От отказа от неясных приглашений на встречи до сплетен — вот некоторые правила современного рабочего места.
Существует ненулевая вероятность того, что ваши действия сведут с ума ваших коллег.
Возможно, это приглашение на встречу без контекста или то, как вы сдерживаетесь от важной офисной болтовни. Возможно, дело в том, как вы стучите по клавиатуре, как будто разжариваете стейк.
Знание и соблюдение этикета современных технологий на рабочем месте может помочь вам построить более прочные профессиональные отношения или, по крайней мере, привести к уменьшению количества врагов.
Независимо от того, находитесь ли вы в кабинете или на диване, подумайте о том, чтобы делать некоторые вещи по-другому во время встреч, в сообщениях и со всеми другими вашими техническими инструментами.
«Люди привыкают работать дома, а затем идут в офис… и там разные правила и предпочтения», — сказала Кендра Лози, соавтор книги «Цифровой этикет для чайников».
Вот шесть вещей, о которых вам и вашим коллегам (не стесняйтесь прислать им это) следует помнить на работе.
Больше сплетничайте, но правильно
У сплетен плохая репутация, но это полезный инструмент для ориентации на современном рабочем месте. Он может распространять полезную информацию, помогать командам налаживать взаимопонимание, а иногда и уберегать людей от неловких или опасных ситуаций. Но делать это нужно этично и в правильных приложениях.
Используйте сплетни и частные разговоры, чтобы поделиться своей зарплатой с коллегами и узнать, недоплачивают ли вам. Используйте его, чтобы рассказать о своих проблемах — вы можете обнаружить, что другие люди сталкиваются с такими же проблемами, и решите принять меры. Если в вашей компании неспокойно, сплетни — это способ быть в курсе последних событий и понять, стоит ли вам беспокоиться о своем положении.
Избегайте разговоров о частной жизни людей за их спиной, не допускайте личных нападок и знайте, когда следует хранить секреты.
Не используйте приложения для рабочего общения, такие как Teams или Slack — все, что вы туда вводите, может оказаться в руках отдела кадров или даже команды юристов, если возникнет судебный процесс. Используйте такие приложения, как Signal, WhatsApp или инструмент сквозного зашифрованного обмена сообщениями по вашему выбору. Помните, ни одна частная болтовня не может быть полностью безопасной — в конце концов, сплетники любят распространять сплетни.
Не будьте тираном встреч
Неправильное планирование встреч на удивление чревато и является хорошим способом оттолкнуть людей.
Никогда не отправляйте приглашение на встречу без контекста и не планируйте встречу, если кто-то недоступен. Отправка приглашений без подробностей может вызвать у некоторых людей ненужное беспокойство, особенно если вы их менеджер.
«Скажите: «Вот о чем я рассказываю и почему это важно», — говорит Молли Уэст Даффи, соавтор книги «Никаких обид: тайная сила принятия эмоций на работе». «Совершенно разумно, чтобы человек отказался», если вы не указываете контекст.
Заранее создайте повестку дня и включите ее в приглашение или отправьте отдельное сообщение, — сказал Лози. Если вы не можете придумать повестку дня или цель, возможно, вам вообще не нужна эта встреча. Регулярное планирование встреч без четкой цели может создать у ваших коллег впечатление, что ни одна из ваших встреч не важна.
«Прежде чем приглашать людей, подумайте о ценности времени каждого участника», — говорит Лиз Фосслиен, соавтор Даффи. «Готовы ли вы выбросить два ноутбука в окно, чтобы они оказались там?»
Уважайте периоды времени, которые люди выделяют, чтобы сосредоточиться на работе или избегать встреч, сказал Фосслин. Microsoft Outlook и Календарь Google позволяют вам узнать, есть ли у кого-то конфликт в расписании.
«Вы хотите, чтобы люди с радостью приходили на вашу встречу», — сказала она. «Не раздражаюсь, прежде чем они войдут в дверь или включат Zoom».
