Во многих компаниях логистика до сих пор работает «по старинке»: таблицы Excel, переписка с водителями в мессенджерах, уйма звонков и почтовых переписок. На первом этапе развития бизнеса такой подход кажется нормальным — простым, понятным и недорогим.
По мере роста количества заказов и перевозок, когда логистические процессы становятся всё сложнее, такой «ручной» подход начинает работать против компании.
Вот с какими проблемами сталкиваются логисты и как их решают системы управления грузоперевозками (TMS):
Фрагментированные данные
Часть данных — в Excel, часть — в чатах, часть — в головах менеджеров. Из-за этого легко упустить важные детали: забыть о заявке, потерять контакт перевозчика или не вовремя отправить документы.
С TMS все перевозки — в одной системе. Все заявки, статусы грузов, документы, история работы с перевозчиками — в едином окне. Не нужно искать информацию в разных каналах. Программа автоматизирует документооборот: создаёт документы по шаблонам и поддерживает электронный обмен с использованием цифровой подписи.
Информационная неразбериха
Обсуждение маршрутов, сроков и документов через WhatsApp* или Telegram не структурировано и приводит к потере информации. Например, поиск нужного сообщения в цепочке диалогов при большом объёме переписки может занимать от 5 до 10 минут.
Потеря контроля над процессами
Логисту часто сложно понять, где сейчас конкретный груз, по какой цене он едет и кто его везёт. Нет единого окна для мониторинга перевозок.
TMS повышает прозрачность цепочки поставок. Все данные быстро собираются в информативные отчёты, оперативная информация обновляется в реальном времени. Система служит единым банком данных обо всех логистических операциях компании. Этот банк обладает самым высоким уровнем защиты и надёжности.
Сложности с персональными данными
При использовании обычных программ (мессенджеров и таблиц) документы — накладные, счета, акты — создаются вручную. Это занимает время и увеличивает риск ошибок.
Передача документов через WhatsApp* или Telegram нарушает закон № 152-ФЗ «О персональных данных», так как персональные данные водителей (например, сканы паспортов) передаются без защиты. Это может привести к штрафам для компаний и сотрудников.
MasterTMS выступает оператором персональных данных, обеспечивая безопасность и соответствие законодательству. Происходит ускорение документооборота в 2,5 раза, полностью отсутствуют риски, связанные с нарушением закона.
Ошибки и сбои из-за человеческого фактора
Excel требует ручного ввода данных о грузах, маршрутах, перевозчиках и расчетах. Это занимает рабочее время и увеличивает риск ошибок — около 40 % компаний сталкиваются с ошибками в Excel из-за человеческого фактора. Добавьте к этому отсутствие автоматических напоминаний и проверок — получится критическая масса ошибок, которые стоят денег.
TMS минимизирует человеческий фактор за счёт автоматизации. MasterTMS самостоятельно анализирует данные, распределяет грузы и уведомляет участников, снижая вероятность ошибок. Количество ошибок в планировании падает на 40 % по сравнению с ручными методами.
Невозможно масштабировать бизнес
Когда на одного логиста приходится 10–20 перевозок в неделю — ещё можно справляться обычными средствами. Когда перевозок становится сотни, без автоматизации процессы просто «ломаются».
TMS обеспечивает гибкость бизнеса: при увеличении числа отгрузок ИТ-решение позволяет обслуживать гораздо больше перевозок без увеличения штата логистов. Рутинные задачи легко выполняют алгоритмы и искусственный интеллект. Они быстро справляются с созданием заявок, планированием маршрутов, распределением грузов и документооборотом. Это повышает производительность логистического отдела на 73% за счет устранения рабочей рутины.
Нулевой уровень интеграции
Excel полноценно не интегрируется с другими корпоративными системами (CRM, ERP, GPS), это создает разрозненные процессы и усложняет управление при росте объемов.
Мессенджеры не поддерживают структурированный обмен данными, это их делает их непригодными для крупных компаний с большим числом перевозчиков.
TMS интегрируется с CRM, ERP, WMS и GPS-системами, создавая единую информационную среду. MasterTMS объединяет грузоотправителей, перевозчиков, получателей грузов, склады и ЖД-станции. Решение помогает как малым компаниям, так и крупные предприятия с множеством контрагентов.
Всё довольно долго
При планировании маршрутов Excel не учитывает динамические факторы, такие как временные окна доставки в точках погрузки/разгрузки. На построение маршрутов вручную логисты тратят часы, современные цифровые решения справляются с этим за считанные минуты.
Обновления статусов рейса нужно производить тоже вручную — через звонки и сообщения в мессенджерах. Это замедляет процессы и увеличивает общие издержки, снижает безопасность водителей на дороге. При этом логисты зависят от звонков и сообщений водителей — только так они могут узнать статус отгрузки. Информация о местоположении транспорта часто устаревает, а уведомления о задержках приходят с опозданием, это приводит к сбоям в графике.
TMS обеспечивает отслеживание грузов в реальном времени с помощью GPS-интеграции. MasterTMS предоставляет данные о движении транспорта, отправляет автоматические уведомления и поддерживает Электронную очередь на Грузовом дворе, учитывает временные окна для погрузки/разгрузки при планировании маршрутов. Отклонения от графика снижаются на 95% — это повышает надежность доставки и удовлетворенность клиентов.
Как TMS решает эти задачи
TMS (Transportation Management System) — это программное обеспечение, специально созданное для автоматизации логистики. Программа берёт на себя рутинные операции и делает все процессы прозрачными.
Вот какие задачи TMS решает лучше, чем любые таблицы и чаты:
● Автоматизация рутинных задач.
Система сама подставляет нужные данные в заявки и процессы, рассчитывает маршруты, отправляет уведомления о статусах. Логист экономит часы рабочего времени.
● Контроль в реальном времени.
Можно в любой момент посмотреть, где находятся грузы, есть ли отклонения от графика, когда будет следующая погрузка.
● Безопасный документооборот.
Обмен документами происходит по защищённым каналам с использованием электронных подписей. Всё соответствует законодательству.
Экономический эффект от прощания с Excel в логистике
Компании, которые переходят с «ручной» логистики на TMS, в среднем добиваются таких результатов:
● Снижение расходов на перевозки до 20 % (например, с MasterTMS).
● Ускорение процессов — на 30–50 % быстрее закрываются заявки, оформляются документы, совершаются платежи.
● Сокращение ошибок и потерь — за счёт автоматического добавления данных, проверок и напоминаний.
Кому подходит TMS
Excel и мессенджеры в логистике подходят для небольших объёмов, но не справляются с масштабированием и сложными процессами.
Если ваша компания:
● Регулярно отправляет грузы (пусть даже 20–30 в месяц);
● Работает с несколькими перевозчиками;
● Хочет повысить контроль за логистикой и снизить издержки;
→ тогда переход на TMS — это шаг, который стоит сделать.
Комплексная TMS-платформа MasterTMS закрывает все основные потребности: от создания заявок и тендеров до автоматического планирования маршрутов, отслеживания грузов и электронного документооборота. Причём внедрить её можно быстро — и с минимальной нагрузкой на IT-службу.
Записаться на тест и презентацию системы можно по ссылке:
* WhatsApp принадлежит компании Meta Platforms Inc., внесенной в перечень экстремистских организаций. Ее деятельность запрещена на территории РФ.
Логистика переходит на «цифру»:
