Хвосты. Долги. Долгострои. «Когда уже будет готов проект?!»... Все дедлайны давно вышли, а мы всё откладываем да откладываем... И стыдно уже, и даже думать не хочется обо всех этих завалах... Если сердце ваше тягостно сжалось — погодите расстраиваться, я не буду «усугублять боль клиента» и нагнетать кошмар: у меня таких дел тоже накапливается немало. Давайте лучше уделим семь дней, чтобы с ними разобраться.
Конечно, все дела мы не сделаем — но постараемся немножко уменьшить груз невыполненного, при этом не впадая в истеричное «Доделаю всё к лету (1 сентября, Новому году, дню рождения) и упаду без сил». Так мы не будем :)
Что нужно для применения:
— Три листа бумаги размера А4 (вы можете пользоваться любыми электронными средствами, но я настоятельно рекомендую именно олдскульный вариант — бумагу; позже поймёте почему)
— Линейка, ручка или карандаш
— Таймер (можно на телефоне)
— Десять минут на чтение этого текста, минут 30-50 на составление трёх списков и ещё 90 минут на сегодняшнюю практику
— По 90 минут в последующие шесть дней
— Решимость и спокойствие :)
С чего начать
Начинаем с самого предсказуемого — я прошу вас составить список... Нет, ТРИ списка.
Шаг 1. Подготовка бланков
Возьмите три листа бумаги размера А4. На каждом из этих трёх листов проведите поля шириной примерно 5 см или чуть больше. И еще сверху на каждом листе напишите его название.
Первый лист — для дел, связанных с вашей работой, профессией и деньгами. Вы можете написать в верхней части листа заголовок, который это обозначит. Например: «Рабочие долги» или «Личный бюджет — сделать». Название выбирайте такое, чтобы вам было понятно, что на этом листе окажется. На моём первом листе, к примеру, будет написано: «Консультации / Онлайн-проекты / Профессия».
Второй лист — для всего из категории «Личное». Это и семья, и здоровье, и отношения с любимым человеком, и ваши мечты, и заветные желания, и ваша вера и убеждения... Всё то, что делается для души. Только вы знаете, что личное, а что нет. Я вот, когда цветы пересаживаю, это «Личное», а не «Дом». Этот лист может называться как угодно, и, если вам хочется, можете назвать его как-то более романтично.
Третий лист будет посвящён движимому и недвижимому имуществу. Это место для записи домашних дел, покупок, заботы об одежде и автомобиле... В общем, тут пишите про любое имущество, кроме денег: они, как мы помним, уже нашли себе место на первом листе.
Шаг 2. Составляем три списка отложенных дел
Возьмите ручку или карандаш — и запишите разные дела из тех категорий, которые написаны в заголовках листов. Всякие неважные глупости не пишите совсем (кроме случаев, когда никак не можете выбросить их из головы).
Старайтесь крупные дела разбивать на смысловые блоки — фрагменты, для выполнения которых нужно в идеале не больше 90 минут.
Напишите ровно столько дел, связанных с работой и профессией, сколько поместится на лист А4.
Вы спросите: но куда писать остальные дела, которые не уместились на лист? Их же на целую тетрадь хватит, а не только на три листочка? Я отвечу просто: если мы сделаем хотя бы малую часть накопившихся сейчас дел за эти семь дней, уже станет легче. Нам на неделю нужно всего примерно семь дел из каждой категории.
Когда лист закончится — заканчивайте с этой категорией и пишите дела из следующей. Так у вас получатся три списка дел — три густо исписанных листа.
Шаг 3. Рейтинг
Берёте по очереди каждый из листков. Внимательно читаете, что написано в списках. Понимаете, какое дело из перечисленных самое важное.
Оно может быть или самое «зудящее» (эмоционально вас ранит), и тогда закрыть такое дело важно, чтобы перестать винить себя. Или оно несёт за собой самые большие выгоды и шансы. Или вы обещали это дело самому дорогому для вас человеку, поэтому оно самое важное. Или вас сильнее всего накажут, если вы не сделаете.
Не важно, какой критерий вы выбираете для оценки — найдите среди всех дел на листке самое главное и поставьте рядом с ним на полях цифру «1».
Теперь смотрите на оставшиеся дела — найдите самое главное из оставшихся, присвойте ему рейтинг «2». Делайте так до тех пор, пока все ваши дела, выписанные на листок, не окажутся оценены — чем меньше на полях номер рядом с написанным делом, тем важнее дело. С остальными двумя листками сделайте то же самое.
Теперь можно похвалить себя и немного отдохнуть, а потом приступить к практике.
Подготовка к практике
Каждый день на этой неделе вам понадобится ровно по полтора часа. Это время можно и нужно разбить на три «подхода» по 30 минут.
Перед практикой очень прошу вас хотя бы немного отдохнуть — не надо делать задания, если вы валитесь с ног.
На время практики отключите интернет на телефоне. Если вы знаете, что вас легко отвлечь — разлогиньтесь в мессенджерах и соцсетях. Постарайтесь сосредоточиться и убрать из поля внимания все отвлекающие вас обстоятельства.
Практика
Возьмите любой из трёх листков. Прочитайте, что за дело на этом листке написано под первым номером. Поставьте таймер на 30 минут. Скажите себе: «Это только на полчаса. Я точно смогу продержаться полчаса». Настройтесь продуктивно поработать.
Делайте самое важное дело с первого листа ровно 30 минут, пока таймер не просигналит. Постарайтесь выбрать такую часть дела, которая поместится в полчаса труда.
Даже если вы увлечётесь и вам захочется продолжать — постарайтесь прерваться. На сегодня по этому направлению достаточно! Это принципиальный момент: мы не «додавливаем» дела. И вообще не фиксируемся на том, чтобы «точно сегодня это доделать, хоть кровь из носу». Нет, так не надо.
