В предыдущих статьях (часть 1 и часть 2) мы рассматривали способы концентрации внимания на работе — приведение в порядок своего рабочего места и настройка инструменты и технологий таким образом, чтобы они не отвлекали от рабочих задач.
В данной статье мы рассмотрим еще один способ концентрации внимания.
Способ 3: Сведите к минимуму свои внутренние отвлекающие факторы.
Осознание того, как и почему мы отвлекаемся, является ключевым моментом для достижения сосредоточенности. Мы можем утверждать, что хотим быть внимательными в течение рабочего дня, но наши действия часто противоречат этому.
Вот несколько примеров:
- Вы испытываете трудности при выполнении своих задач, поэтому постоянно обращаетесь к инструментам управления проектами и стратегическим документам.
- Вы опасаетесь что-то упустить, поэтому держите свой почтовый ящик открытым и участвуете во всех разговорах.
- Вы стремитесь произвести хорошее впечатление на своего руководителя, поэтому отвечаете на сообщения в любое время суток.
Как отмечает Дэниел Гоулман в своей книге «Фокус: скрытая сила совершенства», наиболее серьёзным отвлекающим фактором является не общение с окружающими, а внутренний диалог.
“Самым сильным отвлекающим фактором является не болтовня окружающих нас людей, а скорее болтовня нашего собственного разума”.
Это больше, чем просто настройка параметров в приложении или организация рабочего пространства. Важно осознавать свои действия и оптимизировать их для поддержания постоянной концентрации внимания.
Расставляйте приоритеты, чтобы знать, какая работа важна.
Одна из основных причин, по которой мы ищем развлечения, заключается в том, что нам становится скучно. Мы слишком долго работаем над задачей или не видим в ней смысла, и тогда наш мозг начинает искать что-то более интересное. Хотя некоторые эксперты утверждают, что всё зависит от силы воли, исследования показывают, что мы не можем контролировать своё поведение.
Вместо этого самый простой способ уменьшить количество отвлекающих факторов — убедиться, что вы работаете над правильными задачами.
Как пишет Курт Стейнхорст, автор книги «Могу ли я привлечь ваше внимание»:
«Отвлекающий фактор, по сути, заключается в непонимании того, что важно».
Существует множество методов для определения приоритетов в вашей работе. Однако мой любимый метод — использование матрицы Эйзенхауэра, которая позволяет классифицировать задачи как важные или срочные.
Эта матрица была разработана бывшим президентом США Дуайтом Эйзенхауэром и представляет собой простую четырёхклеточную таблицу, которая помогает вам отделить «срочные» задачи от «важных». В общем, срочные задачи — это те, на которые, по вашему мнению, необходимо отреагировать немедленно, например, электронные письма, телефонные звонки, текстовые сообщения или новости. В то время как важные задачи — это те, которые способствуют выполнению вашей долгосрочной миссии, ценностей и целей.
Матрица представляет собой простую таблицу, в которой объясняется, что делать с каждым типом задач:
- важные и срочные: сделайте это сейчас
- важные, но не срочные: запланируйте время для их выполнения
- не важные и не срочные: передайте их кому-нибудь другому
- не важные и не срочные: избавьтесь от них
Используйте систему повышения продуктивности, например, GTD, чтобы организовать свое время
Приоритезация помогает сосредоточиться на важных задачах и избегать отвлечений. Однако для поддержания организованности и концентрации необходима эффективная система. Getting Things Done (GTD) — это метод повышения продуктивности, который помогает систематизировать задачи и минимизировать влияние отвлекающих факторов.
GTD объединяет все текущие задачи и проекты в одном месте, предотвращая их спонтанное появление в мыслях. Кроме того, эта система позволяет всегда знать, что нужно сделать дальше.
Когда все мысли собраны в одном списке, мозг перестаёт думать о задачах до тех пор, пока они не понадобятся, например, при походе в магазин.
Распределите время на общение с командой.
Среди всех отвлекающих факторов рабочего дня общение является самым неприятным. То, как многие из нас используют электронную почту и чаты в течение рабочего дня, фактически представляет собой ещё одну форму многозадачности. Просто представьте, как часто вы переключаетесь между своим почтовым ящиком и более важными задачами.
Особенно остро эта проблема стоит перед удалёнными командами, которые стремятся быть эффективными на работе, то есть всегда быть доступными и участвовать в каждом разговоре.
Вместо этого выделите определённое время в течение дня для общения с командой. Такой тип активного общения не только помогает успокоить внутренний голос, который заставляет вас проверять почту весь день, но и может сделать вас более продуктивным и творческим.
Однако для того, чтобы этот подход работал, вся ваша команда должна знать, когда вы доступны (а когда нет). Обязательно чётко сообщайте, когда вы будете на связи, и устанавливайте сроки ответа.
Следите за естественным притоком энергии и чаще делайте перерывы.
Наш организм регулирует уровень энергии в течение дня, следуя циркадному ритму — 24-часовым внутренним часам, определяющим периоды бодрствования и усталости. Проблема возникает, когда мы пытаемся работать, когда уже устали: в такие моменты наш мозг склонен отвлекаться на более лёгкие задачи. Понимание уровня вашей энергии позволит вам планировать свой день так, чтобы работать в соответствии с ним.
Хотя каждый человек имеет индивидуальный ритм жизни, большинство людей проходят через схожие этапы:
- После пробуждения и выхода из сна уровень энергии начинает расти естественным образом.
- К 10 утра достигается максимальный уровень концентрации, сохраняющийся до послеобеденного спада энергии между 13:00 и 14:00.
- Во второй половине дня уровень энергии снова растёт, пока не упадёт где-то между 9 и 11 часами вечера, когда большинство людей ложатся спать.
Ключевой момент — соответствие ваших задач уровню энергии. Выполняйте важные дела утром, когда вы наиболее бодры, и оставляйте малозначительные задачи, такие как проверка электронной почты и общение, на время, когда вы естественным образом чувствуете усталость.
Чем больше вы будете контролировать уровень энергии вашего организма, тем меньше вероятность того, что ваш мозг будет искать способы отвлечься.
Необязательно постоянно пребывать в рассеянности.
Кажется, что мы всё больше времени проводим в таком состоянии. Возможно, это связано с окружением, используемыми инструментами, внутренними проблемами или сочетанием этих факторов. Главное, что это не должно быть нашим обычным состоянием.
Следуя этим рекомендациям, мы сможем сократить количество отвлекающих факторов в течение рабочего дня и стать более внимательными, продуктивными и счастливыми.
#Продуктивность #Работа #Офис #Дом #Сосредоточение