Тсс, твоя клавиатура (и голос) слишком громкие
Ваш голос громче и разносится дальше, чем вы думаете. Проводите собрания или звоните по телефону в приватных зонах, когда они доступны. Если вы проводите встречу в общественном месте, не забудьте отключить звук. Нет смысла раздражать как очных, так и удаленных коллег.
Те же правила применяются к включению любимых мелодий или просмотру TikToks в офисе. Отправьтесь куда-нибудь в уединенное место или наденьте наушники.
Проголодались во время Zoom? Постарайтесь не есть во время встреч, но если нужно, выключите камеру и микрофон, — сказал Лоузи. Если вы находитесь в конференц-зале с настольными микрофонами, отнесите мятую обертку от сэндвича как можно дальше.
«Элемент профессионализма и уважения все еще должен присутствовать, даже в непринужденной обстановке», — сказал Лоузи.
Ваш голос, видео и жевание — не единственные раздражающие звуки, которые вы можете издавать. Щелкающий звук вашей клавиатуры также может раздаваться по всему офису, если вы стучите по клавишам. По возможности выбирайте тихую клавиатуру и печатайте легким прикосновением. (Мой коллега из службы поддержки Крис Веласко рекомендует эту тихую клавиатуру Logitech .)
Делитесь информацией в нужных местах
Спросите людей, как им нравится получать информацию. Некоторые люди до сих пор, что шокирует, предпочитают электронную почту. Некоторым нравится Slack или Teams, а другие хотят общаться лицом к лицу, будь то лично или через видеочат. «Где бы вы ни отвечали своим коллегам или общались с ними, убедитесь, что они это проверяют», — сказал Даффи.
В случае со Slack и Teams, если вы не отвечаете на чье-либо сообщение в ветке, а вместо этого отвечаете в более широком канале, оно может затеряться в других обсуждениях. Отмечайте коллег или отправляйте им сообщения напрямую, чтобы они видели ваши сообщения, — сказал Лоузи. Также избегайте чрезмерной болтовни и шуток в этих каналах, поскольку они приводят к тому, что реальная работа теряется в шуме.
Чем быстрее и четче вы сможете общаться и работать со своей командой, тем меньше вероятность, что вам придется тратить время на устранение путаницы.
«Просто помните, это может закончиться встречей», — сказал Лоузи. «Никто этого не хочет».
Прекратите многозадачность: у вас это ужасно получается
Эксперты говорят, что если вы не делаете заметки во время встречи, не отвлекайтесь на ноутбук или смартфон.
Лично вы можете взять с собой ноутбук, чтобы записать основные моменты, получить необходимую информацию для встречи или спроецировать презентацию на большой экран. В противном случае лучше держать устройства закрытыми, чтобы уменьшить соблазн ответить на сообщение или отвлечься, сказал Лоузи.
По словам Фосслиена, на виртуальных встречах постарайтесь уменьшить фоновые отвлекающие факторы на вашем компьютере. Это может означать сворачивание других окон и отключение звука в Teams или Slack. Люди могут заметить, когда вы не заняты и выполняете другие задачи вместо того, чтобы уделять внимание. А людям, которые носят очки, следует помнить, что они могут отражать то, на что вы на самом деле смотрите, добавил Фосслин.
Выясните, что больше всего раздражает людей
Чтобы непреднамеренно не раздражать коллег, вместе с командой выясните их предпочтения. Нравится ли людям фоновая музыка в комнате отдыха или на кухне? Хотят ли они использовать текстовые сообщения, Slack или электронную почту? Они любят непринужденные беседы или это отвлекает их от работы?
«Мы часто говорим: «Давайте просто начнем проект», — сказал Даффи. «Но то, что возникает позже, — это различия в том, как мы хотим общаться или работать вместе».
Разговаривайте о нормах как можно раньше и чаще. Это может означать жонглирование домашними раздражениями, когда дело касается цифровых коммуникаций и инструментов.
В конце концов, просто будьте внимательны к человеку, с которым работаете. Им не обязательно быть вашим лучшим другом, и вы должны, по крайней мере, находить друг друга терпимыми с 9 до 5.
В итоге, принятие ответственности за собственное поведение и умение видеть ситуацию со стороны поможет создать взаимопонимание и доверие среди коллег.
