Выбор контрольно-кассовой техники для управляющих компаний жилищно-коммунального хозяйства, УК от закройщика и операторов связи затруднен тем, что 99,9% имеющихся на рынке онлайн-касс предназначены для торгового сегмента, а это решения совершенно из другой оперы…
Таким компаниям приходится обслуживать большое количество лицевых счетов, да к тому же еще постоянно иметь дело с долгами и переплатами, в силу чего их расчеты отличатся сложностью. Очевидно, что онлайн-касса им нужна со специфическим набором профессиональных функций.
Выбор предложений на рынке широк. Как выбрать то, что подходит именно вам? Давайте вместе сделаем несколько шагов в сторону оптимального решения.
Шаг 1. Убедиться, что онлайн-касса, которую вы намерены приобрести, состоит в реестре контрольно-кассовой техники ФСН
На всякий случай напомним прописную истину: любая выпускаемая производителем модель ККТ должна в первую очередь пройти экспертную проверку налоговой службы: а соответсвует ли она вообще требованиям закона о контрольно-кассовой технике? Прошедшим проверку моделям ФНС дает зеленый свет и заносит в этот реестр.
Модель кассы, не состоящую в реестре налоговой, вообще нельзя использовать.
Ну то есть, использовать ее вы, конечно, можете, но вот только зарегистрировать такую кассу в ФНС не выйдет — ей просто не присвоят уникальный серийный номер, и оправлять созданные ею чеки на сервер налоговой у вас не получится. А это все равно что работать совсем без кассы. На всякий случай напомним, что штраф за подобное для организаций составляет от 75% до 100% — за каждый расчет «мимо кассы».
Словом, если модель, к которой вы прицениваетесь, находится в реестре одобренных ФНС онлайн-касс, это означает, что она соответсвует 54 ФЗ, и работать на ней можно.
Шаг 2. Понять, что фраза «касса соответствует 54 ФЗ» — не гарантирует, что она подходит вам
В 2024 году можно с уверенностью сказать, что все представленные на рынке модели онлайн-касс соответствуют требованиям Федерального закона № 54. Модель, не отвечающую им, налоговая служба просто не внесла бы в реестр ободренного ею контрольно-кассового оборудования.
Все огромное разнообразие представленных на рынке моделей контрольно-кассовой техники можно разделить всего лишь на три типа:
- кассы, которые подключаются к компьютеру,
- кассы, которые работают автономно,
- кассы, существующие в облаке.
И все они прекрасно подходят для разных видов торговой деятельности. Но ваш бизнес — это не точка розничной торговли, верно? И к интернет-торговле вы не имеете отношения. Вы оказываете услуги, а ваша бухгалтерия на постоянной основе ведет работу с лицевыми счетами, особенность которых в том, что их:
- много,
- расчет по ним сложен в силу особенностей вашего взаимодействия с клиентами: у кого-то за определенный период переплата, у кого-то долг — и все это следует отразить в чеках, чтобы у ФНС не возникло никаких вопросов к вам.
Именно из-за объема фискальных документов и особенностей их расчета мы крайне не рекомендует вам выбирать обычную, предназначенную для торговых операций кассу.
Проиллюстрируем жизненной историей — случаем, что называется, из практического опыта.
Итак, бухгалтер управляющей компании выбирала онлайн-кассу. Модель (как ей показалось, подходящую) она нашла в интернете. Позвонила менеджеру и первым делом спросила, подходил ли эта касса для УК. Получив ответ, что все необходимые функции есть, она приехала в офис продавца, чтобы посмотреть на кассовый аппарат.
Это был смарт-терминал от известно на рынке производителя, с предустановленным программным обеспечением, с собственной операционкой и с необходимыми базовыми приложениями для работы с товарным учетом. Словом, отличная касса, с красивым цветным экраном, обладающая всем необходимым функционалом… Вот только одна «маленькая» проблемка — функционалом, достаточным для ведения обычной торговой деятельности.
«Проблемку», увы, наша героиня осознала не сразу, а лишь когда пришло время формировать чеки.
— Что делать? — звонит она менеджеру, который продал ей кассовый аппарат. — Я не понимаю, куда нажимать, чтобы пробить всю эту кучу чеков?
— Как «что делать»? Нажимайте «Выбить чек»…
— В смысле? Мне четыре тысячи человек произвели оплату.
— Ну, вам нужно внести «номенклатуру», вбить «цену за единицу» и так далее…
— Как вы себе это представляете? Как я набью такое количество чеков?
— Ну, значит, вам нужна автоматизация.
Узнав, что автоматизация в ее конкретном случае будет стоить еще полмиллиона, бухгалтер очень расстроилась.
Да, формально каждая онлайн-касса умеет записать любые данные (ведь она отвечает требованиям 54 ФЗ), но на обычной автономной кассе управляющая компания, у которой в течение месяца происходит множество расчетов, просто не сможет эффективно работать — слишком велики трудозатраты. Согласитесь, это граничит с безумием — набирать все детали каждого документа в ручном режиме. Ну а автоматизация такой кассы — неоправданно дорогое удовольствие. У программиста вряд ли получится довести решение для розничного ритейла до функционала, который в реальности требуется управляющей компании. Нет, большинство всех этих торговых касс предназначены для простых операций, при которых факт продажи совпадает с фактом реализации. Несмотря на приставку «смарт» они не достаточно умны, чтобы произвести правильный расчет по всему массиву ваших лицевых счетов и учесть в чеках всю вашу сложную «математику».
