В предыдущей статье мы рассматривали первый способ концентрации внимания на работе — приведение в порядок своего рабочего места.
В данной статье мы рассмотрим еще один способ концентрации внимания.
Способ 2: Настройте свои инструменты и технологии, чтобы они не отвлекали вас.
После того как вы оптимизировали своё рабочее пространство и домашнюю обстановку, чтобы они не отвлекали ваше внимание, пришло время уделить внимание используемым вами приложениям и инструментам.
Хотя многие из них, такие как электронная почта, чаты и программы для совместной работы, созданы для повышения вашей производительности, они также предоставляют множество возможностей для отвлечения.
Даже короткий взгляд на ваш почтовый ящик может заставить вас отвлечься от основной задачи и сосредоточиться на чём-то другом. Согласно исследованию Глории Марк из Калифорнийского университета в Ирвине, большинство сотрудников тратит всего 3 минуты на выполнение одной задачи, после чего происходит переключение на другую задачу, и из них 2 минуты уходит на использование цифровых инструментов.
Электронная почта, чаты и инструменты для управления проектами необходимы в работе, но они могут отвлекать от основных задач. Как использовать их эффективно?
Проведите аудит уведомлений в ваших приложениях и инструментах.
В настоящее время многие инструменты и приложения стремятся отправлять вам уведомления. Однако следует тщательно контролировать доступ к ним.
Уведомления постоянно мешают сосредоточиться на действительно важных задачах. Это самый нежелательный вид «продуктивного отвлечения», когда кажется, что вы всё делаете правильно, но в итоге это приводит к потере фокуса и снижению общей производительности.
Вместо того чтобы позволять приложениям и инструментам управлять вашим временем, рассмотрите и проанализируйте каждое из них, чтобы определить его реальную значимость. Что касается вашего смартфона, дизайнер и писательница Эрин Казали предлагает разделить уведомления на три категории:
- Мгновенные: всё, о чём вы хотите узнать сразу же. Например, текстовые сообщения, звонки или другие важные уведомления. Оставьте эти уведомления активными.
- Актуальные: всё, о чём вы хотите узнать в удобное для вас время (но не сразу). Отключите все уведомления, кроме пиктограмм, чтобы иметь возможность проверять их позже.
- Удалить: всё, что вам абсолютно не нужно знать. Вы можете отключить все уведомления или удалить приложение полностью.
Также можно провести аудит уведомлений с использованием других инструментов для работы. Это может включать отключение определённых каналов в вашем мессенджере. Настройте уведомления из приложений так, чтобы они приходили ежедневно, а не сразу. Или отключите уведомления на рабочем столе в вашем почтовом ящике, чтобы они не отвлекали вас постоянно.
Научитесь использовать функцию «Не беспокоить» для повышения продуктивности.
Хотя проверка уведомлений помогает снизить уровень отвлекающих факторов, иногда требуется дополнительная помощь. Многие устройства имеют встроенный режим «Не беспокоить», который блокирует новые уведомления и сообщения.
Этот инструмент отлично подходит для минимизации отвлекающих факторов, особенно когда нужно сосредоточиться на важной задаче. Однако некоторые люди опасаются пропустить важные события из-за использования этой функции.
Как отметила Пэрис Мартино, которая оставила свой телефон в режиме ожидания на 8 месяцев:
«Конечно, минусом является то, что я не отвечаю на сообщения и электронные письма сразу, но плюсом является то, что я не отвечаю на сообщения и электронные письма сразу… Технически я ничего не пропустила. Все уведомления отображаются на моём экране и ждут меня, если мне действительно потребуется узнать, что происходит, но теперь я принимаю решения на своих условиях».
Разумеется, вы не можете полностью отключиться от мира. Вместо этого попробуйте делать короткие перерывы на физические упражнения в течение рабочего дня — всего 15–20 минут — и оцените, насколько больше вы успеете сделать.
Перенесите как можно больше работы на компьютер.
Ваш мобильный телефон часто становится причиной отвлечения во время рабочего процесса. Изменение настроек уведомлений и использование режима ожидания могут помочь снизить влияние телефона, но стоит также пересмотреть своё отношение к нему на работе.
Часто мы используем телефон как для рабочих, так и для личных дел. Каждый звонок и уведомление могут быть связаны с обновлением статуса, но также могут быть вызваны проблемами в семье или неожиданными визитами друзей.
Психологи называют это переменным вознаграждением, и именно поэтому мы любим играть в азартные игры. Каждое нажатие на кнопку игрового автомата открывает множество возможностей.
Чтобы телефон не мешал вам сосредоточиться, отложите важные дела. Проверяйте электронную почту только на своём ноутбуке. Удалите приложения для общения в чате.
Это не только уменьшит вероятность проверки телефона в течение дня, но и сделает компьютеры и ноутбуки незаменимыми инструментами для выполнения важных задач. Таким образом, вы сможете уделять больше внимания своей работе, чем при использовании телефона.
Используйте инструменты, которые не рассеивают ваше внимание.
Хотя вы можете стремиться к уменьшению количества отвлекающих элементов, создаваемых вашими программами и сервисами, ещё один подход заключается в применении менее отвлекающих приложений. Современные инструменты для работы обычно предоставляют опции, функции или альтернативы, способствующие концентрации.
Например, вместо мощного текстового редактора попробуйте простой markdown-редактор, такой как iA Writer или Focused. Вместо сложного инструмента для создания заметок, такого как Evernote, выберите более простую альтернативу, например Simplenote.
Используемые вами инструменты подобны вашей рабочей среде. Они могут либо помогать вам сосредоточиться, либо рассеивать ваше внимание. Правильный инструмент предоставляет вам необходимое без перегрузки лишними опциями, меню и отвлекающими элементами.
Продолжение статьи читайте в третьей части.
#Продуктивность #Работа #Офис #Дом #Сосредоточение