контролируемого лица без предварительного уведомления работодателя (п. 4, ст. 70 248-ФЗ, п. 39 Постановления Правительства РФ от 21.07.2021 г. № 1230).
Особенности
- Похож на выездную проверку, но имеет более короткий срок проведения и, как правило, проводится без предварительного уведомления работодателя.
- Инспекционный визит проводится в отношении конкретного работодателя (п. 1, ст. 70 248-ФЗ).
- Срок проведения инспекционного визита в одном месте осуществления деятельности, либо на одном производственном объекте (территории) не может превышать один рабочий день. (п. 5, ст. 70 248-ФЗ), п. 39 Постановления Правительства РФ от 21.07.2021 г. № 1230).
На что следует обратить внимание при подготовке к проверке
- Назначьте ответственное лицо внутри организации для взаимодействия с инспектором.
- Необходимо быть готовыми к быстрому предоставлению запрошенных документов и объяснений.
- Сделайте фокус на конкретных нарушениях, указанных в основании визита (часто это жалобы).
- Поскольку инспекционный визит может быть внезапным, необходимо регулярно проводить внутренний аудит собственных процессов, а также поддерживать документы и условия труда в соответствии с требованиями законодательства.
4. Рейдовый осмотр
В ходе рейдового осмотра производятся те же действия, что и при инспекционном визите, только по согласованию с органами прокуратуры (п. 12, ст. 71 248-ФЗ, п. 41 Постановления Правительства РФ от 21.07.2021 г. № 1230).
Особенности
- Рейдовые осмотры обычно сфокусированы на конкретной проблеме, например нелегальная занятость, нарушение правил по охране труда и т.п.
- Рейдовые осмотры проводятся внезапно и без предварительного уведомления работодателя, чтобы зафиксировать реальную ситуацию на предприятиях.
- Рейдовые осмотры могут быть в отношении нескольких юридических лиц, в отличии от инспекционного визита (п. 2, ст.71 248 – ФЗ).
- Срок взаимодействия с одним контролируемым лицом в период проведения рейдового осмотра не может превышать один рабочий день. (п. 42 Постановления Правительства РФ от 21.07.2021 г. № 1230 «Об утверждении Положения о федеральном государственном контроле (надзоре) за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права»).
На что следует обратить внимание при подготовке к проверке
- Как и в случае с инспекционным визитом, необходима постоянная готовность к проверке.
Проверочные листы
Проверки ГИТ проводятся с использованием проверочных листов (чек-листов), утвержденных Рострудом (Приказ Роструда от 01.02.2022 № 20 «Об утверждении форм проверочных листов (списков контрольных вопросов) для осуществления федерального государственного контроля (надзора) за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права»).
Чек-листы (списки контрольных вопросов) – это перечни вопросов, которые используются инспекторами ГИТ при осуществлении проверок. Они помогают инспектору систематизировать процесс проверки и убедиться, что все важные аспекты трудового законодательства были проверены. Чек-листы могут быть связаны как с охраной труда, так и с кадрами. Использование чек-листов является обязательным при проведении плановых проверок (ч. 11 ст. 9 Закона N 248-ФЗ).
Где найти чек-листы: чек-листы размещены на официальном сайте Роструда (Онлайнинспекция.рф) и на сайтах региональных инспекций труда.
Как использовать: изучите чек-листы, соответствующие вашей сфере деятельности, и проведите самопроверку по каждому вопросу. Если вы обнаружили несоответствие требованиям законодательства, примите меры по его устранению.
Преимущества использования: использование чек-листов позволяет заблаговременно выявить и устранить нарушения, подготовиться к проверке ГИТ и избежать штрафов.
Общие принципы подготовки к проверке ГИТ
- Регулярный аудит. Проводите внутренний аудит кадровой документации и системы охраны труда на регулярной основе. Это позволит выявлять и устранять недостатки до прихода инспектора.
- Обучение персонала. Убедитесь, что сотрудники, ответственные за охрану труда и кадровое делопроизводство, обладают необходимыми знаниями и компетенциями.
- Актуальность документов. Все документы должны быть актуальными и соответствовать действующему законодательству. Регулярно отслеживайте изменения в трудовом законодательстве.
- Своевременное исполнение предписаний. Если ранее вы получали предписания от ГИТ, убедитесь, что они выполнены в полном объеме и в установленный срок.
- Сотрудничество с инспектором. Будьте готовы к сотрудничеству с инспектором, предоставляйте запрашиваемые документы и отвечайте на вопросы четко и по существу.
Тщательная подготовка и устранение выявленных нарушений позволят минимизировать риски и успешно пройти проверку. Важно помнить, что основной целью ГИТ является не столько наказание, сколько обеспечение соблюдения трудовых прав работников. В случае возникновения сложностей при подготовке к проверке, обращайтесь за консультацией к специалистам в области трудового права.
Благодарим Екатерину Сидорову за столь подробный гайд и надеемся, что этот материал станет хорошей шпаргалкой при подготовке к проверкам. Напоминаем также, что в комментариях вы можете задать эксперту свои вопросы. Спасибо, что читаете нас!
Вас также может заинтересовать: