ЭТрН вот-вот станут обязательными. Как подготовиться?

Электронные транспортные накладные (ЭТрН) станут обязательными в сентябре 2026 года. Разберём, что изменится для грузовладельцев и перевозчиков.

Обязательные ЭТрН — часть комплексной реформы, которая призвана повысить прозрачность отрасли и вывести компании из «тени». Внедрение ЭТрН тесно связано с созданием Единого реестра перевозчиков и платформы «Гослог», они должны заработать в начале 2026 года. ЭТрН планируют сделать обязательной к концу следующего года: об этом сообщил председатель комитета по транспортной логистике «Деловой России» Вадим Филатов. Так государство планирует упростить и «обелить» логистику, сократить бумажный документооборот и повысить контроль за критически важной отраслью. Кроме этого в правительстве ожидают, что к 2030 году 32 млрд страниц бумажных документов станут цифровыми: по расчетам, это сэкономит бизнесу 170 млрд рублей.

© Anastasy Yarmolovich / Фотобанк Лори

Сроки перехода на электронные транспортные накладные

Возможность добровольного использования ЭТрН появилась еще в 2021 году. С тех пор цифровой аналог накладной стали использовать многие грузовладельцы. Например, X5 Group объявила о начале использования электронных транспортных накладных еще в 2023 году. Таким образом компания рассчитывала сэкономить более 30 млн руб. в год. Тогда же о запуске перевозок с электронными транспортными накладными сообщил ПЭК. Оператор планировал перевести на ЭТрН 40% всех рейсов.

Предполагалось, что обязательный переход на ЭТрН может произойти уже в 2024 году, об этом говорили в Минтрансе еще в ноябре 2022 года. Однако в 2023 году только 15% участников рынка грузовых автоперевозок использовали цифровые документы, и сроки внедрения были пересмотрены.

Законопроект об обязательном ЭДО для перевозок опасных грузов, алкоголя и других регулируемых категорий прошел антикоррупционную экспертизу и готовится к рассмотрению Госдумой.

К новой дате — сентябрю 2026 года — планируется принять поправки в Федеральный закон №87 «О транспортно-экспедиционной деятельности», которые позволят сделать ЭТрН обязательной и произвести другие изменения в отрасли.

К началу 2026 года Минтранс хочет посчитать всех участников рынка и определить объём их парков. Все компании, которые занимаются перевозкой грузов, должны будут подать заявление, чтобы их включили в специальный список — реестр. Если заявления не будет, то перевозить грузы таким компаниям запретят. Новые нормы не затронут перевозчиков, которые осуществляют международную логистику или перевозки для собственных нужд.

© Коханова Наталья / Фотобанк Лори

Что такое Транспортная накладная в электронном виде

ЭТрН — это цифровой аналог привычной бумажной накладной — документа, который подтверждает факт перевозки груза автомобильным транспортом. Она представляет собой сложный структурированный документ, состоящий из нескольких разделов.

Титулы ЭТрН:

• Обязательные титулы:
• Т1 (заполняет грузоотправитель) — данные об участниках, ТС, грузе, водителе
• Т2 (перевозчик/водитель) — состояние груза при приемке
• Т3 (грузополучатель) — приемка и состояние груза
• Т4 (перевозчик) — факт передачи груза
• Опциональные титулы:
• Т5 и Т6 — финансовые аспекты перевозки
• Т7 и Т8 — изменения маршрута или замены водителя/транспорта

Оформление электронных транспортных накладных

Каждый участник цепочки (грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель) заполняет свою часть документа и подписывает ее электронной подписью через «Госключ».

Работу всего механизма обеспечивает Государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), ответственным за нее назначен Минтранс. Однако участники рынка не взаимодействуют с системой напрямую — обмен данными идет через аккредитованных Минтрансом операторов электронного документооборота (ЭДО) или операторов информационных систем электронных перевозочных документов (ИС ЭПД).

Эти операторы между собой организуют передачу документов так, чтобы участники логистической цепочки могли обмениваться документами в своих системах, не меняя операторов. Иначе говоря, если у грузовладельца один оператор ЭТрН, а у перевозчика — другой, оба должны без проблем получить, прочитать и подписать электронную накладную.

