Чек «в карантине»: будет ли штраф от ФНС?

Ваш чек попал в «карантин»? Что это значит, чем грозит и как грамотно снять эту санкцию ФНС?

Находиться на карантине могут не только люди, но и кассовые чеки. Статус «принят в карантин» присваивает фискальному документу Федеральная налоговая служба. Она получает чек, созданный вашей онлайн-кассой. Но если этот чек ей по какой-то причине не нравится, она «изолирует» его от массива других, полностью «здоровых» (то есть корректных по всем параметрам) чеков. Помещает, так сказать, на «особый режим карантина». Статус, конечно, не очень приятный. Но все исправимо.

Для чего нужен «карантин» чеков?

Сначала ответим на вопрос, а зачем вообще налоговой службе нужны чеки с онлайн-касс? Ответ очевидный — чтобы понимать реальные обороты компаний.

Для точности расчета финансовых показателей ФНС установила четкие правила, по которым должны создаваться чеки. Именно для этого введено огромное число реквизитов для фискального документа (часть из них них строго обязательная, часть — нет). Именно для этого созданы подробные инструкции по формированию и проверке чеков — для операторов фискальных данных, для контрольно-кассовой техники и для сами пользователей онлайн-касс.

Все это делается только с одной целью — для точного расчета финансовых показателей компаний и корректного исчисления налогов.

Итак, ваши чеки нужны налоговой, чтобы правильно начислить налог. Но если чек неверен в какой-то своей части (создан с ошибкой, с отступлением от прописанного регламента), то, приняв его, налоговая в итоге произведен неверный расчет. Именно по этой причине некорректные чеки ФНС после внутренней проверки помещает в так называемый «карантин».

От создания чека до… его попадания в карантин

Последовательная цепочка движения кассового чека такова:

1. Пользователь (в соотвествии с инструкцией ФНС) должен ввести в кассовую программу всю необходимую информацию: правильно проставить все наименования услуг и товаров, суммы, количества, данные о тарифах, о периодах, о признаке расчета и т.д. И загрузить все эти сведения в кассу.
2. В свою очередь касса должны разложить всю эту информация по тегам, чтобы в итоге сформировался верный во всех деталях, правильно заполненный чек. Для этого ее следует правильно настроить. И вообще нужно периодически проверять, не изменилось ли что-то в требованиях ФНС, касающихся создания чеков. Настройки кассы всегда должны быть актуальными, то есть соответствовать последним требованиям регулирующего органа.
3. Таким образом, касса должна «уметь» контролировать наличие всех обязательных реквизитов и правильность их заполнения. При этом нужно иметь в виду, что обязательность тех или иных тегов зависит еще и от версии формата фискальных данных (ФФД) — например, для формата 1.2 обязательным является заполнение поля «Плательщик». А для форматов 1.1 и 1.05 такого требования нет. Иными словами правильно настроенная касса сама должны указать пользователю на некорректно заполненные теги. Однако далеко не все кассы с этим качественно справляются (то есть обладают достаточным функционалом для возможности их точной настройки под конкретные задачи) — и поэтому чеки с ошибками все равно уходят…
4. Вначале они уходят в базу оператора фискальных данных. ОФД выполняет функцию хранения и отправки чеков в налоговую.
5. Налоговая, получив фискальные документы от ОФД, какое-то время их обрабатывает, анализируя все указанные в чеке позиции. И если видит ошибку не критичную, не влияющую на точность исчисления налогов, отправляет их в «мягкий карантин». Но если ошибка серьезна — то есть в одном из обязательных тегов, влияющих на расчет, — чек помещается в «жесткий карантин».

В чем главная проблема?

В том, что пользователь не сразу понимает, что его чеки отправляются в «карантин». Нередко бухгалтеры убеждены, что если фискальный документ отправился в ОФД, то он автоматически будет принят налоговой. Это не так.

Сегодня все крупные операторы фискальных данных имеют возможность отправлять своим клиентам специальные отчеты о чеках «в карантине», но на практике этого не делается. Поэтому забраковала налоговая чек или приняла — пользователь просто не знает.

Что делать? Периодически мониторить ситуацию с вашими чеками, просматривая данные ОФД.

«Мягкий» и «жесткий» варианты карантина

Итак, карантин бывает «мягким», а бывает «жестким». Что это значит?

