В быстром темпе IT-сферы, где каждая встреча может стать ключевой для успеха проекта, важно четко помнить все обсуждения. Именно для этого необходим follow-up — он обеспечивает ясность и помогает сохранить важные моменты.
Follow-up — это краткое резюме встречи, в котором фиксируются ключевые обсуждения, договорённости и распределение обязанностей. Это своего рода заметка, которая напоминает всем участникам, включая руководителей, о важнейших аспектах встречи, предотвращая недоразумения в дальнейшем. В follow-up указываются все важные детали, чтобы ни одно решение или задача не были упущены.
Типы follow-up
Follow-up делятся на два типа:
1. Внутренние — происходят между членами команды или сотрудником и руководителем. Они помогают уточнить задачи, не забыть о сроках и контролировать выполнение работы внутри компании.
2. Внешние — это общение с клиентами, партнёрами или подрядчиками. Такие follow-up способствуют поддержанию хороших отношений, уточнению деталей сотрудничества и предотвращению недоразумений. В обоих случаях цель одна — обеспечить общее понимание и чёткую фиксацию договорённостей.
Зачем нужен follow-up
- Ненадёжность памяти
Со временем важные детали могут забываться или искажаться. Follow-up фиксирует исходное состояние и помогает избежать проблем с памятью. Когда всё записано, никто не сможет сказать: «Мы так не договаривались». Это устраняет путаницу и упрощает возвращение к обсуждению при необходимости.
Избежание ненужных встреч
Follow-up сокращает количество бесконечных встреч. Он мотивирует участников сосредоточиться на реальных договорённостях, зная, что их обсуждение будет задокументировано. Это способствует большей эффективности и экономии времени.
Контроль сроков
Чётко прописанные задачи и дедлайны увеличивают ответственность и снижают вероятность пропустить срок. В IT, где сроки особенно важны, follow-up помогает поддерживать темп выполнения задач.
База знаний
Внутренний follow-up может стать ценным источником информации спустя годы. Он помогает понять, почему было принято определённое решение, и избегать повторения ошибок при внесении изменений в будущем.
Follow-up в продажах и партнёрском маркетинге
При взаимодействии с партнёрами или лидами follow-up крайне важен и ведётся на двух языках — русском и английском. Русскоязычная версия фиксируется в CRM и иногда обсуждается в командных чатах. Это решает несколько задач:
- Менеджер точно запомнит, что обсуждалось с партнёром.
- В случае затянувшегося процесса, всегда можно вернуться к договорённостям через CRM, даже если лиды не выходят на связь годами.
- При передаче лида между менеджерами информация остаётся полной, и новый менеджер сможет легко продолжить общение.
- Команда будет в курсе, кто является партнёром, как он относится к компании и какие вопросы его интересуют.
Англоязычный follow-up отправляется партнёру сразу после звонка, что помогает убедиться, что обе стороны на одной волне (on the same page). Он также выполняет роль документа о намерениях, давая клиенту возможность ещё раз прочитать и усвоить ключевую информацию, а при необходимости — поделиться ею с командой.
Когда писать follow-up
Идеальный момент для написания follow-up — сразу после встречи. В крайнем случае, лучше сделать это в течение нескольких часов. Пока информация свежа, легче зафиксировать все важные детали. Чем больше времени проходит, тем выше риск забыть или исказить ключевые моменты.
Если отправить follow-up сразу невозможно, важно сделать это в течение рабочего дня, чтобы сохранить его ценность и не потерять важную информацию.
Где лучше писать follow-up:
Идеально фиксировать и отправлять follow-up через корпоративную почту или профессиональные мессенджеры, такие как Slack. Также можно использовать рабочие чаты в Telegram. Для отделов продаж договорённости часто фиксируются в CRM-системах.
Это важно потому, что почта обеспечивает прозрачность, фиксирует отправку сообщений и предотвращает потерю или изменение информации. Письма легко найти и упорядочить, что упрощает работу.
Использование почты или мессенджеров также помогает распределить задачи: каждый видит, что обсуждалось и на чём сделан акцент, что минимизирует споры и недоразумения.
Годный follow-up
Годный follow-up — это простой и понятный для всех участников. В качественном follow-up должны быть следующие элементы:
- Краткое содержание разговора — тезисно, чтобы быстро вспомнить основные моменты.
- Достигнутые договорённости — с указанием конкретных сроков выполнения.
- Ответственные лица — кто отвечает за каждую задачу и до какого времени.
Это основа хорошего follow-up, который устраняет путаницу и фиксирует все договорённости. Например, если обсуждалась разработка нового функционала, follow-up должен включать список задач, сроки и ответственных за выполнение.
Follow-up следует писать так, чтобы любой сторонний читатель сразу понял суть обсуждения. Все ключевые моменты и договорённости должны быть изложены ясно и точно, без двусмысленностей. Это позволяет даже тем, кто не участвовал во встрече, легко разобраться в обсуждаемом вопросе.
Пример follow-up
Синк CSM + L1
Введение: планируем перевести всех наших партнеров на оповещение о наших инцидентах на статус пейдж, тем самым освободить каналы от тысяч нотификаций, которые могут быть не актуальными для партнеров и облегчит работу Л1
Договоренности:
- В течение следующей неделе ведем статус пейдж по всем правилам работы с нотификациями, чтобы наглядно партнерам продемонстрировать, как это будет выглядеть
- После этого рассказываем партнерам про статус пейдж, закрепляем ссылку в каналах в слаке и телеграме и более не отправляем все нотификации, только важные и влияющие на бизнес партнера
@Pavel собери пожалуйста список ботов и типы ручных нотификаций, чтобы понять какие нотификации мы все таки хотим оставить в каналах и уточнения у партнеров какие боты им актуальны
- Также обсудили как аккаунты могут отсылать массовые рассылки. Проанализируем на своей стороне насколько нам это подходит
Проблемы Л1:
- нехватка инициативы и настойчивости, ответственности за результат
- При тегах аккаунта, ответственность снимают с себя и далее уже не пушат
Это простой пример follow-up, который помогает каждому участнику чётко видеть свои задачи и сроки.
Follow-up в Evercode Lab
В Evercode Lab мы уделяем внимание каждой детали, и follow-up помогает поддерживать высокий уровень работы. Он обеспечивает чёткость в задачах и проектах, устраняя любые сомнения и направляя команду к результату. Благодаря follow-up у нас есть ясный план, который превращает идеи в реальные действия.
Мы ценим открытую коммуникацию, и follow-up поддерживает командное взаимодействие, делая каждый вклад важным.
Присоединяйся к Evercode Lab и участвуй в создании будущего финтеха.
Вакансии уже на hh, а ещё подписывайся на наш Telegram-канал, там рассказываем о жизни компании, анонсируем стажировки и 1-2 раза в неделю постим горячие вакансии.