© Иван Рябоконь / Фотобанк Лори

Переход на ЭТрН. Плюсы

Несмотря на первоначальные сложности внедрения, переход на электронные накладные предлагает бизнесу значительные преимущества:

1. Экономия затрат: обработка бумажной накладной обходится в 100 рублей, тогда как электронный вариант — всего около 5 рублей. Компании, внедрившие ЭДО, отмечают снижение штрафов на 30% и сокращение времени на претензионную работу.
2. Скорость обработки: оформление бумажной накладной занимает до 10 минут, электронной — около минуты.

Для перевозчиков использование ЭТрН позволяет быстрее получать оплату и снизить вероятность кассового разрвыва. В большинстве случаев они по почте отправляют бумажные оригиналы документов и ждут, когда заказчик получит их и оплатит рейс. Этот процесс занимает в среднем 2 недели. ЭТрН не нужно никуда отправлять — она появляется у грузоотправителя автоматически. Количество необходимых документов сокращается, процесс ускоряется.

1. Прозрачность: возможность отслеживать передвижение груза и статус накладной в режиме реального времени.
2. Снижение рисков: исключается потеря документов, ускоряются процессы и сокращается кассовый разрыв. По данным Минтранса, электронный формат уменьшает количество ошибок в документах на 30%.
3. Автоматизация отчетности: данные автоматически передаются в контролирующие органы (ГИБДД, Ространснадзор, ФНС).

Цифровые документы могут помочь в борьбе с «серыми» перевозчиками, снизить налоговые нарушения и сформировать реестр добросовестных участников рынка.

Переход на ЭТрН. Сложности

Несмотря на все преимущества, переход на ЭТрН — сложный технологический проект, сопряженный с перестройкой бизнес-процессов. Из-за составной структуры и необходимости согласованных действий всех участников процесса, это один из самых тяжелых для внедрения форматов электронных документов.

Основные проблемы, с которыми сталкиваются компании:

• Необходимость интеграции корпоративных систем с сервисами ЭДО.
• Приобретение сертификатов электронных подписей для сотрудников.
• Обучение персонала работе с новыми системами.
• Убеждение контрагентов в необходимости перехода на электронные транспортные накладные.

Как отмечают эксперты, многие участники рынка предпочитают дождаться окончания всех тестовых периодов и окончательного формирования системы, прежде чем внедрять изменения в своих компаниях. По нашим данным, многие логистические команды ожидают скорого внедрения технологии и активно готовятся к использованию транспортных накладных в электронном виде.

Как подготовиться к переходу на электронные транспортные накладные в 2025 году

Для успешного перехода на ЭТрН компаниям необходимо выполнить несколько ключевых шагов:

• Определите, какие данные и процессы лучше сделать цифровыми.
• Проверьте, как сейчас оформляются бумажные ТН. Выявите участки, которые требуют цифровизации или автоматизации.
• Необходимо ПО, которое поддерживает работу с ЭТрН, интеграции с ГИС ГМП, ЭДО и другими системами. Рекомендуем выбрать MasterTMS: решение предоставляет встроенную поддержку ЭТрН и интеграцию с провайдерами ЭДО.
• Подключитесь к электронному документообороту через выбранного оператора ЭДО.
• Настройте автоматическую отправку и прием ЭТрН через MasterTMS.
• Обеспечьте наличие квалифицированной электронной подписи (КЭП) у всех ответственных лиц.
• Обучите сотрудников работе с ЭТрН и интерфейсом MasterTMS.
• Проведите тестовые перевозки с использованием электронных документов.

Система управления грузоперевозками может стать надежным помощником в процессе перевода на ЭТрн и «цифру» вашей логистики:

1. MasterTMS автоматически создает транспортные накладные. Система заполняет титулы накладной, используя данные из заявок, которые логист передает или создает в системе: груз, вес, маршрут, документы, реквизиты контрагентов и т.д. Это значительно сокращает время оформления и минимизирует ошибки.

Раньше водитель ждал, пока диспетчер распечатает накладную, подписывал её и вез груз. Теперь всё оформляется в MasterTMS за 1 минуту — водитель подтверждает приёмку в приложении, а документ сразу попадает в систему. Погрузка и выгрузка проходят быстрее. Снижаются затраты на бумагу, печать и доставку документов.

