В любой компании, независимо от ее размера и сферы деятельности, эффективная коммуникация является ключевым фактором успеха. Однако проблемы с коммуникацией возникают повсеместно, создавая серьезные препятствия для достижения целей.
Коммуникации могу быть устными – проведения планёрок и совещаний, письменными – общение по почте и в мессенджерах, а также невербальными.
Отсутствие четких, прозрачных и своевременных коммуникаций в компании приводит к ряду негативных последствий как для сотрудников, так и для руководства бизнеса.
Разберём ряд ситуаций подробнее
Недопонимание: Сотрудники не понимают, что именно от них требуется, какие существуют критерии успеха и как будет оцениваться их работа. Не видят связи между своей работой и общими целями компании.
Это приводит к:
- Переделкам и потере времени. Сотрудник тратит время на выполнение задачи, которая не соответствует требованиям, а затем вынужден переделывать ее заново.
- Низкой производительности. Сотрудник работает с меньшим энтузиазмом и не использует свой потенциал, так как не уверен в правильности своих действий.
- Конфликтам. Разные понимания одной задачи могут приводить к спорам между сотрудниками, руководителями и клиентами.
- Несоответствию ожиданий. Сотрудник может считать, что выполнил задачу, но в реальности она не соответствует требованиям.
- Неопределенности. Сотрудники испытывают стресс и неуверенность, так как не знают, как правильно выполнить свою работу.
- Снижению мотивации. Сотрудники не понимают смысла своей работы и теряют интерес к ней.
- Отсутствию инициативы. Сотрудники не стремятся к совершенствованию и развитию, так как не видят в этом личной выгоды.
Недоверие: Сотрудники не получают необходимую информацию о планах, решениях и изменениях в компании. Им не хватает обратной связи о своей работе и качестве ее выполнения.
Это приводит к:
- Подозрениям. Сотрудники начинают строить догадки и подозрения из-за недостатка информации.
- Страху. Сотрудники боятся выражать свое мнение и предлагать идеи, так как не уверены в том, как их примут.
- Неуверенности. Сотрудники не знают, как правильно выполнять свою работу и не получают подтверждения своих успехов.
- Невозможности учиться на ошибках. Сотрудники не получают конструктивной критики и рекомендаций по улучшению своей работы.
Потеря времени и денег руководством компании:
- Задержки. Неэффективная коммуникация приводит к задержкам в выполнении задач, из чего следует неясность со сроками проектов.
- Переделки. Нечеткая коммуникация – причина переделок и доработок, потери времени и денег.
- Дублирование работы. Недостаточная коммуникация приводит к тому, что несколько человек выполняют одни и те же задачи, поэтому тратится много ресурсов.
- Увеличение затрат. Неэффективная коммуникация напрямую увеличивает затраты на дополнительные встречи, звонки и письма, что отражается на финансовых результатах компании.
Проиллюстрируем это на обобщающих примерах
Пример 1. Неясная коммуникация в команде проекта.
Ситуация: Член команды, работающий над проектом разработки нового программного обеспечения, испытывает затруднения в понимании своих задач и не знает, чего ожидает от него руководитель проекта.
Проблема: Недостаточная ясность в коммуникации между руководителем и членом команды. Отсутствие четких инструкций, критериев оценки, сроков и ответственных за конкретные задачи.
Последствия: Член команды чувствует неуверенность, испытывает стресс и беспокойство по поводу качества своей работы. Это снижает его мотивацию и производительность.
Существует риск, что сотрудник выполнит задачу не так, как ожидал руководитель, и это приведет к переделкам и задержкам проекта.
Пример 2. Нарушение коммуникации между менеджером и директором.
Ситуация: Проектный менеджер, отвечающий за внедрение новой системы управления проектами в компанию, сталкивается с проблемами в получении необходимой информации от технического директора.
Проблема: Отсутствие эффективной коммуникации между техническим директором и проектным менеджером. Первый не отвечает на сообщения и не предоставляет необходимую информацию.
Последствия: Выполнение проекта отстаёт от графика, так как проектный менеджер не может оперативно решать возникающие технические вопросы.
Существует риск, что затрат на реализацию проекта могут увеличиться, а результат – оставить заказчика недовольным.
Последствия неэффективной коммуникации
Снижение продуктивности. Неясные задачи, отсутствие своевременной обратной связи и недопонимание между сотрудниками затрудняют работу и снижают ее эффективность.
Повышение стресса: Неопределенность, нехватка информации и отсутствие четких инструкций вызывают стресс, неуверенность и демотивацию у сотрудников.
Потеря клиентов: Неэффективная коммуникация может привести к недовольству клиентов, невыполнению их заказов, потере репутации и уходу клиентов к конкурентам.
Понижение мотивации: не понимая свою роль в команде, цели компании и ожидания от своей деятельности, сотрудники теряют мотивацию и интерес к работе.
Что делать?
Важно помнить, что эффективная коммуникация – это не одноразовая акция, а постоянный процесс.
Это труд всего коллектива. Роль руководства при этом центральная, ведь от посыла сверху во многом зависит культура в низу.
Для решения проблем с коммуникацией необходимо:
- Установить четкие правила коммуникации. Определить, как и когда сотрудники должны общаться друг с другом, с руководством и с клиентами.
Это может быть достигнуто через систему регламентов и правил. При этом правила не должны быть сухими, длинным и непонятными.
- Внедрить автоматизированные системы коммуникации.
Использовать современные инструменты для обмена информацией: программное обеспечение для командной работы, мессенджеры и системы управления проектами.
- Обучить сотрудников эффективным коммуникационным навыкам. Помочь коллективу научиться ясно излагать свои мысли, активно слушать, давать и принимать обратную связь.
Здесь хорошо помогают тренинги как в онлайн формате, так и в офлайн формате.
- И наконец главное и самое сложное - создать атмосферу доверия и открытой коммуникации. Поощрять открытый диалог, предоставлять сотрудникам возможность высказывать свои мнения и задавать вопросы.
Это процесс не может осуществиться быстро, тем не менее чем быстрее его запустить, тем быстрее будет результат.
Консультанты консалтинговой компании МИТ-менеджмент специализируются на корпоративных коммуникациях.
Специалисты помогут провести диагностику существующей системы коммуникации, разработать стратегию ее улучшения и внедрить необходимые изменения, используя как регламенты, так и настроенное специальным образом программные обеспечения.
Не позволяйте проблемам с коммуникацией подрывать успех вашего бизнеса!
Помните, что эффективная коммуникация – это инвестиция в успех вашей компании. Ведь компания — это прежде всего люди, а люди это прежде всего – коммуникация.
Если у Вас во время прочтения статьи появились вопросы, мы будем рады ответить на них в комментариях или в сообщениях на VC.ru
Подписывайтесь на наш аккаунт на VC. ru, чтобы не пропустить следующие статьи о других инструментах консалтинга в управлении проектами. А также узнайте больше о консалтинге в личном блоге нашего эксперта Цымбала Андрея.
Если Вам нужна помощь в настройке Вашего бизнеса, переходите на сайт нашего агентства оставляйте заявку и мы с Вами свяжемся.
