В планах правительства — перевести к 2024 году на электронный документооборот большинство хозяйствующих субъектов. Это хорошо, но есть и нерешённые проблемы.
В статье мы расскажем, какие носители лучше всего подходят для хранения электронных документов и какие форматы оптимальны. Также мы обсудим сроки хранения.
Коротко о главном
Компании, которые до сих пор ведут документацию на бумаге, можно назвать «динозаврами» в мире бизнеса. Большинство организаций уже давно перешли на электронные системы и программы для работы с документами. Однако некоторые предприятия и организации по-прежнему предпочитают передавать документы контролирующим органам и партнёрам на бумаге.
Но это можно изменить. Для этого достаточно:
* знать, как работает система электронного документооборота;
* иметь цифровую подпись.
Электронный документооборот позволяет упростить и ускорить работу бухгалтерии, а также вывести ведение и хранение документов на новый уровень. Функции электронного документа такие же, как и у бумажного, но электронный документ можно обрабатывать с помощью специальных электронных систем.
Электронный документооборот — отличный инструмент для передачи отчётности налоговикам и другим надзорным инстанциям, а также для обмена документами с партнёрами. Электронные документы могут быть бухгалтерскими, управленческими, кадровыми и т.д. Каждый из них, подписанный электронной подписью, имеет такую же юридическую силу, как и бумажный эквивалент.
Важно понимать разницу между электронными документами и их копиями. Копии — это цифровые образы конкретных документов, которые не имеют юридической силы. Электронные документы же могут быть формализованными или неформализованными, но в любом случае требуют наличия цифровой подписи. Они рассматриваются проверяющими органами как оригиналы.
Электронные копии же являются сканированными версиями оригиналов и не имеют юридической силы. Копия без оригинала — это просто «фантик», не имеющий реальной ценности.
Хранение: основные требования и нюансы
Для электронных документов не предусмотрено специальных требований, но есть законы, которые регулируют работу с бумажными документами уже много лет. Например, это «Закон об архивном хранении». Однако эти законы не подходят для электронных документов.
В 2015 году Министерство культуры выпустило приказ №526, который содержит некоторые рекомендации по работе с цифровыми документами. Многие организации, работающие с электронными документами, опираются на положения этого приказа.
Вот основные правила хранения электронных документов в организации:
1. Архив формируется после описи и должен храниться в цифровом формате в специальном хранилище. Если это невозможно, то можно использовать физические носители.
2. Основной экземпляр и рабочий экземпляр документа не должны храниться на одном носителе.
3. Оптимальный формат для хранения — PDF.
4. Раз в 5 лет необходимо проверять состояние носителей информации (работоспособность, целостность данных и т. д.).
5. Если данные повреждены или обнаружены ошибки, то нужно создать новые файлы и записать их на новые носители. При этом необходимо стремиться к обеспечению полноты, достоверности и целостности данных, представленных в электронном виде.
6. Хранение должно быть организовано таким образом, чтобы исключить возможность утраты, несанкционированного доступа и искажения информации.
7. За сохранность электронного архива должно отвечать конкретное лицо. Если такого лица нет, то ответственность автоматически ложится на директора организации.
8. Копии документов нужно выдавать по запросу в цифровом виде с квалифицированной подписью или на бумаге.
Таким образом, основные принципы хранения электронных документов сводятся к обеспечению их защищенности и наличию как минимум двух идентичных экземпляров одного документа. Кроме того, необходимо регулярно проверять состояние электронного архива.
Федеральный стандарт бухгалтерского учета 27/2021
В 2022 году вступил в силу новый стандарт — 27/2021. Он содержит ряд важных изменений в требованиях к хранению первичных документов и регистров учёта.
Вот основные положения стандарта:
* необходимо хранить только оригиналы документов;
* не допускается перевод бумажных документов в электронный вид для удобства хранения. За уничтожение бумажных копий могут возникнуть проблемы;
* хранение документов и информации в электронном виде за пределами страны не допускается;
* должен быть приказ с перечнем лиц, имеющих доступ к хранилищу;
* в случае утраты первичной документации необходимо оперативно восстановить её;
* документы можно уничтожать только после истечения срока хранения.
О хранении
**Вот несколько вариантов хранения электронных документов:**
1. **Локальный архив на жёстком диске.** Это самый простой способ хранения. Все документы группируются по заданным критериям и хранятся на жёстком диске. К нему имеют доступ все сотрудники. Однако этот вариант не самый удобный и безопасный.
2. **«Облако».** Документы хранятся на удалённом сервере, доступ к которому обычно закрыт для посторонних лиц. Администратор может ограничить доступ к «облаку» или предоставить его только определённым категориям лиц. Отдельные файлы можно защитить от редактирования или загрузки, чтобы они были доступны только для ознакомления. Единственный недостаток этого варианта — необходимость наличия доступа к интернету.
3. **Архивные системы электронного документооборота.** Это наиболее современный способ хранения электронных документов. Многие предприятия, организации и предприниматели уже используют системы электронного документооборота для взаимодействия с налоговыми органами, обмена актами, договорами и другими документами с партнёрами.
Для использования этого варианта необходимо воспользоваться услугами оператора. Хранение в системе электронного документооборота обеспечивает:
— постоянный доступ к документам;
— возможность распечатки, копирования и отправки;
— равнозначность электронных документов, подписанных электронной подписью, оригиналам;
— простоту поиска информации.
В следующих разделах мы расскажем о других важных моментах.
Хранение и утилизация
Электронные документы должны храниться столько же, сколько и бумажные. Вот основные требования к срокам хранения различных типов документов:
- первичная документация, квартальные финансовые отчеты, учетная политика, а также документы, связанные с электронными цифровыми подписями (сертификаты и так далее), и другие документы должны храниться в течение 5 лет;
- годовые финансовые отчеты — 10 лет;
- документы с данными о доходах физических лиц — 75 лет;
- передаточные акты и пояснительные записки — бессрочно.
Важно отметить, что отсчёт срока хранения документов нужно начинать с 1 января года, следующего за годом создания конкретного документа. Например, если первичная документация была принята в архив в марте 2023 года, то её необходимо хранить до начала января 2029 года.
Основанием для этого служат положения пункта 2 статьи 21.1 №125-ФЗ от 22 октября 2004 года «Об архивном деле».
После истечения срока хранения документы можно уничтожить. Рекомендуется утилизировать не только файлы, но и носители информации.
Сертификат электронной подписи истек до отведенного на хранение документа периода: что делать
Это вполне обычная ситуация. При её разрешении важно опираться на положения Федерального закона № 63-ФЗ.
Во время проверки необходимо иметь действующий сертификат подписи и доказательства того, что предыдущий вариант сертификата был действительным на дату подписания документа.
Некоторые операторы предлагают функцию автоматической смены подписей. Это означает, что ежегодно система автоматически обновляет подписи для всех хранящихся документов. В этом случае вопрос о легитимности подписей перестаёт быть актуальным.
Если у вас остались вопросы, пишите на https://myjus.ru и наши специалисты ответят на все ваши вопросы. Консультация бесплатная!