Вывод: компаниям, обслуживающим большое число лицевых счетов, совершенно не подходят решения для торгового ритейла. Им нужно решение облачное.
В крайнем случае (если лицевых счетов не так много, и вся база компании помещается на собственном компьютере) подойдет «компромиссное» решение в виде фискального регистратора. Он относится к типу касс, подключаемых к компьютеру или ноутбуку и не имеющих собственного экрана. С виду это просто коробка, а по сути принтер с чековой лентой и фискальным накопителем, на котором сохраняется информация о произведенных расчетах.
Но все же фискальный регистратор — решение довольно специфическое: для тех, кто готов не выключать ноутбук из сети, не перемещать его со стола в течении всего того времени, пока печатаются чеки (а их немало).
Решение оптимальное — все-таки облачная касса. Альтернативы ей сомнительны. Это решение скоростное, дающее возможность хранить на серверах ваши базы данных, и главное — решение гибкое в плане автоматизации.
Шаг 3. Выбрать правильную облачную кассу
Облачные кассы делятся на две категории. Одни просто предоставляют вам удаленный доступ к оборудованию — это как если бы использовали фискальный регистратор, но только находящийся не на вашем столе, а в в дата-центре. Вы просто берете онлайн-кассу в аренду. При этом нужно иметь в виду, что программное обеспечение облачного сервиса может не отвечать в полной мере вашим задачам.
Есть другой тип облачных касс — это кассы, которые предоставляют вам возможность облачного хранения данных и при этом «физически воплощены», то есть находятся непосредственно у вас в офисе. Касса такого типа — решение более подходящее, если она специализированная и обладает профессиональным, «заточенным» под ваши задачи ПО. Подобный сервер не просто физически напечатает вам весь необходимый массив чеков, но и автоматически произведет «умный» расчет по ним — а в этом и состоит, согласитесь, ваша основная цель.
К такому классу облачных решений относится, например, наша онлайн-касса — фискальный сервер «Валлаб».
Шаг 4. Понять главное: вам нужна не касса сама по себе, а касса, способная решать ваши проблемы
Многим бухгалтерам, наверное, это утверждение покажется парадоксальным. Касса только прибавляет проблем — вся эта электронная отчетность, необходимость делать сверки, следить, чтобы данные учета совпадали с данными по кассе… Сплошная головная боль накануне сдачи деклараций за отчетный период.
Касса-помощник, а не касса, требующая постоянного контроля, — разве это возможно?
Возможно, если вы точно знаете, чего от нее хотите. Что именно касса должна для вас делать, каковы ваши потребности и ожидания, отвечает ли им ее функционал? Выбирая решение, руководствуйтесь прежде всего этими вопросами и уделяйте особое внимание функциональным возможностям.
Например, вы перепровели платеж. Вы будете искать соответсвующий чек вручную, что ли? Нет, вам нужно программное обеспечение, позволяющее автоматически находить чеки, которые следует сторнировать. Причем программа, интегрирующаяся в вашу CRM-систему. Вы же не будете ради чеков менять всю вашу многострадальную, сложную систему взаиморасчетов с клиентами? Нет, конечно. Поэтому программное обеспечение кассы должно расширять и дополнять вашу текущую CRM.
Ваша онлайн-касса должна:
- Безболезненно интегрироваться с большинством популярным CRM.
- В автоматическом режиме следить за всем массивом ваших чеков, обеспечивая своевременную сверку с данными бухгалтерского учета.
- Самостоятельно производить сложный расчет по фискальным документам.
- Автоматически мониторить статус ваших чеков на сервере налоговой и вовремя сигнализировать о возникающих ошибках (это когда ФНС что-то «не нравится» в одном из ваших чеков или сразу в нескольких).
- Обладать функционалом, позволяющим корректировать чеки предыдущих периодов (да-да, не просто один чек, а целый массив «чеков из прошлого» — например, по предписанию налоговой, либо по вашей собственной инициативе во избежание подобных предписаний). Что, согласитесь, важно для соблюдения простого правила сдачи идеальной отчетности, в которой данные бухучета совпадают с данными онлайн-кассы.
Из всего этого следует очевидный вывод: не стоит пытаться искать решения, не отвечающие вашим реальным потребностям. Их все равно придется «допиливать» вашему штатному программисту, а это слишком дорогое удовольствие.
Гораздо эффективнее сразу смотреть в сторону профессиональных онлайн-касс, специально предназначенных для компаний, обслуживающих на постоянной основе множество лицевых счетов. Фискальный сервер «Валлаб» — именно такое решение.
Позвоните нам +7 (495) 109-17-15 ! Мы ответим на ваши вопросы
Читайте другие наши статьи:
– Что ждет селлеров Wildberries?
– Как правильно делать чеки коррекции
Vallab – Гарантируем по-настоящему правильные чеки
– +7 (495) 109-17-15