Порой выбор онлайн-кассы становится сложнее выбора автомобиля. И чаще всего ошибки совершаются тогда, когда компания не понимает, что ей в реальности требуется от контрольно-кассовой техники.
Мы расскажем о наиболее частых ошибках, возникающих по этой причине.
Ошибка 1. Берем самую дешевую!
Главная ошибка при выборе онлайн-кассе — искать наиболее экономичный вариант. Казалось бы, касса она и есть касса. В реестре одобренных на сайте ФНС есть? Есть. Требованиям 54 ФЗ соответствует? Соответствует. Чеки печатает? Печатает. Ну, и что тогда мудрить? Покупаем ту, что обойдется дешево.
Но, как правило, так мыслят лишь те, кто еще не «набил шишек» и ценой драгоценного опыта не пришел к мысли, что дешевое решение далеко не всегда правильное.
Важнейшая задача, которую вы решаете с помощью онлайн-кассы, — сдача налоговой отчетности, к которой у контролирующего органа не будет вопросов. Задумайтесь — решит ли дешевая касса эту задачу?
И тут очень многое зависит от профиля деятельности.
✅ Например, для ИП, занимающегося розничным ритейлом и имеющего одну торговую точку, недорогой смарт-терминал подойдет идеально.
А теперь представьте, что смарт-терминалом начинает пользоваться организация, у которой на обслуживании от десяти тысяч и более лицевых счетов — интернет-провайдер или управляющая компания застройщика… Не позавидуешь их сотруднику, которому потребуется выбить на такой кассе десять тысяч чеков, а перед этим еще и внести фактически вручную все необходимые реквизиты в каждый документ.
Лучше на старте отказаться от мысли найти дешевый вариант. Искать нужно вариант, который обеспечит вас достаточным, исходя из характера вашей деятельности, функционалом. Только определившись с набором необходимых опций, можно начинать искать решение наиболее экономичное из тех, что представлены и рынке и подходят конкретно вам.
Другой вопрос — как определиться с этим набором необходимых опций? Ведь, казалось бы, если касса состоит в реестре ФНС, то она априори должна обладать всем нужным для работы функционалом?
Ошибка 2. Принимать за аксиому утверждение «Соответствует 54 ФЗ — значит, подходит»
Нет, продавец вам не врет. Его касса действительно соответствует всем требованиям закона о применении контрольно-кассовой техники, а значит, казалось бы, подходит и вам. Проще простого сделать именно такой вывод, не так ли?
Не принимайте это за аксиому. Идите дальше. Углубляйтесь в тонкости.
Многие просто не осознают, что, например, касса для розничного ритейла заточена под достаточно простые торговые операции. Грамотно ее настроив, можно формировать чеки со всем необходимым набором тегов, согласно 54 ФЗ. Но достаточен ли набор этих реквизитов для ваших чеков?
Предположим, вы работаете по агентской схеме с несколькими фирмами. Если посреднические услуги присутствуют в вашей работе, то они, конечно же, должны быть отражены и в соответствующих реквизитах ваших фискальных документов.
Спросите у менеджера, который предлагает вам конкретную модель контрольно-кассовой техники, сумеет ли эта касса в одном чеке отобразить информацию сразу по двум ваших поставщикам? Может выяснится, что нет. В одном чеке не сможет. Сможет только в двух. А вам нужна возможность сформировать один.
Так что, сама по себе фраза «Соответствует 54 ФЗ» — это что-то вроде шильдика. Наклеить его можно на любую современную онлайн-кассу. Но это не гарантия того, что касса полностью отвечает вашим потребностям.
— Многое зависит от программного наполнения, — объяснит вам продавец. — Касса с нужными вам опциями обойдется на 20 тысяч дороже.
Итак, не смотрите на «шильдик» про 54 ФЗ — смотрите на функции, которые вам нужны.
И да, чем их больше, тем дальше вы от самого дешевого варианта.
✅ Как правильно работать с онлайн-кассой, чтобы не иметь проблем с налоговой? Смотрите наш вебинар — узнаете много важного и полезного.
Ошибка 3. Не тестировать кассу до покупки
Нередко кассу приобретают, просто веря продавцу на слово: да, эта модель обладает нужными вам опциями.
Не стоит доверять безоговорочно. По одной простой причине — большинство менеджеров-консультантов банально не разбираются ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете, и уж тем более в нюансах вашего бизнеса. Они не моргнув глазом скажут вам дежурную фразу: «Касса вам подходит». Не потому, что обманывают, а потому что не обладают всей полнотой информации о том, что вам в реальности требуется с точки зрения формирования корректных фискальных документов.
После того, как продавец сообщил вам, что весь набор необходимых вам опций в кассе присутствует, задайте ему вопрос: «А можете показать, как ими воспользоваться?» Вам нужно на практике понимать, как именно выглядит процесс формирования чеков на данной конкретной кассе.
В некоторых ситуациях бесспорно хорошие облачные кассы, предназначенные для онлайн-торговли, не всегда отвечают реальным потребностям даже торговой компании, не говоря уже об управляющих компаниях из индустрии жилищно-коммунального хозяйства.
