Любая компания, которая регулярно отправляет грузы клиентам, сталкивается с необходимостью управлять этим процессом. Функцию берут на себя логистические отделы и отдельные логисты с диспетчерами — сотрудники, которые создают заявки, планируют маршруты, подбирают транспорт, договариваются с водителями, контролируют своевременность доставки и оперативно реагируют на инциденты.
Для работы логисты используют разные программы. Самыми современными считаются системы управления грузоперевозками (TMS) — более 90% компаний планируют активно использовать и увеличивать инвестиции в эти решения. Такие системы автоматизируют значительную часть процессов. Однако в арсенале логиста по-прежнему остаются и более простые, привычные инструменты.
Расскажем о популярных программах, которые используют логисты в своей работе.
TMS — комплексные системы управления перевозками
Для кого: Производственные компании, ритейлеры, дистрибьюторы.
Эффект: Использование одной из самых популярных логистических программ сокращает расходы на перевозки до 21%, уменьшает отклонения от графика на 95% и повышает производительность логистического отдела на 73% (по данным внутренней аналитики).
TMS (Transportation Management System) — это программа для автоматизации процессов транспортной логистики на предприятии. Она помогает управлять всеми этапами перевозок: от планирования маршрутов до контроля доставки и документооборота.
Если объяснить проще — TMS объединяет в одном цифровом пространстве всех участников логистического процесса: грузовладельцев, перевозчиков, диспетчеров, бухгалтерию. В отличие от универсальных CRM или ERP-систем, которые фокусируются на управлении клиентами или ресурсами, TMS специально ориентирована на задачи транспортной логистики.
Одна из самых востребованных TMS в России — облачная система MasterTMS. Она не требует установки и работает через браузер — ежедневно её используют свыше 500 крупных корпоративных клиентов. Эта программа постепенно заменяет решения глобальных вендоров и выходит на международные рынки.
Посмотрим на примере MasterTMS, как такие программы помогают логистам.
Функции программ для управления грузоперевозками:
1. Создание заявок на отгрузки.
Программа позволяет автоматизировать рутинные задачи и снизить затраты времени на их выполнение.
2. Проведение тендеров и аукционов на снижение цены среди перевозчиков.
Помогает выбрать оптимальных партнёров по справедливой цене, улучшая условия перевозок.
3. Создание и обмен электронными документами.
Автоматически создает корректные акты, накладные, счета, документы с цифровой подписью и поддерживает ЭТрН. Это упрощает обмен документами с партнёрами и ускоряет расчеты.
4. Мониторинг местоположения грузов и транспорта.
Дает возможность отслеживать движение грузов в реальном времени и снижать потенциальные риски.
5. Урегулирование претензионных ситуаций.
Помогает оперативно реагировать на спорные или форс-мажорные обстоятельства.
6. Контроль за соблюдением SLA (уровня сервиса).
Позволяет следить за выполнением сроков доставки и качеством оказываемых услуг.
7. Интеграция с корпоративными ИТ-системами.
Обеспечивает согласованную работу TMS с другими ИТ-инструментами предприятия (ERP, CRM и т.п.).
8. Аналитика и отчётность (BI).
Помогает принимать управленческие решения на основе актуальных данных о перевозках.
9. Автоматическая оптимизация маршрутов.
Увеличивает эффективность логистики за счёт оптимального планирования загрузок и перевозок. MasterTMS учитывает более 40 факторов — это значительно упрощает работу логиста и сокращает время доставки.
10. Управление загрузкой/разгрузкой (электронная очередь).
Позволяет организовать более эффективный поток транспорта на складах, снижая время ожидания.
11. Расширенное управление персональными данными.
Обеспечивает соответствие требованиям законодательства по защите персональной информации.
12. Личный кабинет для перевозчиков.
Упрощает обмен информацией с партнёрами и помогает выстраивать с ними более устойчивые взаимоотношения.
13. Мобильное приложение для водителей.
Позволяет оперативно передавать документы, фотографии и получать актуальные инструкции в процессе перевозки.
14. Цифровой диспетчер на базе искусственного интеллекта (AI).
Автоматизирует сбор информации по статусам перевозок, отправляет уведомления участникам процесса (загрузка, в пути, выгрузка, проблема), делает прогноз сроков доставки. Всё это — без необходимости ручного вмешательства.
Для бизнеса внедрение TMS — это способ сделать логистику более прозрачной, управляемой и экономически эффективной. Такие системы помогают ускорять процессы и минимизировать влияние человеческого фактора. Использование современных TMS-программ помогает существенно сократить логистические издержки.
Excel для логистов
Для кого: Малый бизнес с небольшим объемом перевозок.
Excel остается популярным инструментом среди логистов, особенно в небольших компаниях. Многие до сих пор используют таблицы Excel для хранения информации о перевозчиках, расчёта стоимости перевозок и планирования маршрутов. Он помогает:
Систематизировать данные: ведение базы перевозчиков, клиентов и заказов.
Рассчитывать параметры: формулы автоматизируют расчет стоимости, расстояний или времени доставки.
Анализировать: построение таблиц и диаграмм для простых отчетов.
Сложности: Работа в Excel требует ручного ввода данных, это занимает время и увеличивает риск ошибок. Для сложных процессов он неэффективен.
Эффективность: Около 60% малых компаний используют Excel для логистики, однако 40% сталкиваются с ошибками из-за человеческого фактора.
Преимущества Excel — гибкость, низкий порог входа. Недостатки — высокая доля ручной работы, риск ошибок, отсутствие интеграции с другими процессами компании и невозможность эффективно масштабировать обработку больших объёмов данных.
Мессенджеры и почта
Для кого: Логисты, диспетчеры, водители.
Популярные мессенджеры и электронная почта — базовые инструменты для связи с водителями и партнёрами. Их функции:
Согласование: сроки, маршруты, условия доставки.
Обмен документами: накладные, счета, акты, персональные данные.
Уведомления: статусы груза.
WhatsApp*, Telegram — популярный способ коммуникации между логистами, водителями и клиентами. Через них договариваются о маршрутах, передают документы, согласовывают графики.
Эффект: Мессенджеры ускоряют коммуникацию по сравнению с телефонными звонками, но занимают много рабочего времени и не решают задач автоматизации.
Сложности: При большом количестве диалогов легко потерять информацию. Передача персональных данных через мессенджеры нарушает закон № 152-ФЗ «О персональных данных».
Эти инструменты удобны на старте. С ростом объёмов перевозок они создают информационный хаос: данные фрагментированы, важные детали теряются в переписке, есть риск несанкционированной передачи персональных данных, а контроль за процессами осложняется.
Самописная автоматизация на базе CRM или бухгалтерских программ
Для кого: Компании, у которых нет бюджета на готовые современные решения.
Иногда логистические функции «пришиваются» к 1С, Битрикс24 или другим системам — создаются шаблоны документов, добавляются простые маршруты. Это работает, пока объёмы малы.
Сложности:
Высокая зависимость от разработчиков.
Сложно обновлять под новые требования (ЭТрН, ЭДО, ПДН).
• Низкая надёжность, отсутствие SLA и техподдержки.
Эффект: Подходит как временное решение, но при масштабировании возникают критические проблемы.
CRM и ERP в логистике. Управление клиентами и ресурсами
Для кого: Компании с большим числом контрагентов или сложной структурой.
CRM (Customer Relationship Management) и ERP (Enterprise Resource Planning) — системы для управления клиентами и ресурсами компании. Их функции:
● CRM: ведение клиентской базы, отслеживание заказов, история взаимодействий.
● ERP: единый центр управления, интегрирует данные о заказах, складах, оплатах и транспорте.
ERP- и CRM-системы помогают управлять внутренними процессами бизнеса: заказами, складами, финансами, контактами с клиентами. Такие решения полезны для контроля заказов и оплат, но не решают задачи транспортной логистики в полном объёме. Обычно их приходится дополнять дополнительными модулями или докупать новое ПО.
Эффект: CRM повышает эффективность работы с клиентами на 15-20%, а ERP сокращает затраты на управление ресурсами на 10-15%.
Сложности: CRM не покрывает ключевые потребности корпоративной логистики. Возникает критическая необходимость дополнительных инструментов, таких как TMS.
С внедрением ERP часто возникают сложности, а процесс перехода на эти системы требует времени. Их отличает высокая стоимость, сложный интерфейс и необходимость кастомизации. Логистическим командам часто не хватает функциональности для планирования маршрутов, трекинга в реальном времени, работы с перевозчиками. Добавление новых процессов (например, ЭДО или новые требования регуляторов) требует согласования, разработки и тестирования.
Доски объявлений и биржи грузоперевозок
Для кого: Логисты, которым нужно срочно найти перевозчика
Биржи и доски грузоперевозок используются для размещения, поиска грузов и машин. Они полезны для разовых задач.
Эффект: Инструмент для «ручной» логистики. Не подходит при работе с пулом перевозчиков с долгосрочными договорами, для системной работы, особенно при высоких объёмах.
Сложности:
• Мало автоматизации: всё через звонки, переписки, бумажные документы.
• Нет контроля за процессом перевозки.
• Существенный риск мошенничества и потери данных.
• Не соответствуют требованиям цифровой логистики (ЭТрН, электронный документооборот).
Бумажные записные книжки и распечатки
Для кого: Индивидуальные логисты, малые перевозчики, ИП
Многие логисты по-прежнему используют бумажные носители для планирования рейсов, записи контактов, ведения графиков доставки. Это кажется удобным и быстрым, но:
• Информация быстро устаревает.
• Высок риск потери данных.
• Невозможно отследить статус или передать данные другим участникам цепочки.
Сложности: отсутствие резервного копирования, сложности в командной работе, отсутствие аналитики.
Эффект: Удобно «на коленке», но совершенно не подходит для масштабной или повторяемой логистики. Могут быть частью логистики на старте, но не дают масштабируемости, прозрачности и контроля. При росте объёмов перевозок и переходе на цифровые форматы документооборота, быстро становятся тормозом.
Обязательный набор программ для логистов
Программы для логистики упрощают работу, сокращают расходы и повышают скорость логистических процессов. Excel, мессенджеры, карты, CRM и ERP решают отдельные задачи, но для сложных операций их возможностей недостаточно. Компании, которые переходят с Excel и мессенджеров на TMS, в среднем достигают:
● Снижения расходов на перевозки до 20% уже в первые месяцы использования системы (актуально для MasterTMS).
● Ускорения документооборота в 2–3 раза.
● Повышения прозрачности цепочки поставок и ключевых бизнес-процессов.
● Сокращения количества ошибок и задержек.
Как выбрать подходящие программы для логистов
Выбор программ для логистики на предприятии зависит от задач, масштаба, требований к автоматизации и бюджета:
● Определите цели
Нужно ли автоматизировать маршруты, управлять автопарком или вести документооборот?
● Учитывайте масштаб
Для малого бизнеса подойдут Excel и мессенджеры, для крупных — MasterTMS (можно добавить ERP).
● Проверьте интеграцию
Программа должна подключаться к существующим системам (CRM, ERP).
● Тестируйте
Многие программы, например, MasterTMS предлагают бесплатный тестовый период для оценки функционала.
● Оцените бюджет
Облачные TMS-системы дешевле коробочных решений.
Если компания работает с несколькими перевозчиками, постоянно использует повторяющиеся маршруты и способна управлять процессами в ручном режиме — можно продолжать использовать Excel и мессенджеры.
Когда мы говорим о средних и крупных предприятиях, которые заинтересованы в системной работе для прозрачности логистики и сокращении расходов — для них оптимальным решением будет внедрение TMS. Эти системы служат фундаментом для дальнейшей цифровизации логистики и решают большинство задач уже сейчас.
MasterTMS — комплексная программа, которая позволяет управлять всем процессом перевозки: от создания заявки, проведения тендеров до контроля доставки и обмена документами. Кроме того, MasterTMS помогает компаниям безопасно обмениваться персональными данными с партнёрами, обеспечивает соблюдение закона № 152-ФЗ. Программа полностью соответствует и поддерживает государственные инициативы в цифровизации логистики (переход на ЭДО и ЭТрн, работа с реестрами перевозчиков и экспедиторов).
Логистика переходит на «цифру»:
* WhatsApp принадлежит компании Meta Platforms Inc., внесенной в перечень экстремистских организаций. Ее деятельность запрещена на территории РФ.
