KPI (Key Performance Indicators) — это ключевые показатели эффективности, которые используются для оценки работы и достижения целей. Руководитель отдела закупок играет важную роль в организации, поэтому определение и измерение KPI для данной должности является критическим фактором успеха. В этой статье мы рассмотрим KPI руководителя отдела закупок, мотивацию, а также различные виды и способы их определения.
KPI для руководителя отдела закупок должны быть связаны с его основными задачами и целями.
Тут я сделаю один инсайт на будущую статью про определение мотивации руководителя отдела закупок согласно классификации из книги “Спиральная динамика бизнеса”. Там говорится, что руководитель — “руками водит”. Т.е. это красная система управления, где сотрудники отдела выполняют поручения. Поэтому один из вариантов KPI может быть отношение выполненных задач, которые он поставил своим подчиненным к общему их количеству. Естественно, задачи нужно смотреть по системе DiFoTai, ну или на ее вариации.
Больше информации по этой теме в статье:
Но возвратимся к классике.
Основная цель отдела закупок — обеспечить компанию необходимыми материалами, услугами и оборудованием по наилучшей цене и в срок. Поэтому одним из основных KPI может быть снижение затрат на закупки. Это можно измерить как процентное отношение снижения затрат к общей сумме закупок или как абсолютное значение экономии.
Другим важным KPI может быть сокращение времени процесса закупок. Руководитель отдела закупок должен стремиться к оптимизации процессов, чтобы ускорить поиск поставщиков, согласование договоров и т.д. Это можно измерить в виде среднего времени выполнения каждого этапа процесса закупок.
Качество закупок также является важным аспектом работы руководителя отдела закупок. KPI в этой области могут включать количество рекламаций на поставщиков, процент брака или отклонений от требуемых характеристик товаров или услуг. Руководитель отдела закупок должен стремиться к выбору надежных поставщиков и контролировать качество поставляемых товаров или услуг.
Одним из ключевых аспектов работы руководителя отдела закупок является поиск новых поставщиков и развитие отношений с ними. Поэтому одним из KPI может быть количество новых поставщиков, с которыми были подписаны договоры, или процент увеличения объема закупок у существующих поставщиков.
Вообще, KPI руководителя ОЗ может быть скопирована с мотивации закупщиков с небольшими корректировками. Ведь руководитель — сердце отдела, почему у него должна быть другая мотивация, нежели чем у своих подчиненных? Единственное, субъективная часть, за которую я обоснованно радею, вероятно, не может быть реализована (за исключением редких случаев).
Вот моя подробная статья о мотивации закупщика:
На мой взгляд текучка в отделе закупок также может являться пунктом мотивации. Если народ не задерживается и года в компании, возможно дело в руководителе… Естественно — нужно правильно взвешивать этот показатель и выверять с политикой компании. Однозначно эта работа должна быть проделана вместе с HR.
Качественное исполнение плана закупок также может быть показателем в KPI. Однако в текущие сложные времена говорить о каком-то долгосрочном планировании не приходится, поэтому этот пункт я бы рекомендовал использовать с особой осторожностью.
Все вышесказанное, но в более расширенном формате сформировал в таблице:
Подобное отображение информации увидел в одном американском издании, очень понравилась систематизация.
Что касается видов мотивации (материальной и нематериальной) — то это требует отдельной статьи для обзора.
Она будет выпущена немного позже. Потому как если с материальной частью все более-менее понятно, то с нематериальной все обстоит немного не так. Причем для обычного закупщика и управленца нематериальная мотивация будет разной.
Важно не забывать, что вознаграждение и признание достижений могут стать мощными инструментами мотивации. Бонусы или премии за достижение KPI могут стать дополнительной стимуляцией для руководителя отдела закупок. Кроме того, возможность развития и карьерного роста также может служить мотивацией для достижения лучших результатов. Однако следует оговориться, что достаточно часто руководитель отдела закупок подчиняется непосредственно учредителю компании и расти там, мягко говоря, некуда. Разве что менять профиль и становиться исполнительным, коммерческим или генеральным директором, но это уже далеко не привычные обязанности. Более реально стать руководителем отдела логистики, где в подчинении уже будет весь склад и транспорт в дополнение к блоку закупки. Но это уже совсем другая история.
Существует несколько способов определения KPI для руководителя ОЗ:
Во-первых, можно провести анализ текущей ситуации по системе AS-IS и выявить основные проблемы и вызовы, с которыми сталкивается отдел закупок. Затем можно определить KPI, которые помогут преодолеть эти проблемы или достичь желаемых результатов. Так сказать — сделать TO-BE вариант анализа.
Во-вторых, можно обратиться к сравнительному анализу с другими компаниями в отрасли. Изучение практик успешных компаний может помочь определить наиболее эффективные KPI для руководителя отдела закупок.
Наконец, можно использовать метод SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) для определения KPI. Каждый KPI должен быть конкретным, измеряемым, достижимым, соответствующим целям и иметь конкретный срок выполнения.
В заключение, KPI для руководителя отдела закупок играют важную роль в оценке его работы и достижении целей компании. Они должны быть связаны с основными задачами и целями отдела закупок, такими как снижение затрат, оптимизация процессов, контроль качества и развитие отношений с поставщиками. Мотивация руководителя отдела закупок также является ключевым фактором успеха. Определение KPI может осуществляться путем анализа текущей ситуации, сравнительного анализа или использования метода SMART.
Заказать бизнес-игру Supply Game для своей компании на выгодных условиях можно на нашем сайте.
Больше пользы по теме мотивации и переговоров в статьях: