Для чего ФНС установила настолько обширный перечень обязательных тегов в чеках? И как избежать ошибок при формировании фискальных документов?
Реквизиты — это сведения, без которых невозможно представить составление договора, акта и любого другого документа. В том числе фискального. Собственно, именно реквизиты, или теги, и составляют содержание каждого чека, пробитого на онлайн-кассе. Ничего другого, кроме тегов, в чеке нет.
Список обязательных тегов в кассовых чеках
Перечь обязательных для фискального документа реквизитов представлен в Федеральном законе 54, регулирующем применение контрольно-кассовой техники. Он хорошо известен всем, кто работает с онлайн-кассами. Приведем его:
✔️Наименование фискального документа (кассовый чек).
✔️ Порядковый номер документа за смену.
✔️ Дата и время расчета.
✔️ Адрес расчета.
✔️ ФИО лица, принимающего деньги (обычно указывают кассира).
✔️ Наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя.
✔️ ИНН орагнизации или ИП.
✔️ Признак расчета («приход» — поступление средств от покупателя; «возврат прихода» — деньги возвращаются покупателю, если он отказывается от товара; «расход» — деньги расходуются вашей компанией на какие-либо нужды; «возврат расхода» — деньги возвращаются вашей компании).
✔️ Номенклатура товаров, работ, услуг.
✔️ Их количество.
✔️ Цена за единицу товара с указанием ставки НДС для каждой позиции.
✔️ Общая сумма покупки со значением ставки НДС.
✔️ Способ расчета (наличными или безналично).
✔️ Система налогообложения компании или ИП.
✔️ Телефон или электронная почта покупателя (если он предоставил эти данные для отправки чека в электронной версии).
✔️ Номер смены на кассе.
✔️ Регистрационный номер онлайн-кассы.
✔️ Заводской номер фискального накопителя.
✔️ Фискальный признак документа.
✔️ Порядковый номер фискального документа (он формируется кассой автоматически и его не нужно путать с порядковым номером чека за смену - это разные теги).
✔️ Адрес официального сайта ФНС.
✔️ QR-код (в нем шифруется все, указанная в реквизитах информация о платеже, по поводу которого кассой создан чек).
Есть ли у кассового чека «дизайн»?
Если мы посмотрим на кассовые чеки, формируемые различными магазинами или компаниях, то заметим интересную вещь — в них присутствуют необходимые реквизиты, но визуально чеки отличаются друг от друга. У кого-то они прямоугольные, у кого-то квадратные, у кого-то QR-код расположен в нижней части чека, у кого-то в центре и т.п. Дело в том, что закон устанавливает лишь четкий перечень обязательных тегов, но не регламентирует строгий порядок их расположения, а значит, визуальное оформление чека может быть разным.
Крайне важно лишь одно — чтобы реквизиты, положенные по закону, присутствовали в чеке, так как последний представляет собой первичный документ, играющий первостепенную роль в бухгалтерском и налоговом учете. Кассовый чек — это одновременно и товаросопроводительный документ, и документ об оплате. По кассовым чекам ФНС исчисляет вашу налогооблагаемую базу.
И с этой точки зрения становится понятным, почему в одном-единственном чеке так много реквизитов — буквально целая простыня, и все обязательны. Просто каждый отдельный кассовый чек содержит массу важных для административного контроля сведений — не только за налогами, движением товаров и пр., но и за соблюдаем трудового законодательства (а зачем еще в чеке обязывают указывать ФИО лица, ответственного за прием денег?).
Как налоговая служба выявляет нарушения по онлайн-кассам?
Любой кассовый чек через оператора фискальных данных должен попасть на сервер налоговой. В свою очередь ФНС проводит удаленный автоматический анализ кассовых чеков с помощью специализированного программного обеспечения.
Итак, в каких же случаях вы можете попасть под пристальное внимание ФНС?
✔️Если чеки с вашей онлайн-кассы дольше трех месяцев не передаются на сервер налоговой.
✔️Если за месяц вы формируете чеков возврата прихода на 30% больше, чем чеков прихода.
✔️ Если общее количество ваших чеков коррекции за месяц превышает 30%.
✔️ Если вы совершаете ошибки в обязательных реквизитах при формировании кассовых чеков.
Все это может привести к тому, что налоговый инспектор нагрянет к вам с проверкой.
✅Как этого избежать? Посмотрите наш бесплатный вебинар, посвященный налоговым проверкам онлайн-касс. Узнаете много полезной информации!
Самые частые ошибки в обязательных тегах
✔️Неуказание ставки НДС (реквизит обязательный для организаций на общей системе налогообложения).
✔️Неправильное указание даты и времени создания кассового чека (в этих случаях устранить ошибку расхождения времени следует в настройках онлайн-кассы).
✔️Отсутствие в кассовом чеке информации об ИНН поставщика (а это обязательный тег для компаний, работающих по агентской схеме).
✔️Очень часто встречающаяся ошибка — неуказание реквизита «Мера количества предмета расчета» (единицы, килограммы, литры, ватты, кубометры и т.д. Это тег 2108, и он стал обязательным с 2023 года).
Тег 2108 формируется в новом формате фискальных документов — ФФД 1.2 (о том, что такое ФФД, мы писали в этой статье — ссылка на статью 20.09.2024 Что такое ФФД). Если ваша онлайн-касса его не формирует, то необходимо обновить ее программное обеспечение до актуальной версии, а все сформированные ошибочные чеки исправить.
Будьте внимательны к настройкам вашей онлайн-кассы
Контрольно-кассовая техника должна быть правильным образом настроена, чтобы формировались все обязательные теги, ведь на пользователе онлайн-кассы — то есть на компании, владеющей ею, — лежит ответственность за соблюдение всех требований, предусмотренных 54 ФЗ.
Для организаций, работающих с небольшим прейскурантом услуг или товаров, подойдут автономные кассовые аппараты, на которых не составит труда сформировать всю таблицу номенклатуры для корректного отображения всех наименований в кассовом чеке.
Для торговых точек также хорошим вариантом будут смарт-терминалы, с предустановленной операционной системой и программным обеспечением. Номенклатурные позиции в таких кассах можно ввести непосредственно через сенсорный экран.
Для компаний с обширной номенклатурой более подходящим вариантом будут фискальные регистраторы — кассовые аппараты, подключаемые к персональному компьютеру. Формирование номенклатуры и других реквизитов здесь происходит за счет соответствующего программного обеспечения.
А вот для управляющих компаний индустрии ЖКХ или интернет-провайдеров с обширным пулом абонентских счетов и сложным расчетом наилучшим вариантом будет профессиональная контрольно-кассовой техника, предназначенная для сложного расчета, — такая, как фискальный сервер «Валлаб». Только скоростная профессиональная онлайн-касса обладает всем набором специализированных функций, без которых не обойтись компаниям с большим количеством лицевых счетов, по которым постоянно происходит перерасчет.
Одна из важнейших функций сервера «Валлаб»— возможность коррекции фискальных документов за прошедшие периоды. И это критически важно, когда необходимо подвергнуть корректировке в короткие сроки большой объем кассовых чеков, сформированных с ошибками в обязательных реквизитах. О том, как реализуется эта функция в нашем продукте мы подробно писали в этой статье.
Важен каждый тег
К каждому тегу нужно относится внимательно. Простой пример: представьте, что у индивидуального предпринимателя два вида деятельности и он применяет одновременно два разных налоговых режима — например ПСН и УСН. Если онлайн-касса при этом у него одна, то приходится тщательно следить за каждым чеком, так как часть фискальных документов должна формироваться с указанием налогового режима «Патент», а часть — с указанием упрощенной системы налогообложения. А если происходит ошибка, и реквизит указывается неправильно? Это чревато проблемами с ФНС. Придется доказывать налоговому инспектору, что в одном случае речь идет о реализации в рамках УСН, а другом — о реализации в рамках патентной системы налогообложения.
Словом, в такой ситуации лучше все-таки завести две онлайн-кассы, чтобы не путаться и не совершать ошибок.
Помните, что чеки с ошибками в реквизитах часто попадают в так называемый карантин, из которого их вам придется «вызволять» (о том, как это делать, мы писали — здесь).
Какая ответственность предусмотрена за нарушения по онлайн-кассам?
Самые неприятные штрафы приходят за неиспользование контрольно-кассовой техники при торговле с физическими лицами: для компаний — до 100% суммы одного расчета, для индивидуальных предпринимателей — до 75%.
Если ошибка связана с неуказанием или некорректным заполнением обязательного тега в чеке, то штраф устанавливается в размере 10 000 рублей.
Помните, что вы можете исправить ваши кассовые чеки сами, до дожидаясь, пока ошибки заметит налоговая, и в этом случае никаких вопросом со стороны ФНС к вам не будет.
Ошибки в реквизитах исправляются с помощью чеков коррекции.
Но как быть, если вы обнаружили, что ошибочных кассовых чеков у вас много за прошедший период? Обращайтесь к нам. С фискальным сервером «Валлаб» эта проблема решается легко и быстро — провести процедуру специальной коррекции с помощью нашего оборудования не составит труда.
Подписывайтесь на наш канал! Будьте в курсе важных новостей об онлайн-кассах и нововведения ФНС!
Vallab – Гарантируем по-настоящему правильные чеки
– +7 (495) 109-17-15
