О заказчике
Любимая Типография — рекламно-производственная компания полного цикла, которая специализируется на изготовлении печатной и сувенирной продукции любых форматов, а также производстве и установке наружной рекламы.
Основные рабочие процессы и взаимодействие с клиентами строятся на базе Битрикс24.
Задачи
Быстрое распределение Сделок и Контактов на других ответственных
У компании есть множество крупных заказчиков, которые регулярно пользуются услугами типографии в течение многих лет. За каждым из них закреплен персональный менеджер, который отвечает за все связанные с заказчиками сделки.
Когда тот или иной сотрудник уходит в отпуск или берет больничный, руководителю приходится вручную распределять Контакты и Сделки данного менеджера на других ответственных. Однако распределение занимает большое количество времени, что негативно сказывается на скорости и качестве обслуживания крупных клиентов.
Заказчику было необходимо решение, которое позволит минимизировать затраты времени на распределение Контактов и Сделок сотрудников, которые ушли в отпуск или оформили больничный.
Быстрый возврат перераспределенных Сделок и Контактов на исходного ответственного
Когда сотрудник возвращается из отпуска или закрывает больничный, руководителю необходимо вернуть распределенные Контакты и Сделки на исходного ответственного. Данная процедура значительно сложнее распределения и требует еще больше времени. Это связано с тем, что руководителю приходится вспоминать, на какого именно менеджера был распределен тот или иной заказчик, а затем вручную менять ответственного.
Требовалось решение, которое позволит автоматически возвращать все Сделки и Контакты сотруднику, который временно отсутствовал.
Решение
Создание бизнес-процесса для автоматического распределения Сделок и Контактов
Нашими специалистами был реализован бизнес-процесс в ленте новостей «Передача сделок и контактов другому менеджеру», который позволяет автоматически передавать Сделки и Контакты сотрудников, которые временно отсутствуют, на других ответственных.
Чтобы запустить процесс, необходимо указать следующие данные:
- Сотрудника, который уходит в отпуск или на больничный.
- Сотрудников, на которых будут распределены Сделки и Контакты.
Далее остается только нажать кнопку «Запустить».
Автоматический возврат Сделок и Контактов на исходного ответственного
Как только сотрудник возвращается из отпуска или больничного, ему необходимо вернуть все Сделки и Контакты, за которые он был ответственен. Для этого руководителю достаточно зайти в раздел «Автоматизация» и нажать всего одну кнопку «Вернуть Сделки и Контакты».
Далее система автоматически возвращает указанному сотруднику все Сделки и Контакты, которые были распределены на других ответственных. Таким образом, процедура возврата выполняется в пару кликов и занимает буквально несколько секунд.
Стоит отметить, что данный процесс может быть запущен как вручную, так и автоматически, например, сразу после окончания отпуска сотрудника.
Результат
Главный итог нашей работы — полная автоматизация процесса распределения Сделок и Контактов сотрудников, которые находятся в отпуске, а также их возврат на исходного ответственного. Руководителям больше не нужно тратить время на ручное распределение, а сотрудники не теряют наработанную базу постоянных клиентов. Кроме того, крупные заказчики получают оперативную обратную связь по проектам, даже когда их персональный менеджер временно отсутствует.
Наше решение позволило клиенту:
- Сократить затраты времени на распределение Сделок и Контактов с нескольких часов до 2 минут
- Увеличить скорость и качество обслуживания постоянных клиентов
- Освободить руководителей отделов продаж от трудоемких, рутинных задач
Описанное решение может быть реализовано как в коробочных, так и в облачных редакциях Битрикс24. Для реализации в облаке потребуются:
- Тариф Битрикс24 «Профессиональный»
- Подписка «Битрикс24 Маркет Плюс»
- Расширенная версия приложения REST Активити Б24
Читайте другие бизнес-кейсы по автоматизации рабочих процессов в Битрикс24 и 1С на официальном сайте компании IT-Solution!