Пример из жизни. Компания, реализующая парфюмерию, решила приобрести популярное облачное решение — «Атол Онлайн». Первым делом представитель компании поинтересовался у менеджер-консультанта, принимает ли касса платежи, идущие через «Сбербанк Онлайн». И получил ответ:
— Да, конечно, интеграция есть.
Что ж, прекрасно. Компания заплатила за аренду кассы, приобрела и зарегистрировала фискальный накопитель, ну а дальше…
Да, облачная касса действительно принимала платежи, идущие через «Сбербанк Онлайн», но первые же чеки принесли разочарование. Это были предельно простые, с минимальной детализацией документы. А по целому ряду операций требовался именно сложный расчет.
Представьте ситуацию. Покупатель внес предоплату за духи, которые компания должна была доставить ему из Турции. И следовало создать чек по факту 50-процентной предоплаты. Через какое-то время компания поставила покупателю товар и должна была сформировать еще один чек, чтобы показать налоговой, что товар стоит 10 000 рублей, из которой половина уже внесена покупателем, а оставшиеся 5000 рублей выступают в качестве долга. Еще через какое-то время покупатель погасил долг — и требовалось создать последний чек на факту реализации товара.
Но в реальности «Сбербанк Онлайн» видел лишь отдельные платежи. У него нет необходимой информации для того, чтобы связать все эти операции, он не понимает, что это одна, растянутая по времени оплата. Следовательно, не было возможности создать чек на реализацию — формировались лишь чеки на оплату.
Так что, сама по себе связка облачной кассы с системой «Сбербанк Онлайн» не предполагает функции сложного расчета по чекам. Интеграция в данном случае — это просто галочка в интерфейсе онлайн-кассы.
Идеальный вариант понять, подходит ли онлайн-касса для вашей компании или нет — использовать демоверсию. Только на практике вы сможете оценить полезный функционал кассы.
Ошибка 4. Сначала покупаем, потом думает об интеграции
Для управляющих компаний в индустрии ЖКУ, для операторов связи и в принципе для компаний с большим количеством лицевых счетов единственным верным решением будет выбор облачной кассы — почему это так, мы писали в этой статье
К сожалению, многие думают, что облачный сервис сразу же решит все их проблемы, предоставив им автоматизацию, необходимый функционал по сложному расчету чеков и возможность корректировки фискальных документов за прошлые периоды (а это важная опция, так как бухгалтерия постоянно имеет дело с перепроводками и необходимостью сформировать корректный чек за предыдущую дату).
Но это не так. Облачный сервис требует интеграции в вашу систему взаимодействий и расчетов с клиентами. И это, увы, одна из самых распространенных и трудно исправимых ошибок — сперва решительно приобрести облачную кассу, а после долго и мучительно пытаться интегрировать ее силами штатного программиста в уже существующую CRM.
Это может свести на нет всю вашу экономию на старте. Сэкономленные при покупке кассового оборудования десять или пятнадцать тысяч рублей в итоге могут вылиться в серьезные затраты — ваш штатный или нанятый под задачу программист потратит недели, а то и месяцы на доведение до ума программного обеспечения кассы. А человекочасы стоят дорого.
И самое неприятно — кассу невозможно, как обычный товар, просто вернуть продавцу и получить назад деньги. Вы уже зарегистрировали ее на сайте ФНС, ей присвоен уникальный 16-значный индивидуальный номер. И если вы вдруг поймет, что эта касса категорически вам не подходит, все что вам останется — приобрести другую, забыв о выброшенных на ветер деньгах.
А для для компаний, ежемесячно имеющих дело с лицевыми счетами, по которым постоянно требуется производить перерасчет, критически важен целый ряд функций.
Важна возможность интеграции в единое облачное пространство с уже существующей CRM-системой.
Важна автоматизация процесса работы с контрольно-кассовой техникой. Все должно быть быстро и легко. Никто не должен вводить вручную номенклатуру, расчет по тарифу и объему потребленного клиентом ресурса и прочие реквизиты.
Касса в автоматическом режиме должна контролировать создание чеков, производить необходимый расчет по ним и мониторить статусы чеков на сервере ФНС, периодически сверяясь, всем ли документам налоговая дала зеленый свет, не ушла ли часть чеков в карантин. Ну а если это случилось, неплохо иметь возможность беспроблемно корректировать подобные чеки за прошлые периоды.
А если автоматизация отсутствует или недостаточна для выполнения всех необходимых задач? Многое придется делать в ручном режиме. И это дополнительная серьезная нагрузка на сотрудника, ответственного за онлайн-кассу.
Не менее важен и вопрос технической поддержки. Могут ли специалисты службы техобслуживания предоставить вам экспертную консультацию, например, о том, какой чек лучше сформировать в той или иной вызывающей затруднение ситуации, а не просто заменить фискальный накопитель? С заменой фискальника вы, в общем, справитесь и сами — это не сложная задача.
Как же найти отвечающую всем этим требованиям контрольно-кассовую технику?
Несложно. Вы прямо сейчас находитесь на канале создателей такой онлайн-кассы — фискального сервера «Валлаб».
Обращайтесь. Всегда рады проконсультировать.
Читайте другие наши статьи:
– Что ждет селлеров Wildberries?
– Как правильно делать чеки коррекции
Vallab – Гарантируем по-настоящему правильные чеки
– +7 (495) 109-17-15