Как известно, золотой стандарт комплексной автоматизации бизнеса – внедрение системы ERP для управления всеми ресурсами предприятия. Но задача эта очень объемная и сложная. Согласно широко цитируемому исследованию Gartner, от 55 до 75% проектов ERP во всем мире терпят неудачу, не достигая поставленных целей полностью или частично.
В экосистеме программных продуктов 1С есть возможность снизить риски комплексной автоматизации и пошагово достичь поставленной цели. Расскажем об одном из возможных сценариев.
Шаг первый: создание единого пространства документов на базе 1С:Документооборота
Почему точкой входа в комплексную автоматизацию может стать 1С:Документооборот?
В отличие от специализированных решений для бухгалтерии, склада, конструкторского бюро и т.д., система электронного документооборота может быть внедрена во всех подразделениях предприятия.
Во-первых, предприятие получит важный опыт построения и эффективного использования единого информационного пространства. Пока что речь о пространстве документов и процессов по их обработке. Но его можно довольно быстро расширить за счет бесшовной интеграции с уже установленными на предприятиями решениями. Например, с 1С:Бухгалтерией, 1С:Зарплатой и управлением персоналом, 1С:Торговлей и т.д.
Во-вторых, в ходе автоматизации документооборота заказчик получит опыт:
- внедрения комплексного и многофункционального продукта;
- согласования интересов различных служб;
- преодоления в этих службах сопротивления изменениям;
- командного взаимодействия в единой прозрачной цифровой среде и т.д.
Все это позже пригодится в более масштабном и сложном проекте комплексной автоматизации.
В-третьих, в случае успеха проекта руководство и сотрудники предприятия-заказчика получат наглядный и убедительный пример, что вложенные в цифровизацию усилия могут приносить отдачу:
- 1С:Документооборот обладает интуитивно-понятным интерфейсом. Его легко осваивают даже пользователи с базовыми навыками работы на компьютере.
- Согласование документов в системе ускоряется с дней до часов. Доставка контрагентам – с дней и недель до минут. Поиск – с минут и часов до секунд.
- Компания экономит многие миллионы рублей в год за счет отказа от покупки бумаги, замены картриджей, почтовых расходов, аренды площадей под архив и т.д.
- Сокращение рутинных операций с документами высвобождает до трети рабочего времени специалистов, которое они могут потратить на более важные задачи.
- В числе этих более важных задач (которые, опять же, помогает выполнять 1С:Документооборот): планирование проектов, координация работы команд, анализ трудозатрат и результатов работы сотрудников, гибкое перераспределение задач между сотрудниками и оптимизация их взаимодействия.
Таким образом, внедрение 1С:Документооброта позволит накопить необходимый опыт и ресурсы для следующих шагов.
Шаг второй: создание единого информационного пространства на базе 1С:Комплексная автоматизация
Это решение нередко называют сокращенной версией 1С:ERP. В нем отсутствует часть функционала «старшего программного брата» – зато 1С:Комплексную автоматизацию проще и быстрее внедрять. Тем более что само внедрение обычно проходит по облегченному сценарию в типовой конфигурации.
1С:Комплексная автоматизация предназначена для малых и средних предприятий с количеством пользователей от 10 до 50 человек. Используется, в основном, в торговых, дистрибьюторских, сервисных компаниях, на небольших производствах. Позволяет автоматизировать бухгалтерию, торговлю, склад, расчет зарплаты, кадровый, производственный учет, взаимодействие с клиентами и поставщиками. Обеспечивает комплексное планирование, бюджетирование, высокую детализацию затрат, анализ результатов работы сотрудников и подразделений.
Система устраняет «лоскутную автоматизации» вместе с ее последствиями: разрозненностью, дублированием, противоречиями, ошибками данных, которые по отдельности хранились в локальных системах. Также 1С:Комплексная автоматизация заменяет устаревшие версии локальных систем и предоставляет пользователям более современные и эффективные инструменты управления.
1С:Документооборот легко вписывается в архитектуру 1С:Комплексной автоматизации, дополняя ее следующими возможностями:
- создание и редактирование входящих, исходящих и внутренних документов;
- согласование документов 1С:Комплексной автоматизации;
- работа с поручениями, задачами, бизнес-процессами документооборота;
- просмотр и редактирование связей между документами;
- создание, хранение, редактирование файлов произвольного типа;
- просмотр, создание, редактирование и отправка электронных писем.
- отслеживание и анализ трудозатрат сотрудников и т.д..
К примеру, сотрудник может сформировать внутренний документ 1С:Документооборота из карточки документа «Заказ клиента» в 1С:Комплексной автоматизации. А затем отправить его на согласование и отследить результаты.
Другой пример. Работая в системе 1С:Комплексная автоматизация, менеджер по продажам может присоединить к документу «Заказ клиента» файлы, поступившие от клиента по электронной почте и подписанные электронной подписью. Хранение файлов и сведений об электронной подписи обеспечит 1С:Документооборот.
Еще один пример. Пользователь 1С:Комплексной автоматизации может, не покидая систему, выяснить, как продвигается согласование документов контрагента в системе 1С:Документооборот.
Шаг третий: комплексная автоматизация на базе 1С:ERP
Но время идет. Компания развивается, масштабируется, открывает новые направления бизнеса, выходит на новый уровень сложности бизнес-процессов. И созревает до 1С:ERP. Снизить риски проекта поможет накопленный опыт внедрения и использования комплексных продуктов.
Система 1С:ERP предназначена для управления ресурсами средних и крупных предприятий любых отраслей (от машиностроения, металлургии и нефтехимии – до строительства, транспорта и агропрома). Количество пользователей варьируется от 30 до нескольких тысяч. К слову, совсем недавно, в сентябре с.г., было проведено успешное нагрузочное тестирование 1С:ERP на 12 тысяч пользователей, работающих в системе одновременно.
1С:ERP позволяет управлять всеми сторонами деятельности предприятия, от поставки запчастей до сбыта продукции, оптимизируя использование ресурсов по всей цепочке. От 1С:Комплексной автоматизации систему 1С:ERP отличает возможность подготовки отчетности по МСФО, более развитое бюджетирование и управление производством, наличие подсистемы управления ремонтами и т.д.
А со временем 1С:ERP может стать платформой, возможности которой будут расширяться за счет специализированных систем: PDM для управления жизненным циклом продукции, BI для многомерного анализа данных, EAM для управления активами предприятия и т.д.
При этом 1С:Документооборот останется важной частью общего информационного пространства, повышая эффективность работы с документами учетных систем и обеспечивая централизованное хранение этих документов.
