Главная напасть любого менеджера, да и обычных людей — огромное количество рабочих и личных чатов, которые съедают лютую часть жизни. Как не сойти с ума от лишней информации и что с этим делать?
Как все начиналось
Я настолько древний, что помню времена, когда рулили стационарные, а чуть позже и кнопочные телефоны. Потом им на смену пришли смартфоны с их неизмеримым функционалом, следом закономерно возникли мессенджеры — Viber, WhatsApp. Уже тогда у меня было по паре десятков чатов, но это не казалось проблемой. Наоборот, удобно — всегда можно было отследить историю переписки, обозначить какие-то спорные моменты.
В 2013 году появился Телеграм. Примерно в это же время в мессенджеры проникли голосовые сообщения. И то, и другое показалось классным: все офисные работники повалили в Телегу и начали там активно общаться, забыв про существование Kaiten, Trello и прочих «излишеств». Ставить задачи прямо в Телеграме стало приличным тоном. Появились сотни групп: отдельно с руководством, отдельно с коллективом, отдельно с менеджером, отдельно со сложным клиентом, с менеджерами из других компаний и т.д. Они причем множились, старые не удалялись, к ним добавились семейные чаты — с каждым близким и дальним родственником. Потом, под влиянием санкций, в Телеграм поперли все блогеры, к рабочей и семейной пачке прибавились мемасики, чатики, в которых можно что-то почитать и чему-то научиться, профессиональные чаты. Славу богу еще, что школа по привычке сидит в Вайбере… (а там, сами понимаете — переписка с другими родителями, с классным руководителем, с руководителями конкурсов, и умножаем все это на количество детей).
Как-то утром я внезапно обнаружил, что количество рабочих и нерабочих чатов в моем Телеграме перевалило глубоко за сотню. В одних число непрочитанных сообщений стало исчисляться тысячами, другие просто разрывались от бесконечных входящих. Все это знатно действовало на нервы. Конечно, первым делом я отписался от бесполезных и ненужных каналов и заархивировал все старые рабочие чаты с коллегами, которые могли еще пригодиться. Но это не особо помогло.
Что можно сделать
Спойлер: с проблемой я все-таки разобрался, а заодно выявил все возможности Телеграма и накидал чек-лист: вдруг кому поможет. Итак, как эффективно выстроить коммуникацию в чатах:
1. Организовывать чаты по темам и проектам. Папки вида Работа и Семья у меня уже были, и я разгребал в основном чаты по работе — создал группы, и внутри групп — темы с названием соответствующих проектов. Тщательно продуманная структура сильно облегчила жизнь.
2. Устанавливать приоритеты. Определите наиболее важные чаты и сообщения, которые нужно активно отслеживать, и закрепите их. Конкретно в Телеграме можно закрепить 5 чатов, если у вас есть премиум-подписка — 10. Этого хватает за глаза, в большем объеме нет никакой необходимости. А если у вас больше десяти суперважных чатов, пора читать статью про вред трудоголизма).
3. Выделять время на проверку сообщений. Часто вижу, как люди прямо дергаются, если видят хоть одно непрочитанное сообщение в чате. И начинают уже рефлекторно проверять все мессенджеры каждые десять минут. Мало того, что это сильно отвлекает, так еще и утомляет. Можно целый день потратить на проверку сообщений, устать и ничего не сделать. Поэтому берем и у всех неважных чатов отключаем уведомления, и проверяем их в конце дня, выделив на это 15-20 минут. Можно установить свой период — в конце каждого часа, через каждые два часа. Главное, чтобы это не превращалось в бесконечное тыканье.
4. В Телеграме можно завести два аккаунта — один личный, один офисный (можно даже три, если есть необходимость). В личном сидеть с телефона, а в рабочем — с ПК. Очень помогает не путаться, дома концентрироваться на домашних делах, в офисе — на рабочих. В крайнем случае вас найдут, не переживайте.
5. Повторюсь про папки, если кто не знает: заходите в настройки аккаунта, переходите по ссылке Папки с чатами и раскладываете все по папкам, как заблагорассудится. Не забывайте давать правильные названия рабочим чатам, помните, их могут увидеть во время созвона или на случайном скриншоте. Кстати, в Вайбере сейчас появилась такая же функция. Максимум папок в обычной версии Телеграма — 10 шт, в платной — 30. Я обхожусь десятью, этого достаточно. В каждую папку можно положить до 200 чатов.
6. И про архив: архивируйте ненужные сейчас чаты. Когда они вам понадобятся, вы легко достанете их из архива. Не забывайте отключать уведомления, иначе при следующем входящем чат выпрыгнет обратно в общий поток.
7. Интересная фишка: вы можете поменять фотографии всем своим контактам в Телеграме. Заходите в нужный чат, нажимаете троеточие сверху, переходите в Профиль контакта, снова троеточие и Изменить контакт. Нажимаете на фото — у вас появляется меню:
— выбрать фотографию;
— предложить фото профиля;
— выбрать эмодзи.
В самом факте, что вы можете менять фото на контакте у себя в мессенджере, нет ничего особенного. Но из этого можно извлечь огромную пользу. Если вы нажмете выбрать эмодзи, а затем выбрать фон, то сможете поочередно сделать один фон, например, у всех рабочих контактов. Визуально сразу будет заметно разделение тем.
А как вы справляетесь с бурным потоком информации? Какой мессенджер предпочитаете использовать? Есть ли внутри ваших рабочих чатов правила — например, не пользоваться голосовыми сообщениями?
