Некоторые грузы нельзя перевозить без путевого листа. Кроме того, документ помогает транспортным компаниям вести внутренний учет автопарка, отслеживать перемещения водителей и контролировать расход топлива. В нашей статье разбираемся, как правильно заполнить путевой лист и избежать штрафов!
Что такое путевой лист?
Путевой лист подтверждает право транспортной компании на перевозку. По нему отслеживают километраж, график работы водителей и цель поездки. А еще документ используют как первичную отчетность для учета в налоговой и бухгалтерии:
- оплата труда;
- компенсация сотрудникам с личным транспортом;
- эксплуатация грузового транспорта.
Путевой лист оформляют юридические лица и ИП. В нем фиксируется технического состояние авто, километраж, часы работы и расход ГСМ. Эти данные позволяют контролировать эксплуатацию транспорта и эффективность работы водителей.
Кто заполняет: листы заполняют собственники грузового авто.
Особенности и оформление
Время оформления зависит от количества запланированных рейсов. Обычно путевой лист оформляют либо перед первым выездом, либо в начале рабочего дня. Основное назначение документа — учет и контроль работы автопарка (п. 14 ст. 2 закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ в ред. от 19.10.2023). Разбираемся, как оформить путевой лист.
Что указывать в путевом листе?
Оформить путевой лист можно в бумажном или электронном формате (п. 2 ст. 6 закона № 259-ФЗ, приказ ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116). Перевозчик указывает в документе все реквизиты и отдает грузоотправителю.
В листе нужно указать:
- Срок действия: день, неделя, месяц и любой другой период.
- Данные оформителя: юрлица указывают ФИО, адрес, телефон и ОГРН, ИП — ФИО, адрес, телефон, ОГРНИП.
- Сведения по ТС: тип, марка и модель, номер госрегистрации и прицепа, результаты предрейсового контроля.
- Данные водителя: ФИО, СНИЛС и реквизиты водительского удостоверения, результаты медосмотра (предсменного и послесменного).
- Типология перевозки: коммерческая или для собственных нужд.
- Вид сообщения: городское, пригородное, междугородное и международное.
Важно: жесткого регламента оформления путевого листа нет. Главное — включить в него все обязательные реквизиты. Обычно транспортные компании берут за основу унифицированную форму из Постановления Госкомстата от 28.11.1997 № 78.
Ответственность и штрафы
Потребовать путевые листы могут Инспектор ГИБДД, ФНС и Роструд. Нарушение правил оформление или отсутствие документа несет за собой определенные последствия:
- Если у водителя нет путевого листа, его ждет предупреждение или штраф 500 рублей. Для должностных лиц штраф увеличивается до 5000-10000 рублей, а при повторном нарушении — от 10000 до 20000 рублей.
- Если сотрудник забыл пройти медосмотр или заполнить данные в путевом листе, его ждет штраф в размере 3000 рублей. Должностные лица штрафуют на 5000 рублей, а организации — на 30000 рублей.
- Если отметки о прохождении обязательного медосмотра в начале смены отсутствуют, должностных лиц и ИП ждет штраф в размере 15000 до 25000 рублей, а организации — от 110000 до 130000 рублей.
- Если информации о медосмотре нет вообще, должностное лицо подвергнется штрафу в размере от 2000 до 3000 рублей, организациям и ИП грозит штраф от 30000 до 50000 рублей.
- В случае использования путевого листа в качестве первичного документа для налоговой, отсутствие рассматривается как грубое нарушение правил учета с возможным наложением штрафа в размере от 10000 до 30000 рублей. Если в результате налоговая база оказалась заниженной, штраф составит 20% от недоимки, но не менее 40000 рублей.
Правильное заполнение и наличие путевого листа минимизирует риск внеплановых расходов компании и обеспечивает четкость в учете расходов и прибыли. А для оптимизации топливных расходов подойдет приложение «Топливо+», которое автоматически рассчитывает необходимое количество заправок на маршруте и позволяет быстро заправляться без наличных!
