Почему автоматизация документооборота не всегда приносит отдачу? Мы уже рассказывали, как вредит делу размытая ответственность за работу системы. Сегодня обсудим, как старые привычки пользователей берут верх над новыми способами работы.
Первые недели освоения системы электронного документооборота – самые сложные. Задач у сотрудников меньше не стало, а как их выполнять в СЭД – не всегда и не всем понятно. Многим кажется, что проще и быстрее решать эти задачи в обход системы. А тут и директор, вопреки собственному приказу о вводе системы в действие, периодически «демотивирует» персонал. Мол, так и быть: срочные задачи выполняйте, как и раньше, а всё, что не к спеху, делайте в системе.
В итоге освоение СЭД надолго затягивается, а иногда вообще сходит на нет.
Как распознать и преодолеть «вредные привычки» пользователей?
«Давайте согласуем документ при встрече»
Эта одна из фраз-маркеров, сигнализирующих о привычке работать в обход системы.
Типичная ситуация. Менеджер по продажам нашел выгодный заказ. Подготовил коммерческое предложение. Собрался отправить его на согласование в СЭД. И тут в кабинет зашел один из согласующих – начальник отдела продаж.
«Как это кстати! Зачем разводить бюрократию? Сразу и решим вопрос», – думает менеджер и протягивает бумажную распечатку начальнику в руки.
Начальник смотрит бумаги по диагонали, хвалит сотрудника и забирает документ в свой кабинет, чтобы позже прочесть повнимательнее. Но уже через несколько минут начальника вызывают на переговоры. А назавтра – отправляют в недельную командировку.
За неделю выгодный заказ перехватили конкуренты. Всю эту неделю менеджер по продажам надеялся, что его коммерческое предложение перемещается по руководящим кабинетам. На самом деле, никто в цепочке согласования даже не подозревал об этом заказе. И тем более о том, что шанс его получить застрял в закрытом кабинете начальника отдела продаж…
Эта история никогда бы не произошла, если бы менеджер по продажам запустил таки согласование в системе. Электронный документ гарантированно прошел бы все этапы согласования в четко ограниченные сроки. Все участники цепочки были бы в курсе каждого шага. Командированные могли бы работать с документом удаленно. А отпускников автоматически заменили бы другие согласованты.
«Пришлите файл на почту»
А почему бы и нет? Ведь в компании документы много лет обсуждались именно по почте.
Конечно, сейчас компания переходит на безбумажный документооборот. Сотрудники в курсе, что это даст большую экономию и рост эффективности. Когда-нибудь потом… Ведь сейчас большинство сотрудников не знает половины кнопок в системе. А горящие задачи не ждут.
Поэтому снова и снова коллеги хаотически пересылают друг другу документы в обход системы. Образуются запутанные цепочки писем с правками и комментариями от нескольких согласующих. Приходится тратить время и силы, чтобы собрать все замечания в один файл. Но никто не гарантирует, что в итоговом документе ничего не будет упущено.
Такую гарантию может дать только СЭД: ее пользователи всегда работают с последними версиями документов. И при необходимости могут анализировать предыдущие версии, правки и комментарии.
«Давайте сохраним данные в Excel»
Спору нет: многие компании привыкли хранить различные данные в таблицах Excel. И при первом знакомстве с СЭД сотрудникам может показаться, что в Excel им работалось проще и быстрее.
Но, во-первых, скорость – дело наживное.
Во-вторых, когда по компании начинают гулять устаревшие таблицы с реквизитами контрагентов и другими данными, это чревато проблемами (например, возвратом договора от контрагента, задержкой или срывом сделки).
В-третьих, даже если у вас есть актуальный список контрагентов, как автоматизировать добавление реквизитов в конкретные договоры, допсоглашения, акты выполненных работ? Как избавить сотрудников от рутины и реально ускорить их работу?
Без СЭД – никак.
А как автоматизировать распознавание реквизитов и финансовых данных в скан-копиях бумажных документов? Как обеспечить их автоматическое добавление в электронные версии?
Без СЭД (такой, как последняя версия системы 1C:Документооборот 3.0.17) – никак.
Привычка действовать в обход системы многолика и проявляется по-разному. Например:
- «Обсудим на совещании» (добрая половина согласующих может на него и не собраться: срочные встречи с заказчиками, командировки, болезни, отгулы).
- «Обсудим в чате» (в ленте чата согласование больших и сложных документов «тонет». Визы никто не ставит, за сроки никто не отвечает).
- «Обсудим по телефону» (фраза «испорченный телефон» стала крылатой недаром)...
В любом случае путь, который казался коротким, оказывается длинным. И наоборот.
Как вместе с СЭД внедрить новые привычки пользователей
По опыту проектов компании 1С-КПД, любой пользователь способен в среднем за месяц научиться быстро и эффективно решать в 1С:Документообороте свои рабочие задачи. Важен системный подход.
1. Сделайте использование СЭД обязательным в вашей компании. Все документы, согласования, задачи – только в системе. Исключите обходные пути.
2. Разработайте регламенты работы в системе. Каждый должен понимать свое место в процессах и правила работы.
3. Организуйте демонстрации на реальных задачах, чтобы сотрудники убедились в повышении скорости и удобства работы, которые дает система.
4. Проведите обучение сотрудников на рабочих местах, используйте наш проверенный курс-бестселлер по освоению и настройке 1С:Документооборота с нуля.
5. Назначьте ответственных в подразделениях, которые будут помогать коллегам осваивать систему и решать возникающие вопросы.
6. Включите показатели работы через СЭД в KPI руководителей и ведущих пользователей, чтобы повышение эффективности стало частью их личных целей.
7. Регулярно делитесь историями успешного использования системы: на собраниях, в корпоративной рассылке, на внутреннем портале. Публикуйте цифры, хвалите активных пользователей — это мотивирует коллег.
Когда сотрудники «набьют руку» в системе, старые привычки уйдут сами собой. Никто не захочет снова часами искать потерянные документы, путаться в устаревших версиях, выяснять, у кого договор застрял на согласовании. Потому что, привыкая к СЭД, пользователи привыкают к эффективной и удобной работе.