Когда речь заходит об автоматизация HR, встает вопрос: действительно ли можно автоматизировать сферу, так сильно ориентированную на человека? Конечно, можно! ІT-технологиям делегируют рутинные и неинтересные задачи, а менеджеров задействуют в том, что они умеют лучше всего, а именно — в создании условий, когда персонал доволен и имеет все необходимое для качественного выполнения своей работы.
Что такое автоматизация HR-процессов?
Задействование технологий позволяет почти полностью избавиться от монотонных задач, в частности специальным сервисам и программам доверяют:
- публикацию вакансий и отправку стандартизированных ответов;
- внесение в базу данных сведений о новых специалистах;
- оформление заработной платы;
- тематические рассылки и многое другое.
Конечно, автоматизировать все не получится. Финальное утверждение кандидата на должность, личные встречи с членами команды, разработка долгосрочных стратегий, оценка и оптимизация процессов — это операции нельзя переложить ни на автоматизацию, ни на ИИ. Однако, внедрение автоматизированной HRM-системы целесообразно, поскольку позволяет сосредоточиться на действительно важном. Учитывая это рассмотрим основные преимущества и стратегии внедрения автоматизации HR-аналитики и процессов.
Основные преимущества автоматизации HR-процессов
Бизнесы, которые активно цифровизируют рабочие процессы, отмечают для себя такие выгоды:
- Экономия времени (и ментального здоровья персонала). Поскольку эйчарам больше не нужно так долго выполнять повторяющиеся действия, у них появляется время и энергия для сложных задач, которые требуют максимальной включенности. Менеджеры отмечают, что работать становится легче и интереснее, а дедлайны больше не кажутся проблемой.
- Улучшение качества работы благодаря снижению вероятности человеческой ошибки. Автоматизация работы для HR выгодна во всех отношениях, т.к. выполняя рутинные задачи, сотрудники склонны терять концентрацию, что неизбежно приводит к ошибкам. При условии правильной настройки программного обеспечения вероятность ошибок в вводе данных заметно уменьшается.
- Экономия денег. Когда операции, которые человек долго выполнял самостоятельно, переложены на программы, они выполняются быстрее и точнее. На сложные задачи остается больше времени, а на исправление ошибок его требуется меньше. Словом, беспроигрышный вариант для всех.
- Качественный контроль над работой HR-отдела. До внедрения системы автоматизации HR ответственным сотрудникам приходится получать доступ к данным из разных не синхронизированных источников. Тогда как HRM-программное обеспечение не только помогает автоматизировать эти задачи, но и отображает всю необходимую информацию через удобный пользовательский интерфейс. Это дает возможность выявить процессы, нуждающиеся в улучшении.
- Сильный личный бренд работодателя, повышение лояльности персонала. Когда все, кто работает в компании, довольны организацией процесса, улучшается производительность и эффективность их труда, таланты не спешат увольняться, чтобы устроиться в другую компанию.
В программах автоматизации HR-процессов назначают ответственного за каждое направление, поэтому удобно следить за сроками и объемом исполнения задач.
В чем ценность цифровизации для бизнеса?
Внедрение информационных технологий — это история не о краткосрочных выгодах, а о долгосрочном планирования. Принятые сегодня решения будут приносить пользу еще долго после того, как те, кто все настроил, покинут компанию. Возможно, вы слышали шутку: программист тратит 5 часов, чтобы автоматизировать то, что можно сделать за 5 минут? Отчасти это так, но разница в том, что 5 часов нужно потратить один раз, а по 5 минут — каждый день.
Когда компания решается внедрить автоматизацию бизнес-процессов, нужно сначала оценить потребности, желания и ожидания. И только потом приниматься за реализацию инициативы. Это занимает времени и требует определенных финансовых вложений. Но инвестиции окупаются.
Однако выбор, установка и настройка программного обеспечения — самая легкая часть цифровизации. После нужно говорить с сотрудниками и объяснять им, почему было принято такое решение, провести обучающие тренинги и семинары по работе с тем или иным сервисом. Ведь привычки играют значительную роль в жизни каждого человека.
Чтобы изменения в рабочих процессах были приняты, нужно грамотно коммуницировать, писать инструкции, создавать видео-гайды, устраивать мастер-классы, т.е. поддерживать членов команды на каждом шагу. И это, бесспорно, изнурительная и сложная работа. Но как только буря видна автоматизация в действии, все удивляются: как мы жили без нее раньше?
Так, системы LMS экономят до 70 % времени, потраченного на онбординг как со стороны HR, так и со стороны сотрудника. Также они позволяют отслеживать темп новичков, наблюдать, как быстро и насколько успешно они адаптируются. Выгода от автоматизации HR-процессов компании здесь двойная: руководители понимают, когда новому сотруднику можно давать новые задачи, не перегружая его, а также получает данные о том, где сотрудник затрудняется, что дает возможность улучшить онбординг в дальнейшем.
Подытожим: цифровизация важна, если хочется обеспечить наивысшую эффективность и продуктивность команды. Конечно, на этом пути возможны трудности, прежде всего сопротивление персонала. Но в силах HR-команды сделать необходимое, чтобы убедить сотрудников в правильности выбранного решения и помочь быстро адаптироваться к переменам. Тем более, что внедрять HR-аналитику и автоматизацию целесообразно не только на этапе онбординга, обучения и развития, но и еще на этапе найма, планирования отпусков и даже в управлении заработной платой.
