Поэкземплярный учет — обязательное условие для всех маркированных товаров. На него предстоит перейти всем участникам оборота. Для отдельных товарных групп предусмотрен еще объемно‑сортовой и партионный форматы.
Собрали дедлайны по переходу, к которым надо подготовиться. Разобрали, как перестроить бизнес‑процессы поставщикам и покупателям маркированных товаров и упростить переход с ОСУ на поэкземплярный учет.
Содержание
— Чем поэкземплярный учет отличается от объемно‑сортового
— Для каких товаров ОСУ стартует в 2025‑2026 годах
— Какие товарные группы переходят на ПЭУ в 2025–2028 годах
— Что меняется при отгрузке у поставщиков
— Агрегирование кодов в транспортную упаковку
— Как ускорить отгрузку, если используете Saby
— Что меняется в приемке у покупателей
— Оборудование для быстрой отгрузки и приемки
— Списание в ПЭУ, когда причина выбытия — не продажа
— Отражение в одном УПД товаров в ОСУ и ПЭУ
— Штрафы за нарушения требований к учету маркированной продукции
Чем поэкземплярный учет отличается от объемно‑сортового
Один из ключевых этапов маркировки — переход на обязательный электронный документооборот (ЭДО). В УПД информацию о передаваемых товарах отражают либо в объемно‑сортовом, либо в поэкземплярном формате.
Еще один вид учета — партионный. В партионном формате в УПД указывают количество товаров, код GTIN и номер производственной партии.
Пример
Завод изготовил 1 000 маркированных товаров. В объемно‑сортовом формате «Честный знак» будет прослеживать путь не каждого товара, а партий. Система маркировки видит, что из этой партии 700 единиц товара ушло оптовой компании, а 300 единиц — розничной сети. Но какие коды куда попали — не фиксируется.
Со стартом ПЭУ в «Честный знак» должна уходить информация о каждом коде маркировки: какому оптовику его отгрузили, какому магазину его продал оптовик, когда пробили этот товар на кассе в розничной точке или списали, например, при недостаче. Таким образом выстраивается полная прослеживаемость.
Когда продавец и покупатель утверждают УПД, оператор ЭДО автоматически передает сведения в «Честный знак», что товары перешли на баланс покупателя.
Выглядит схема движения маркированного товара и отправки сведений в систему маркировки так:
Какой вид учета использовать — зависит от правил для конкретной товарной группы
Обычно сначала стартует ЭДО в объемно‑сортовом формате, а через какое‑то время всем участникам оборота необходимо переключиться на поэкземплярный учет маркированных товаров. Однако для отдельных товарных групп ОСУ вовсе не предусмотрен — работа с ЭДО начинается сразу с поэкземплярного учета.
Для каких товаров ОСУ стартует в 2025–2026 годах
С какой даты нужно использовать ЭДО и передавать данные в «Честный знак» в объемно‑сортовом формате:
Какие товарные группы переходят на ПЭУ в 2025–2028 годах
Товары, по которым предстоит переходить с ОСУ на поэкземплярный учет:
Товары, которые переходят на ПЭУ после партионного учета:
Товары, для которых ЭДО становится сразу в поэкземплярном формате, ОСУ или партионного учета не будет:
Что меняется при отгрузке у поставщиков при переходе на поэкземплярный учет
Поставщики обязаны добавлять в УПД код маркировки каждого отгружаемого товара. Без кодов отправлять УПД нельзя.
Наполнить УПД кодами маркировки можно следующими способами:
— Отсканировать Data Matrix с каждого товара
— Сканировать агрегированный код транспортной упаковки
— Загрузить Data Matrix из файла формата .txt (каждая строчка — это код)
— Внести коды в УПД вручную.
При поэкземплярном сканировании кодов возможны 2 варианта:
УПД наполняют кодами заранее на складе, готовя товар к отгрузке, или же это делает водитель‑экспедитор прямо в момент передачи покупателю.
🙅♂️ Нельзя перепутать товары при отгрузке покупателю.
Когда покупатель подписывает УПД, указанные в документе коды становятся его собственностью. При дальнейшей продаже коды маркировки указывают в УПД или в кассовом чеке, а «Честный знак» проверяет, принадлежат ли эти коды продавцу.
Допустим, у производителя одна машина и один экспедитор развозит товары по розничным магазинам. Ежедневно это около 40 точек, на каждую приходится по 1‑2 коробки с маркированными товарами.
Если водитель перепутает коробки, то покупатель примет по УПД одни коды, а по факту в магазине будут другие. Розничная продажа таких товаров будет невозможна: «Честный знак» блокирует пробитие чека на кассе. Причина: в собственности магазина нет кодов маркировки, которые хотят пробить через ККТ.
Когда коды сканируют на складе, необходимо как‑то пометить товары или упаковки, что именно они едут в определенную точку продаж. Либо разместить их в машине так, чтобы экспедитор сразу мог найти нужную упаковку для покупателя.
Когда коды маркировки сканирует водитель‑экспедитор
При отгрузке на складе УПД не наполняют кодами, а готовят черновик документа. В нем указаны позиции и их количество. Коды добавляет водитель, отсканировав Data Matrix при передаче товара покупателю.
