Мы с нашими читателями уже подсчитати сумму, которую ежегодно экономит типичная российская компания после перехода с бумажного на электронный документооборот внутри страны. Также вы можете оценить эффективность внедрения электронного документооборота с помощью калькулятора ФНС РФ на тестовых данных или данных своей компании.
Но выигрыш будет гораздо выше, если наладить обмен юридически значимыми электронными документами с зарубежными партнерами – т.н. трансграничный ЭДО.
Выгоды трансграничного электронного документооборота
По данным ряда исследований, внедрение электронных сопроводительных документов экономит компаниям от 5 до 10 евро на каждый документ или до 50 евро по циклу заказ – доставка – оплата.
Экономия накладных расходов при переходе на электронную транспортную накладную в среднем составляет 73%. Время таможенного оформления при импорте сокращается на 66%, экспортных процедур – на 44%. Финансовые издержки на экспорт снижаются на 31%.
К этому следует добавить возможный экономический эффект по стране от сокращения производственного цикла, который эксперты оценивают примерно в $2 млрд ежегодно.
Проблема в том, что подавляющее большинство компаний продолжают обмениваться документами на бумаге. Это поддерживает не только высокие издержки обмена документами, но и его низкую скорость: компаниям приходится ждать возврата документов полтора-два месяца и более. Если они вообще не затеряются в пути.
А ведь возможности подключиться к трансграничному ЭДО уже существуют. Но, видимо, не все о них знают.
Закон гласит: договаривайтесь с партнерами сами!
Большинство российских компаний сегодня активно обмениваются друг с другом юридически значимыми электронными документами, ускоряя совместный бизнес. Но не могут столь же просто отправить документ в зарубежную компанию, даже если она тоже использует у себя электронный документооборот.
Ведь в каждой стране – свое законодательство, стандарты, технологии, связанные с электронной подписью и криптографической защитой информации. Это и есть реальный барьер на пути трансграничного ЭДО. Чтобы создать пространство доверия в области ЭДО даже между двумя странами, требуются большие правовые, организационные и технологические усилия на уровне государств. На это уходят годы.
Потенциально установить между собой трансграничный ЭДО сегодня могут более 90 стран мира. Ведь их национальные законы об электронной подписи соответствуют типовому закона ЮНСИТРАЛ (Комиссии ООН по праву международной торговли). Но пока что Россия успела договориться только с Республикой Беларусь и Казахстаном. Eще с 9 странами, включая Китай, Индию, Азербайджан и др., ведутся пилотные проекты и переговоры.
Но есть и альтернативный путь. Еще в прошлом году федеральным законом от 04.08.2023 № 457-ФЗ были внесены важные поправки в закон об электронной подписи (от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Они позволяют участникам трансграничной торговли обмениваться юридически значимыми электронными документами без международного договора, на основании соглашения между участниками сделки.
С чего начать?
Вероятно, с чтения методических рекомендаций для участников трансграничного ЭДО. Они описывают механизм обмена документами с использованием доверенной третьей стороны (ДТС) и оператора ЭДО содержат перечень формализованных документов, которыми могут обмениваться компании (при этом допускается обмен неформализованными документами).
Рекомендации разработаны по итогам пилотного проекта России и Беларуси. Однако ФНС РФ рекомендует их использовать и при работе с компаниями других стран.
У вас уже есть намерение начать обмен электронными документами с конкретным зарубежным партнером? Вначале имеет смысл проверить, установил ли уже кто-то из российских операторов ЭДО отношения с оператором ЭДО нужной страны. Если да – можно обсудить с зарубежным партнером выгоды перехода на юридически значимый ЭДО и заключить с ним соглашение. А затем использовать механизм доверенной третьей стороны и оператора ЭДО, которые проверяют и подтверждают электронные подписи участников трансграничного обмена документами.
Также рекомендуем использовать проверенный инструмент подготовки и согласования электронных документов – систему 1С:Документооборот. Согласитесь: насколько привлекателен трансграничный бизнес, настолько высоки и его риски. Тщательная проработка этапов и деталей сделок, шлифовка договоров, своевременная отработка каждого письма и задачи помогут выстроить с зарубежными партнерами долгосрочные взаимовыгодные отношения.