Вариант жесткий

Чем «больны» чеки, попадающие в жесткий карантин? Как правило, «болезнь» у них одна — отсутствие одного или нескольких обязательных реквизитов, либо же критичная (то есть влияющая на правильность исчисления налога) ошибка в этих реквизитах.

Подробности о степени обязательности тех или иных реквизитов можно узнать из Приказа Федеральной налоговой службы от 14 сентября 2020 г. N ЕД-7-20/662@ «Об утверждении дополнительных реквизитов фискальных документов и форматов фискальных документов, обязательных к использованию».

Самые распространенные ошибки связаны со следующими позициями в чеке:

• Предмет расчета. Частая ошибка — его отсутствие. Указывать наименование товара или услуги нужно обязательно.
• Количественная мера предмета расчета: единицы, киловатты, кубометры, тонны, литры, килограммы и пр. Это тоже тег обязательный для фискального документа.
• Агентские реквизиты. Они должны присутствовать, если вы работаете по агентской схеме.
• Реквизиты поставщика. Они также обязательны, если вы выступаете в качестве агента.

Итак, чеки, в которых отсутствует полнота картины, обязательная для верного расчета налогов, ФНС отбраковывает, помещая их в «жесткий карантин».

«Жесткий карантин» означает, что чек не принят вовсе, для налоговой его не существует — она не использует его при расчетах.

Таким образом, если часть чеков, описывающих ваши операции, просто выкидываются из общей картины, то реальный оборот корректно посчитать уже невозможно — и он будет налоговой посчитан неправильно, только на основании тех сведений, которые она приняла. Это грозит серьезными расхождениями: финансовый результат по вашей декларации не совпадет с результатом по вашей кассе. И тогда, конечно же, ФНС задаст вам определенные вопросы.

Вариант мягкий

Самая распространенная причина попадания чека в «мягкий карантин» — некритичная (не влияющая на итоговый расчет по налогу) ошибка в обязательном теге.

Например, не был указан реквизит со сведениями о кассире — просто не вписали в кассовую программу ФИО всех кассиров, работающих с этой кассой. Это информация не влияет на «математику». Рассчитать суммы можно и не зная имени кассира, который пробил чек.

То есть в «мягкий карантин» попадают чеки, ошибки в которых не влияют на анализ важных данных налогоплательщика.

Причина вторая — не был должным образом завершен процесс регистрации/перерегистрации кассы, либо процесс регистрации нового фискального накопителя. Например, пользователь просто забыл в личном кабинете налогоплательщика отправить в ФНС отчет о регистрации, сформированный контрольно-кассовой техников (в этом отчете указываются следующие параметры: дата, время, номер фискального документа).

Чеки, сформированные на такой кассе, все до единого автоматически будут отправляться в «карантин». В этом случае следует завершить процесс и обязательно дождаться от ФНС уведомления, что касса или фискальный накопитель зарегистрированы.

Чеки, помещенные налоговой в «мягкий карантин», из оборота не исключаются. Да, в них присутствуют ошибки, но эти ошибки не критичны, не влияют на точность расчета — то есть ФНС спокойно может посчитать по таким чекам ваш финансовый оборот и сделать верные выводы с точки зрения исчисления налогов. Поэтому ФНС не отбраковывает их полностью, а принимает к расчету.

В любом случае статус «в карантине» (не важно, в «жестком» или «мягком») требует исправления. Причем в обязательном порядке. Иначе впоследствии у вас возникнут проблемы.

Каковы последствия «чекового карантина»?

Пользователей онлайн-касс всегда волнует вопрос: а будут ли штрафы?

С формальной точки зрения «неправильный» чек — чек с ошибкой — означает, что пользователем были нарушены правила фискализации. А это автоматически влечет за собой вероятность штрафа. За каждый некорректный чек налоговая, в соответсвии с законодательством, имеет право выписать юридическому лицу штраф — от 5 до 10 тысяч рублей. Однако пока она не делает этого, давая возможность пользователю исправить чеки. Ей важнее получить полную корректную финансовую картину и верно исчислить налоги, нежели с ходу штрафовать. Но это пока. Вполне вероятно, что вскоре за каждый помещенный в карантин чек ФНС начнет выписывать штраф.

Нужно иметь в виду, что если чек в «карантине» и никаких действий для выведения его из этого статуса вы не предпринимаете, то у ФНС возникнут обоснованные претензии к вам. Особенно, если карантин «жесткий», неизбежно влияющий на корректность начисления налогов.

Мы советуем всем, кто заинтересован в открытом и комфортном взаимодействии с ФНС, посмотреть наш бесплатный вебинар, посвященный налоговым проверкам. Знания, полученные на этом вебинаре, помогут вам правильно работать с онлайн-кассой. Также вы узнате, как корректно отвечать на те или иные требования Федеральной налоговой службы.

Как вывести чек из карантина?

Варианты исправления в зависимости от сроков

Если с момента создания «неправильного» чека не прошло двух суток, то нужно просто сторнировать «ошибочный» документ и сформировать вместо него новый обычный чек — корректный.

Если же двое суток прошло, то сделать обычный чек, заменяющий предыдущий, уже нельзя — придется создавать чек коррекции с указанием даты совершения исходной операции.

Если это чек по коммунальным платежам, то отменить его и пробить новый можно в течении пяти дней.

Если же пять суток с момента формирования некорректного чека по коммунальным платежам прошло, то тоже создается чек коррекции.

В чем суть коррекции чека?

Ее суть — в создании абсолютно такого же чека, то есть со всеми некорректными тегами, но только зеркально обратного по признаку расчета:

• На чек с признаком «Приход» мы делаем чек «Возврат прихода».
• На чек с признаков «Расход» — чек «Возврат расхода».

Если чек коррекции вы делаете сами, по факту самостоятельного обнаружения ошибки, а не по требованию налоговой, то указываете в реквизитах соответствующий тип коррекции — «0» (он означает, что инициатива исправления принадлежит пользователю кассы).

Если коррекция выполняется по предписанию налоговой, обнаружившей ошибку, то в соответствующую позицию чека вписывается тип коррекции «1».

Создание чеков коррекции — стандартный алгоритм вывода фискальных документов из «карантина» любого формата — как «жесткого», так и «мягкого». Обычные кассы (не профессиональные) не обладают нужным функционалом для выбора другого — менее трудозатратного для пользователя — алгоритма.

Преимущества профессиональной онлайн-кассы

Между тем другой алгоритм есть, и он доступен пользователям скоростных профессиональных онлайн-касс — в частности нашей, фискального сервера «Валлаб».

Суть этого алгоритма проста: сторнирование некорректных чеков и создание новых — с тем же признаком расчета, с той же изначальной датой, то есть абсолютно таких же, но с исправленной ошибкой, из-за которой чек, собственно, и попал в «карантин».

Инструменты и программы компании «Валлаб» позволяют:

— Автоматически проверять статус созданного чека и понимать, принят ли он налоговой службой. У подавляющего большинства онлайн-касс такой функции просто нет. У сервера «Валлаб» она появилась за счет интеграции с базой оператора фискальных данных. Наша касса в автоматизированном режиме проводит мониторинг чеков, высланных в ОФД, и немедленно сообщает о проблеме, если она возникает. Тут же наша служба технической поддержи начинает принимать по этому поводу меры.

— Возможность выводить чеки из карантина не путем создания документов коррекции, а путем сторнирования ошибочных чеков и замены их на обычные корректные обеспечивается именно за счет интеграции с базой ОФД.

— Наши инструменты позволяют скачать весь массив созданных кассой чеков из базы оператора фискальных данных, а также с фискального накопителя.

— Детально проанализировать эти чеки, сторнировать некорректные (помещенные налоговой в карантин) и создавать вместо них корректные.

— Фактически при этом процессе производится сверка с данными бухгалтерского учета — сервер «Валлаб» позволяет восстанавливать чеки за прошлые периоды в полном соотвествии с деталями бухгалтерии и требованиями ФНС.

— Кроме того, мы, как независимые эксперты, берем на себя и функцию взаимодействия с налоговой службой — подготавливаем комплект необходимых экспертных документов, поясняющих, что именно, как именно и по какой причине было исправлено, чтобы донести до налоговой полный объем корректных чеков.

Все это делается в рамках инструкций самого регулятора. Успешных кейсов вывода чеков из карантина с помощью этого алгоритма у нас немало.

Обращайтесь за консультацией! https://www.vallab.ru/landing_2/prof_kassa.html

Читайте другие наши статьи:

– История бирж и крупнейших кризисов

– Как правильно делать чеки коррекции

Vallab – Гарантируем по-настоящему правильные чеки

– Официальный сайт

– +7 (495) 109-17-15