Минус делегирования водителю: повышается его ответственность. Он должен следить, все ли коды добавились в УПД, нет ли с ними проблем (к примеру, не читаются). Также эта схема не подойдет для работы с сетями: крупные ритейлеры требуют, чтобы УПД поступил до того, как приедет поставка.
Если работаете в Saby, подготовка УПД будет происходить следующим образом.
Бухгалтер сохраняет документ реализации как черновик, машину нагружают нужным количеством товара и отправляют на точки.
При каждой выдаче водитель сканирует Data Matrix камерой телефона, используя приложение Saby Docs. Сразу в телефоне видно, все ли коды отсканированы и нет ли с ними проблем.
👍 УПД наполняется кодами, которые по факту получает магазин. Водитель отправляет итоговый документ по ЭДО через приложение Saby Docs.
Агрегирование кодов в транспортную упаковку
Этот вариант работы с кодами маркировки лучше подходит при больших объемах производства и поставок и сложной логистике. Если поставки небольшие, то агрегирование не сильно ускорит процесс отгрузки при поэкземплярном учете.
При агрегировании коды маркировки с партии одинаковых товаров объединяют в одну транспортную упаковку, ей присваивается агрегированный код. В этот код зашиты все Data Matrix товаров из партии.
Оптовик получил 1 000 бутылок воды. И хочет создать 10 транспортных упаковок по 100 бутылок в каждой. Нужно сгенерировать код транспортной упаковки и сканировать туда 100 конкретных бутылок, которые войдут в эту упаковку. И затем зарегистрировать этот факт в «Честном знаке». После этого в УПД можно указывать код транспортной упаковки, а не Data Matrix каждой бутылки.
Удобство агрегирования:
так проще выстроить логистику и понимать — вот эти паллеты для одного магазина, вот эти — для другого. При отгрузке не придется считывать код с каждой бутылки — достаточно сканировать общую транспортную этикетку.
Как сделать агрегацию товаров в транспортную упаковку
Заказ кодов и маркировка в день выпуска
Как ускорить отгрузку, если используете Saby
Автоматическое заполнение данных в документах по карточкам
Вы один раз заполняете карточку номенклатурной позиции: Saby запомнит ТН ВЭД, GTIN и другие данные и сам их добавит в документ отгрузки.
Если отгружаете весь объем произведенной или приобретенной продукции, то можно не сканировать коды в документ отгрузки. В Saby прямо из акта выпуска или поступления легко создать связанную реализацию. Все данные, в том числе номенклатурные позиции и Data Matrix, перенесутся в документ автоматически — не потребуется «пикать» каждую бутылку.
☝️ Такой способ не подходит, если отгружаете только часть товаров. Допустим, получили 20 товаров, а отгрузить хотите только 10: программа не поймет, какие именно коды нужно оставить в документе. Придется добавлять их сканированием.
Saby проверит корректность кодов перед утверждением отгрузки
Вы узнаете, всё ли хорошо с Data Matrix, еще до подписания УПД и проверки кодов «Честным знаком». Это избавит от формирования корректировок. Как происходит проверка кодов
Бесплатное приложение Saby Docs для смартфона и ТСД
При сканировании кодов результат проверки виден сразу на экране. Неудобство 2D‑сканеров: кладовщик не узнает, что с кодом какая‑то проблема (например, он не считался и не попал в УПД), если рядом нет компьютера, где виден результат сканирования.
💯 Попробуйте Saby для легкой отгрузки в ПЭУ 💯 Узнать больше
Что меняется в приемке у покупателей при переходе на поэкземплярный учет
Рекомендуем получателям проводить хотя бы выборочную проверку: отсканировать код на товаре и посмотреть, есть ли он в документе.
В законодательстве нет требования сканировать каждый код маркировки при приемке. Но такая проверка убережет ваш бизнес от проблем при дальнейшей реализации.
Допустим, в магазин приехали 20 штук маркированного товара. Приемщик их не проверил, на баланс магазина в «Честном знаке» зачислились 20 кодов маркировки. Товаровед выставил эти изделия на полки.
🚫 При сканировании кода касса заблокировала продажу товара из этой партии.
Оказалось, коды в УПД и на антисептиках не совпали. Товар, предназначенный магазину по кодам в электронном документе, уехал в другую точку продаж. А та продукция, которая стоит сейчас на полке, не числится на балансе магазина.
☝️ Коды необходимо проверить до того, как вы утвердили УПД
Если с кодами всё хорошо, утверждаем УПД. Если есть проблемы, сообщаем бухгалтеру поставщика — он исправит УПД, и не придется потом оформлять корректирующие документы.
Если складкой учет и работу с госсистемами ведете в Saby, процесс выглядит так. На телефоне или ТСД приемщика установлено бесплатное приложение Saby Docs. Приемщик открывает входящее поступление, «пикает» код маркировки и сразу на экране видит — есть этот код в документе или нет. Вторая проверка — корректны ли коды в УПД или с ними есть проблемы. Эту проверку Saby выполнит автоматически до утверждения документа.
Приемка с расхождениями — еще одно удобное решение Saby.
Вам не придется отклонять поступление полностью, если есть небольшие расхождения по количеству товара или проблемные Data Matrix. В программе легко утвердить поступление с расхождениями.
Например, если по УПД должно прийти 100 товаров, а по факту привезли 98 — 2 недостающие позиции автоматически добавятся в акт о расхождении после сканирования. При пересортице или нечитаемых этикетках с кодами Saby подсветит эти позиции как несоответствующие УПД и также добавит в акт.
👌 Поставщик получит ТОРГ‑2 и сразу поймет, что нужно исправить, перемаркировать. На основе ТОРГ‑2 ему надо сделать корректирующий документ (УКД).
В Saby включена автоматическая сверка с «Честным знаком»: до утверждения УПД вы будете знать, примет ли эти коды маркировки система или увидит в них ошибку.
🔥 Saby страхует на каждом этапе приемки 🔥
Оборудование для быстрой отгрузки и приемки
Выбор зависит от размера склада. Для больших складов и крупных поставок лучше подойдет терминал сбора данных (ТСД). Для небольших складов и мелких поставок — 2D‑сканер штрихкодов или смартфон с бесплатным приложением Saby Docs.
ТСД — самый прокачанный вариант:
быстро сканирует товары, работает по 12 часов без подзарядки, не боится падений. Минус — стоимость: она существенно выше, чем у сканеров.
2D‑сканер — самый популярный вариант:
бюджетный и удобный. Его минус — отсутствие экрана: сотрудник узнает о проблемных кодах маркировки, только когда возвращается к компьютеру.
Смартфон с приложением Saby Docs — это ТСД на минималках. Как и у терминала сбора данных, у него есть экран, на котором сразу видны проблемные товары. Минус в том, что зарядка быстро садится.
Мобильные решения удобны для тех, у кого склад и бухгалтерия располагаются далеко друг от друга.
Один из кейсов работы с приложением
Бухгалтер подготовил УПД партии маркированного товара на отгрузку. Кладовщик видит документ в Saby Docs и идет собирать партию к отправке. Сканирует коды маркировки и сразу на экране смартфона или ТСД проверяет, что каждый код корректно добавлен в УПД. Бухгалтер удаленно видит, что коды появились в документе: теперь его можно отправлять покупателю.
Списание в ПЭУ, когда причина выбытия — не продажа
Когда для товарной группы начинает действовать поэкземплярный учет, в документе списания нужно отразить Data Matrix каждого выбывшего из оборота товара.
Списания делают, например, когда испортился внешний вид товара, истек срок годности, использовали продукцию для собственных нужд.
📃 Инструкция по списанию маркированных товаров
Два варианта, как отразить списания организациям, закупающим товары только на свои нужды:
— Договориться с поставщиками, чтобы в УПД они сразу указывали, что продукция передана на собственные нужды покупателя. Тогда она будет выведена из оборота в момент подписания документа отправителем.
— Указывать вывод из оборота при утверждении каждого поступления. В Saby списания могут формироваться автоматически при подписании УПД — достаточно указать в настройках системы, что все приходы маркированной продукции идут на свои нужды. К примеру, если в офис закупают воду для кулера.
Отражение в одном УПД товаров в ОСУ и ПЭУ
В УПД одновременно можно передавать продукцию как в поэкземплярном, так и в объемно‑сортовом формате. Такое возможно, когда у поставщика есть остатки без кодов маркировки, которые произведены или закуплены до старта ПЭУ.
☝️ Использовать ОСУ важно так, чтобы не возникло пересортицы с товарами, которые произведены или ввезены в Россию после перехода на поэкземплярный учет. Если сможете отслеживать дату производства партии и конкретной упаковки, организовать раздельное хранение и отгрузку, то ОСУ — рабочий вариант. Если такой возможности нет, лучше перейти на поэкземплярный учет — сканировать в УПД все коды.
Покупателям нужно учитывать, что в одной поставке может быть как вода, отгруженная по ОСУ, так и вода, отгруженная как экземпляры. В таком случае в электронном УПД вы увидите, что эти позиции разделены.
Штрафы за нарушения требований к учету маркированной продукции
За нарушение правил объемно‑сортового и поэкземплярного учета в «Честном знаке» проверяющие органы могут оштрафовать участника оборота, когда он:
❌ Не использует ЭДО
❌Отправляет в электронных документах информацию, которая не соответствует действительности: товары одни, а коды другие или они не указаны
❌Отчитывается в «Честный знак» с опозданием. По закону есть всего 3 дня, чтобы отчитаться о передаче товаров или утвердить поставку по ЭДО.
Размеры штрафов:
1 000–10 000 ₽ или предупреждение — для должностных лиц и ИП; начиная от 25 000 ₽ для юрлиц, максимальный штраф для компании — 100 000 ₽.
Если компания или предприниматель нарушит правила в первый раз, суд может ограничиться предупреждением вместо штрафа (ст. 4.1.1 КоАП РФ).\