Олег Кулагин
Друзья! Мы продолжаем изучать профессиональную технологию целевого управления KPI-Pro. И одним из этапов в этой технологии является определение должностного функционала. И мы с вами уже знаем, как правильно сформулировать служебные функции. И в контексте целевого управления это самое важное, так как позволяет перевести стратегические цели компании на операционный уровень, т.е. распределить и согласовать ответственность за их достижение между подразделениями и сотрудниками организации.
Но ведь кроме функций в должностной функционал входят еще должностные обязанности и полномочия. Их наличие повышает вероятность качественного исполнения служебных функций. Как же определить обязанности и полномочия сотрудников? Конечно, можно просто сесть и что-то написать, исходя из опыта и здравого смысла. Но, как показывает практика, в этом случае мы непременно что-нибудь упустим. И это «что-нибудь» может быть очень важным. Поэтому, как и всегда, предлагаю действовать по методике.
Служебные функции первичны. Должностные обязанности и полномочия вторичны и служат инструментом для выполнения функций сотрудников. А коли так, мы их прописываем, опираясь на служебные функции. По принципу системного подхода: «от целей к средствам».
Должностные обязанности – это трудовые действия, необходимые для выполнения служебных функций сотрудника. Если мы знаем функцию, т.е. «продукт» деятельности сотрудника, то надо подумать, а что он должен делать для ее выполнения. И так переходя от функции к функции, мы прописываем его должностные обязанности. Действуя таким образом, мы сводим вероятность упустить какие-то важные трудовые действия к нулю. Ну, или почти к нулю. Конечно, нельзя терять чувство меры и чрезмерно детализировать работу, высасывая из пальца какие-то искусственные, очевидные или слишком мелкие обязанности. Только самое необходимое! Это и есть твердые обязательства. Остальное оставьте на усмотрение и профессионализм сотрудника.
С другой стороны, поскольку заранее прописать все необходимые действия во всех возможных ситуациях невозможно и даже вредно, важно определить права и полномочия сотрудника. Права можно честно переписать из Трудового кодекса. Можно придумать что-то еще. А вот с полномочиями сложнее. Что это такое?
Полномочия– это тоже права, но это права по принятию решений. Другими словами, в полномочиях вы прописываете, какие решения сотрудник имеет право принимать самостоятельно, не обращаясь к своему руководителю. И на практике бывает очень сложно осознать, какие полномочия вы готовы передать сотруднику, но даже, если вы это осознали, то еще сложнее бывает расстаться с этими полномочиями. По разным причинам. Из-за любви к власти или неготовности сотрудника их принять, например. Но так или иначе, об этом важно хотя бы подумать. И затем обсудить вместе с вашими подчиненными. И потом записать. По такой же методике, как и обязанности. Напротив каждой функции вы прописываете, какие полномочия вы готовы дать сотруднику для ее выполнения. Кстати, при этом надо помнить, что за ошибки в рамках полномочий наказывать нельзя! Только за проступки, т.е. нарушения правил. Для выявления и анализа ошибок существует практика обратной связи. Но это отдельная тема.
И обязанности, и полномочия прописываются с помощью глаголов, отвечающих на вопрос: что делать? Например, у директора по персоналу может быть служебная функция «Соблюдение бюджета расходов на персонал» (за какой результат отвечает сотрудник). Для этой функции мы формулируем должностную обязанность «Составлять и контролировать исполнение бюджета расходов на персонал» (что необходимо делать), а также даем полномочие «Принимать решения по целевому использованию денежных средств в рамках утвержденного бюджета или согласованных отклонений от бюджета расходов на персонал» (что может решать и делать сотрудник самостоятельно). Ну и так далее. Примеров очень много. Действуйте по указанной методике, и все у вас будет хорошо.
Таким образом, напротив каждой функции у вас должны появиться самые важные обязанности и полномочия. Что же дальше? Но об этом как-нибудь в другой раз.
По мотивам книги Олега Кулагина «Управление по целям и задачам. Трансформация компании по технологии KPI-Pro».
Для определения служебных функций сотрудников мы выполняем специальные проекты и проводим рабочие сессии с управленческой командой предприятия. Если что, пишите, звоните. Желаю вам успеха!