Выдержали полчаса? Отлично! Это намного больше, чем ничего. Теперь отдохните, займитесь другими вещами, но назначьте точное время, когда продолжите. Например, первый 30-минутный блок был утром до работы, второй может быть во время обеденного перерыва, а третий — после работы.
Ваша задача — с полным погружением заниматься делом № 1 с каждого из трёх листков в течение 30 минут. Если дело закончится, а таймер ещё не зазвенел — начинайте дело № 2 с того же листка.
Выполнив какое-то дело полностью, вычеркните его из списка.
Результаты каждого дня и практики
Когда все три рабочих блока по 30 минут будут позади, оцените результаты за день. Даже если вы разочарованы — не унывайте. Всё нормально. Обязательно себя похвалите. Хорошо бы также написать в дневник небольшой отчёт, как вы себя чувствуете, появились ли какие-то размышления, идеи.
Постарайтесь сегодня пораньше лечь спать и поменьше тратить время на «воров времени» — чтение пустых и неважных новостей, телевизор и так далее. Ваша задача — завтра суметь найти ещё 90 минут для разгребания завалов, кроме обычных рутинных дел. В оставшиеся шесть дней практика остаётся той же самой:
1) Возьмите любой из трёх списков
2) Посмотрите, что там за дело на верхушке рейтинга
3) Наберитесь решимости продержаться 30 минут
4) Сделайте это дело или его часть
5) Отдохните
6) Повторите то же самое с двумя другими частями списка
7) Вечером хорошенько похвалите себя и подведите итоги дня
8) Напишите отчёт
Когда неделя закончится, перечитайте старые списки, которые несут следы ваших усилий. Посмотрите, как прошла практика, запишите свои впечатления, решите, как вы примените этот опыт в будущем.
Как усовершенствовать методику
На четвёртый день вы начнёте свыкаться с режимом доделывания. Но мы смотрим в будущее. А именно — в начало следующей недели. Начнётся понедельник, наша интенсивная неделя закончится, а дела-то ведь не все будут переделаны, правда? Конечно, правда. ВСЕ дела мы не переделаем никогда, потому что они плодятся, как кролики.
Так вот: в середине недели можно составить такие же три списка, с которыми вы сможете действовать, когда закончится интенсивная практика.
Возьмите список «Личное». Что-то там уже будет вычеркнуто, что-то и зря в него вписано, но это было не сразу понятно. А ещё много-много разного: важного, приятного, смешного, полезного, трогательного и душевного вы себе когда-то обещали сделать, да так и не сделали. Выделите дополнительные 50 минут и составьте список «Личное» заново. Начиная с понедельника это будет вашим «маршрутным листом».
В пятый день предлагаю также расширить список рабочих дел. И тут есть хитрость. Во-первых, теперь его временной диапазон нужно расширить до нескольких недель. Например, если практика стартовала 20 мая, составьте список незавершёнки до 30 июня. Во-вторых, добавьте в список «Рабочее» пару-тройку задач развития.
Подумайте, ради чего вы работаете? Иногда люди работают за деньги, иногда — за опыт, ради приятного общения или вот прямо ради самореализации делами занимаются. «Валюта» у всех разная. Затем спросите себя: сколько вы этой своей главной «валюты» получаете? И добавьте в список несколько дел, которые увеличат этот полезный результат.
Если речь о деньгах — можно прямо попросить увеличения зарплаты или спросить про премии. Если речь об опыте — можно напроситься в рабочую группу какого-нибудь нового для вас направления. Если вы работаете, чтобы расширить круг полезных знакомств — задумайтесь о нетворкинге на работе: чтобы это не «само по себе как-нибудь» происходило, а стало результатом ваших целенаправленных усилий.
На шестой день расширьте список «Дом», только продлите его действие ещё дальше на две-три недели. Почему? Потому что на домашних делах отражаются многие вещи: в конце весны — уборка, пересмотр гардероба, летом — дача, заготовки и отъезд в отпуск, осенью — подготовка к Новому году и так далее.
Тот, кто всё это сделает, сможет закрепить практику завершения дел и окрепнет в своей решимости «не оставлять хвостов».
Важно: во всех трёх случаях общее количество дел не увеличивайте — на листе А4 их всё равно много не уместится. Вот у меня в обновлённом списке «Личное» всего 17 дел уместилось — потому что почерк крупный. Думаю, если писать мелкими буквами, можно уместить 25 пунктов. Но не больше :)
Это — одна из причин, почему я рекомендую три списка писать на бумаге вручную, а не составлять в электронной таблице и не распечатывать. И вообще — то, что написано вручную, обдумывается гораздо глубже, я считаю.
Как встроить практику завершения отложенных дел в свою повседневную жизнь?
Если собираетесь заниматься разбором дел регулярно, отнеситесь к этому серьёзно. Тащить эту практику в одиночку можно, но это в разы сложнее, чем в группе. Вам нужно будет её создать и поддерживать там рабочий дух — либо присоединиться к уже существующей. Кое-что почитать об этом можно в моём блоге.
Как предотвратить накопление отложенных дел в будущем?
Регулярно делать практику. Даже если мы не берём лишнее в свои планы, у нас есть близкие, руководители, есть здоровая зависть, которая толкает нас пробовать что-то новое, есть форс-мажоры, за которыми тянется шлейф дел. Даже у трезвомыслящих людей списки будут переполняться.
Одного раза в год для разбора хвостов недостаточно, иначе эта практика будет превращаться в аврал. Каждый месяц — слишком часто. Оптимальнее всего, по моим наблюдениям, проводить неделю разбора раз в 2,5-3 месяца, то есть, раз в сезон.