1. Единое окно и готовый (+защищенный) массив данных: MasterTMS позволяет собирать все данные о заявках, грузоотправителях, грузоперевозчиках, маршрутах и документах в единой системе; обеспечивает готовность структурированных данных для автоматического формирования ЭТрН. Это позволяет настроить корректное заполнение всех полей (чтобы не было ошибок и штрафов).

Документы подписываются прямо в веб-интерфейсе (или в мобильном приложении) и приобретают юридически значимый статус.

1. Анализ и планирование: TMS-система помогает оценить текущие процессы документооборота, а затем на основе данных разработать поэтапный план перехода, начиная с простых пилотных сценариев.
2. Быстрая интеграция: система обеспечивает бесшовную интеграцию с корпоративными программами и аккредитованными Минтрансом операторами ЭДО, позволяет обмениваться накладными без ручного ввода и подписывать документы.
3. Управление электронными подписями: решение поддерживает работу с квалифицированными электронными подписями.
4. Мониторинг и аналитика: система предоставляет инструменты для отслеживания перевозок в реальном времени + аналитику для сокращения затрат, ускорения процессов и документооборота.
5. Хранение: подписанные ТрН остаются в системе с возможностью быстрого доступа и выгрузки по требованию.
6. Прозрачность и отслеживание: вся история создания, редактирования и подписания документа фиксируется. Все документы в одном месте, статусы груза видны онлайн, мониторинг ТС работает даже в труднодоступных районах.
7. Обучение и поддержка: переход на ЭТрН — это не только технологии, но и новые процессы для сотрудников. MasterTMS помогает проще и быстрее начать работу с ЭТрН и цифровыми решениями в логистике. MasterTMS проводит обучение для сотрудников разных уровней, от руководства до водителей, обеспечивая плавный переход на новые процессы. Даже после обучения в процессе работы могут возникать вопросы, поэтому служба поддержки TMS-системы помогает пользователям в режиме 24/7.

© David Kashakhi / Фотобанк Лори

Электронная транспортная накладная обязательна. Перспективы

Внедрение ЭТрН — лишь первый шаг в цифровой трансформации транспортной отрасли. В ближайшие годы система будет развиваться в рамках Национальной цифровой транспортно-логистической платформы («Гослог»), которая станет единой точкой обмена данными между бизнесом и государственными органами. Параллельно готовится запуск единого реестра перевозчиков, который должен заработать в начале 2026 года.

По данным Минтранса России, каждый год в логистической отрасли создается примерно 5 млрд бумажных документов. При этом за 2023 год через систему ГИС ЭПД было оформлено только 1,1 млн электронных перевозочных документов, что в 136 раз превысило показатели 2022 года. За первые 10 месяцев 2024 года эта цифра достигла 5,8 млн документов, демонстрируя активный переход на цифровые форматы.

Рекомендации для логистов на предприятиях

Учитывая, что до предполагаемого перехода на ЭТрН в обязательном порядке осталось чуть больше года, компаниям следует уже сейчас начать подготовку:

1. Запустить процесс цифровизации логистических процессов на базе TMS
2. Выбрать оператора ЭДО и заключить с ним договор
3. Провести аудит существующих процессов и ИТ-систем
4. Приобрести электронные подписи для ключевых сотрудников
5. Начать пилотные проекты по оформлению ЭТрН в связке с MasterTMS
6. Обучить персонал работе с новыми системами

Как показывает опыт первопроходцев — ранний переход на электронные накладные позволяет не только сэкономить значительные средства, но и получить конкурентное преимущество на рынке.

Переход на ЭТрН без стресса

Цифровая трансформация грузоперевозок неизбежна — компании, которые подготовятся к изменениям заранее, смогут снизить риски и извлечь максимальную выгоду из новых возможностей.

ЭТрН выгодны в первую очередь самим участникам рынка — грузоотправителям и перевозчикам, при условии грамотной организации процессов. Современная система управления грузоперевозками может стать надежным партнером в этом непростом, но необходимом переходе.

Внедрение ЭТрН в крупных компаниях может занять продолжительное время: 2025-й год лучше всего подходит, чтобы подготовиться и избежать аврала в 2026-м. Чем раньше начать – тем проще будет переход.

Логистика переходит на «цифру»: