✅ Понятие "индивидуальные встречи"
Управленческая практика показывает, что проведения совещаний (групповых встреч) руководителя компании с управленческим составом по ряду причин бывает недостаточно.
Групповые встречи имеют большое значение для планирования, координации действий, контроля, обсуждения общих задач и стратегических планов. Но на подобных мероприятиях сотрудники нередко стесняются или боятся высказывать свое мнение, если оно расходится с мнением других членов команды. Помимо этого, проблемы или идеи конкретного подразделения могут остаться незамеченными в общем потоке информации.
В этом смысле индивидуальные встречи (персональные встречи или встречи "один на один") позволяют сформировать "площадку", на которой каждый управленец может чувствовать себя более свободно - высказывать свои мысли, опасения, идеи и предложения без страха быть осуждённым, обсмеянным, неправильно понятым.
Также когда руководитель компании регулярно встречается лицом к лицу с сотрудниками, которыми руководит, он не только показывает свою вовлеченность в работу всей команды, но и в некотором смысле оказывает им доверие.
Индивидуальные встречи - регулярное мероприятие, в процессе которого управленцы могут поделиться с руководителем своими успехами и проблемами в работе, а также получить обратную связь и найти решение проблем.
✅ Цели индивидуальных встреч
Индивидуальные встречи руководителя компании с каждым из своих подчиненных проводятся в следующих целях:
👉 Дать оценку работе структурного подразделения и его руководителю в частности.
👉 Выявить и оперативно устранить проблемы и сложности, с которыми сталкиваются сотрудники соответствующего подразделения.
👉 Наладить рабочий контакт и укрепить человеческие отношения с руководителем подразделения.
👉 Зафиксировать важные предложения и идеи по улучшению деятельности компании и/или структурного подразделения.
👉 Предоставить обратную связь относительно стратегии развития и итогов деятельности компании в целом.
✅ Алгоритм внедрения системы проведения индивидуальных встреч
Принято считать, что единого подхода для проведения встреч руководителя с подчиненными не существует ("что русскому хорошо, то немцу - смерть"). Руководитель компании вместе со своей командой формирует его постепенно с учётом различных особенностей и специфики компании, а также посредством устранения возникающих ошибок, противоречий и т.п.
Потому я предлагаю вашему вниманию свой алгоритм внедрения системы проведения индивидуальных встреч руководителя с управленцами, для реализации которой необходимо определить, а затем выполнять следующие действия:
👉 Определить состав и численность управленцев, с которыми руководитель компании планирует проводить встречи "один на один".
Рекомендация. Встречаться необходимо со всеми заместителями и руководителями структурных подразделений. Если их общее число составляет не более 15 человек, то руководитель компании может без проблем проводить встречи самостоятельно. Если же число участников управленческой команды составляет более 15 человек (это редкое явление), то необходимо выбрать один из вариантов решения: проводить встречи только со своими заместителями, которые курируют работу руководителей подразделений; делегировать часть встреч одному из своих заместителей.
👉 Определить продолжительность и частоту индивидуальных встреч.
Рекомендация. Длительность встречи должна составлять 30-60 минут, частота встреч - 1 неделя (если до 10 подчиненных), 2 недели (если число подчиненных свыше 10 и не более 15). Важно предусмотреть резерв времени для перенесенных встреч (не менее 2х встреч в неделю).
👉 Внести персональные встречи в свой рабочий график.
Рекомендация. На протяжении нескольких недель или месяца нужно протестировать систему - например, провести 2 встречи по 30 минут в день. Потом появится понимание об оптимальной длительности и частоте подобных встреч.
👉 Определить место проведения встреч "один на один", которое должно обеспечить приватность разговора и располагающую обстановку.
Рекомендация. Для проведения подобных встреч можно рассмотреть конференц-зал или даже ближайшую кофейню. Можно сравнить результаты проведения встреч в разных местах.
👉 Сформировать структуру плана индивидуальных встреч с управленцами.
Рекомендация. Можно подготовить общий для всех участников встреч план, состоящий из блоков. Например: оперативные задачи и стратегические планы подразделения; срочные, важные, конфиденциальные поручения; рассмотрение и согласование документов, требующих личных комментариев одной из сторон сторон; проблемы, тормозящие работу подразделения; вопросы и замечания руководителя; идеи и предложения по развитию направления, подразделения или компании; "пятиминутка" лояльности ("как дела?", "как жена? ", "как дети?) 😀
👉 Выбрать инструменты фиксации новых поручений и задач для руководителя подразделения.
Рекомендация. Руководитель может фиксировать новые задачи и поручения с конкретными сроками исполнения в блокноте или формировать в электронном виде так, чтобы на следующей встрече он мог оперативно их найти.
👉 Определить формат встречи "один на один".
Рекомендация. Когда имеется утвержденная структура плана встреч, то можно дать возможность руководителю структурного подразделения самому вести встречу или начать её - рассказать о текущем состоянии дел, озвучить предложения, обратиться за советом и т.п.
👉 Описать процесс проведения персональной встречи.
Рекомендация. Можно описать один процесс, но правильнее описать два - для руководителя компании и для руководителя подразделения (они будут несколько отличаться).
👉 Довести информацию о новом мероприятии до членов команды.
Рекомендация. Объясните на совещании членам своей команды суть и цели планируемого мероприятия, продублируйте информацию посредством электронной рассылки, а также утвердите мероприятие и описание его процесса приказом.
👉 Фиксировать, анализировать и устранять все отклонения от реализации цели системы (негативные и конфликтные ситуации, ошибки и противоречия, срывы графика встреч и т.п.), возникающие в процессе подготовки и проведения индивидуальных встреч.
Рекомендация. Актуальные решения по устранению всех отклонений должны быть отражены в новой редакции описания соответствующего бизнес-процесса.
❌ Что делать нельзя!
В рамках вопроса разработки и внедрения системы проведения индивидуальных встреч строго не рекомендуется:
👉 Заменять совещания индивидуальными встречами (необходимо проводить оба вида мероприятий).
В противном случае: нарушится взаимодействие между сотрудниками подразделений и возрастёт число конфликтов, не будет полноценной "площадки" для совместного обсуждения планов и отчетов подразделений, "уменьшится" единое информационное пространство и др.
👉 Обсуждать планы и отчёты структурного подразделения на персональной встрече.
В противном случае: длительность встреч увеличится, при этом обсудить совместные задачи нескольких подразделений все равно не получится.
👉 Увеличивать цикл индивидуальных встреч до 3х и более недель.
В противном случае: количество индивидуальных вопросов и проблем подразделений будет увеличиться как "снежный ком", что приведёт к увеличению длительности встреч или оставлению вопросов и проблем без решения.
👉 Уменьшать или увеличивать установленную длительность встреч (менее 30 минут и более 1 часа соответственно).
В противном случае: произойдёт нарушение концепции (структуры) плана встречи или нарушение графика встреч со всеми вытекающими обстоятельствами.
👉 Полностью отменять индивидуальные встречи (можно только переносить - на резервное время).
В противном случае: также запускается механизм накопления вопросов и проблем, а также снижается лояльность и мотивация соответствующего руководителя подразделения.
👉 Проводить встречи без подготовки к ним.
В противном случае: встречи будут проходить неэффективно и нерезультативно, что скажется на мотивации и лояльности сотрудников, рабочих отношениях, результатах подразделения и компании в целом.
Итак, подведём итоги.
Индивидуальные встречи не являются полноценной заменой совещания (у них разные задачи), но являются важным дополнительным инструментом управления.
Они позволяют руководителю компании: понять настроение каждого члена своей управленческой команды, услышать подчинённого, узнать его мотивы и цели, дать ему совет и поддержать его положительные стремления.
Для сотрудника такие встречи - это возможность совместно найти быстрое решение проблемы и погрузиться в атмосферу взаимопонимания, которая способствует укреплению отношений с руководителем, повышению лояльности к компании и мотивации к развитию.
Рекомендую также прочитать:
С уважением и благодарностью к своим читателям,
Азат Хабибуллин
#управление#компания#
#встреча#совещание#график
#задача#поручение#план
#руководитель#управленец
#сотрудник#подразделение
#эффективность#результативность