Рассказываем, как организовать зарубежную поездку, подобрать удобное место проживания и собрать отчётные документы от отеля или апартаментов.
Оформление поездки
Согласно «Положению о командировках», чтобы направить сотрудника в деловую поездку, работодатель должен издать приказ. Его оформляют по образцу компании или форме Т-9.
В некоторых организациях работнику выдают дополнительные документы в бизнес-путешествие, например, служебное задание, но по закону это делать необязательно.
В статье собрали все необходимые бланки для деловой поездки и показали, как их заполнять.
Выплата командировочных
При направлении сотрудника в бизнес-путешествие работодатель должен покрыть проезд, проживание и другие согласованные затраты, а также выдать суточные — в рублях и иностранной валюте.
Суточные предоставляют в иностранной валюте на дни, когда работник будет находиться в другом государстве и в рублях — пока он находится на территории России. При этом по закону в день, когда сотрудник выезжает из РФ, суточные нужно начислить и выдать в иностранной валюте, а на день возвращения — в рублях.
Фото: chayanuphol / Shutterstock.com
Пример начисления суточных
Компания отправляет Андрея в командировку из Ярославля в Стамбул с 9 по 13 июня. Сотрудник 9 июня утром поедет на «Ласточке» из Ярославля в Москву, а вечером этого же дня вылетит из российской столицы в Стамбул. 13 июня Андрей утром отправится на самолёте из Стамбула в Москву, а вечером вернётся на поезде домой.
Организация должна выдать суточные в иностранной валюте на 4 дня — с 9 по 12 июня включительно, а на 13 июня — в рублях.
Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно и прописывает его в своих внутренних документах, например, тревел-политике. По статье 217 НК РФ могут не облагаться налогом суточные до 2500 рублей при заграничной командировке.
Выбор жилья
Планируя поездку за рубеж, проще всего воспользоваться российскими сервисами бронирования для юридических лиц. Вот какие преимущества можно получить при использовании Островок Командировки:
- оплата в рублях по счёту или корпоративной картой — заказ будет подтверждён и не нужно переживать, что сумма повысится при изменении курса валюты;
- выбор из более 2,7 млн вариантов размещения по всему миру;
- фильтры для быстрого поиска — например, включённый завтрак или бесплатная отмена заказа;
- поиск по интерактивной карте — удобно, если нужно найти жильё рядом с аэропортом или местом проведения конференции.
Ещё один плюс специализированных сервисов — доступность всех услуг для командировки на одной платформе. Можно добавить в заказ не только отель, но и трансфер, ж/д или авиаперелёт, страховку и аренду авто.
Руководитель платформы Островок Командировки Любовь Васильева: «С помощью сервиса компании могут забронировать все типы услуг в одном месте, получить доступ к выгодным корпоративным тарифам, выделенного аккаунт-менеджера, круглосуточную службу поддержки, статистические и аналитические отчёты и многое другое. Таким образом, организация деловых поездок станет проще и быстрее, а контроль за затратами — прозрачнее».
Сбор подтверждающих документов
Во время заграничной поездки сотруднику необходимо получить закрывающие документы. Администрация гостиницы выдаст чек и счёт— их будет достаточно показать для подтверждения расходов. Если работник останавливался в квартире, то нужно попросить у собственника договор аренды и расписку о получении денег за проживание.
Согласно «Положению о ведении бухучёта» договоры о проживании, счета и другие подтверждающие документы, которые составлены на иностранных языках, нужно перевести на русский. Тогда бухгалтерия сможет принять их и отчитаться по этим расходам в налоговой.
Фото: insta_photos / Shutterstock.com
Всех этих сложностей можно избежать, если забронировать жильё в Островок Командировки. Так, в личном кабинете сервиса закрывающие документы на русском языке будут доступны сразу после поездки.
В течение трёх дней после командировки работник составляет авансовый отчёт, прикладывая к нему все необходимые документы. В сервисе Островок Командировки это можно сделать онлайн в личном кабинете. Всего несколько минут — и документ готов. Осталось его скачать и переслать в бухгалтерию по электронной почте.
Во время заграничной командировки важно забрать счёт или договор аренды из гостиницы или у собственника квартиры, а затем перевести документы на русский язык, как требуется по закону. Избежать хлопот помогает сервис Островок Командировки: бронируйте жильё по всему миру — выбирайте из 2,7 млн вариантов.
==> Арендовать жильё для командировки
Фото обложки: fizkes / Shutterstock.com