Внедрение электронного документооборота и цифровизация вызывают много вопросов у обычных пользователей. Предполагается, что переход к информационному обществу произойдёт к 2030 году. В рамках этого проекта реализуется программа «Цифровая экономика», в которую входит постепенный перевод кадровой службы в цифровой сегмент.
Основной идеей внедрения электронного документооборота является возможность быстрого и безопасного создания и отправки документов по назначению. Теперь не только руководители, но и рядовые сотрудники могут создавать и заверять необходимые документы с помощью электронно-цифровой подписи (ЭЦП).
В течение 2022 года работа по внедрению электронного документооборота проводилась в тестовом режиме с участием компаний, которые добровольно выразили желание участвовать. После согласования всех деталей будет принято решение об обязательном переходе на электронные носители.
Электронно-цифровая подпись — это информационная технология, которая позволяет подтвердить авторство или отправителя документа. Использование ЭЦП значительно ускоряет документооборот, сокращает время передачи документов между службами и даёт возможность работнику, находящемуся вдали от офиса, подписать документ. Технология основана на шифровании и не поддаётся подделке, но её создание и использование всё ещё требуют значительных затрат.
Электронный документооборот: право или обязанность
Статья 22.2 Трудового кодекса Российской Федерации гласит, что компания имеет право использовать электронный документооборот (ЭДО). Это означает, что руководитель компании может самостоятельно принять решение о переходе на ЭДО, если посчитает это необходимым.
Компания может воспользоваться ресурсами портала «Работа в России» для организации электронного документооборота или создать собственную платформу. Однако, несмотря на то, что получение ключей безопасности на портале может быть достаточно дорогостоящим, компании, работающие с ЭДО, часто выбирают этот вариант из-за отсутствия возможности разработки собственного программного обеспечения.
Виды ЭЦП
Сертификаты, доступные на портале «Работа в России», делятся на три категории:
* **Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)** — выдаётся руководителям предприятий и служб с использованием инфраструктуры электронного правительства.
* **Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)** — выдаётся с использованием инфраструктуры электронного правительства или порядок проверки устанавливается непосредственно работодателем.
* **Простая электронная подпись (ПЭП)** — выдаётся непосредственно при явке заявителя. Этот вид подписи может быть предоставлен всем работникам предприятия.
На портале «Работа в России» также можно получить бесплатный ключ, который представляет собой электронную подпись, но он менее защищён от взлома и обычно не используется для утверждения документов компании.
Если в компании есть информационный ресурс с электронным документооборотом, то можно создать собственные ключи, которые будут представлять собой логин и пароль для доступа к ресурсу. В этом случае ключи работникам может выдать руководитель компании.
Какие документы можно подписывать ЭЦП
С 22 ноября 2021 года вступил в силу Федеральный закон № 377-ФЗ, который внёс изменения в Трудовой кодекс. Теперь в трудовых отношениях активно используется электронный документооборот.
Электронные документы имеют такой же статус, как и бумажные, и не требуют дублирования на бумаге. В электронном виде можно подавать трудовые договоры, внутренние документы компании, отчёты о командировках, заявления, оформлять отпуска и передавать документы в государственные органы.
На данный момент программа электронного документооборота находится в тестовом режиме. Для подписания кадровых и других электронных документов используются усиленные электронные подписи, УКЭП или УНЭП. Затраты на их приобретение и обслуживание несёт сама компания. Простые электронные подписи (ПЭП) пока используются только для подписания незначительных внутренних документов компании, таких как табели, графики, уведомления, приказы о командировках и служебные записки.
Виды документов, которые обязательны на бумажных носителях
В обязательном порядке оформляются следующие документы:
* трудовая книжка (также предоставляются электронные сведения);
* акт о несчастном случае на производстве;
* приказ об увольнении работника;
* документы о прохождении инструктажа (с личной подписью работника, подтверждающей ознакомление).
Какая ЭЦП нужна для заверения документов
УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) подходит для заверения документов, отправляемых в государственные органы, для подписания трудовых договоров, больничных листов, а также для ведения экономической и отчётной документации.
Сертификат УКЭП выдаётся бесплатно руководителю компании в единственном экземпляре. Электронный цифровой ключ действует в течение 1 года, после чего его необходимо подтверждать и продлевать срок действия. Заместители руководителя, главный бухгалтер и сотрудники юридической службы могут приобрести ключи за дополнительную плату.
В случае утери ключа инициируется процедура его отзыва в соответствии с разработанным алгоритмом.
УНЭП (не квалифицированная электронная подпись) используется для подписи локальных актов предприятия, инструктажей, правил по охране труда, документов о премировании, актов. Однако документ, подписанный УНЭП, нельзя подать в государственные органы, даже если составившее его лицо имеет на это право по статусу. Для подачи электронного документа необходимо использовать УКЭП.
Как обеспечить безопасность цифровой подписи
Чтобы гарантировать безопасность всех операций, связанных с использованием электронной подписи (ЭП), важно не передавать цифровой носитель или информацию, необходимую для его использования, другим лицам.
Для предотвращения незаконного использования электронной цифровой подписи (ЭЦП) рекомендуется ограничить доступ к компьютеру, с которого выполняются операции с использованием ЭЦП. Кроме того, следует установить программное обеспечение, обеспечивающее безопасное взаимодействие с сетевыми ресурсами.
Если у вас остались вопросы, пишите на https://myjus.ru и наши специалисты ответят на все ваши вопросы. Консультация бесплатная!
