Система электронного документооборота (СЭД): что такое и кому полезно

Все больше предпринимателей в России выбирают электронный документооборот. Чтобы перейти на ЭДО, нужно выбрать СЭД или систему электронного документооборота, в которой и происходит обмен. В статье рассказываем, как устроен весь процесс и какие бывают СЭД.

А если нет времени читать всю статью, то переходите в пункт «Главное за 30 секунд», пересказали там основные мысли.

Что такое система электронного документооборота

Электронный документооборот — это обмен документами онлайн в электронной форме. Но просто отправить сотрудникам договор в формате word или фото документа по почте — это ещё не электронный документооборот. У ЭДО есть свои правила и особенности, главное из них — документ должен быть подписан электронной подписью, чтобы считаться юридически значимым.

Система электронного документооборота (СЭД) — это сервис с помощью которого стороны обмениваются электронными документами. Обычно сервис позволяет не только загружать и выгружать документ, но и создавать и редактировать его, подписывать с помощью КЭП и следить за статусом подписания.

СЭД может быть в виде облачного сервиса, или в виде программы, которую нужно установить на устройство.

Управляют СЭД операторы электронного документооборота — их реестр ведёт Федеральная налоговая служба России. На странице можно отсортировать операторов по нужным параметрам и увидеть количество абонентов, поддерживаемые форматы и наличие демоверсии.

В перечне можно сразу отфильтровать операторов по важным параметрам. Например, выбрать систему, которая предоставляет отчётность в ФНС или является Операторов ЭДО для маркировки

Также в перечне отражён роуминг, он показывает, позволяет ли оператор обмениваться документами с другими операторами. Это нужно, если документооборот происходит не только внутри компании, но и с контрагентами, которые могли выбрать иного оператора.

Кому нужна СЭД

Некоторые предприниматели обязаны пользоваться электронным документооборотом, т.к. они подают отчётность в электронном виде. Например, плательщики НДС. Сюда же относятся бизнесы, которые работают с товарами, подлежащими маркировке или другим способам отслеживания.

Остальные переходить на электронный документооборот не обязаны. Но сделать это может любой предприниматель — ограничений нет.

Часто перейти на ЭДО бизнес вынуждает сам рынок: контрагенты хотят обмениваться документами, сдавать отчётность в налоговую и другие ведомства нужно онлайн, сотрудники работают на удалёнке и отправлять бумаги почтой долго и дорого.

В целом логика перехода на СЭД такая: чем чаще компания обменивается документами — как внутри организации, так и с надзорными органами и контрагентами, тем выгоднее ей подключиться к системе ЭДО.

Как выбрать систему электронного документооборота

Строгой классификации систем электронного документооборота нет. Системы отличаются количеством функций и возможностями, которые они позволяют решить. Поэтому полезно заранее продумать, для каких целей вам нужна система — обмениваться актами и договорами с контрагентами или перенести весь документооборот компании в ЭДО.

Вот на что стоит обратить внимание при выборе СЭД:

Какие задачи решает. Некоторые системы позволяют обмениваться документами внутри компании, другие — с контрагентами, третьи — с надзорными органами.

Какие есть функции. С помощью некоторых СЭД можно создавать документы и обмениваться ими с партнёрами и сотрудниками. Другие системы позволяют выстроить весь документооборот компании, а также работать с архивами. Наиболее масштабные решения позволяют перенести в СЭД не только документооборот, но и другие бизнес-процессы компании — такие системы называют ЕСМ.

Какие форматы поддерживает. Большинство СЭД позволяют работать со стандартными типами документов: актами выполненных работ, договорами, актами сверки. Некоторые системы дополнительно позволяют работать с более узкими типами документов: кадровыми, медицинскими, финансовыми, технологическими, архивными.

Многие операторы СЭД представляют решения, которые сочетают в себе разный набор функций, в зависимости от выбранного тарифа. Для большинства малых и средних предприятий коробочных версий обычно хватает. А для узких направлений могут разработать индивидуальные решения, но это стоит дороже.

Плюсы и минусы систем электронного документооборота

Среди главных преимуществ систем электронного документооборота обычно отмечают упрощение процесса. Но есть несколько важных нюансов, которые стоит учитывать. Разберем подробнее.

Плюсы:

1. Обмениваться документами станет быстрее. В ЭДО не нужно ждать, пока почтальон доставит документы контрагенту, а затем вернёт — подписать документ можно за несколько минут.
2. Проще следить за процессами. В СЭД видно, на чьей стороне находится документ и в каком статусе.
3. Обмен документами защищён. Система проверяет, актуальная ли электронная подпись, которой подписан документ. А операторы СЭД защищают данные с помощью шифрования.
4. Документооборот может стать дешевле. Этот пункт зависит от тарифа вашей СЭД и объёма документооборота. Если компания за год подписывает лишь пару актов и сдаёт одну декларацию, то ЭДО может быть менее выгодным. Но компания со множеством сотрудников и партнёров, скорее всего, сэкономит на курьерах и рабочих часах руководителя, бухгалтера и кадровика.

Минусы:

1. Перейти на ЭДО может быть довольно сложно. Нужно издать нормативный акт, выбрать систему, настроить её, обучить сотрудников и оповестить контрагентов о новом порядке.
2. Переход на ЭДО потребует затрат. В зависимости от того, какую систему и тариф вы выберете, сумма будет различаться. Но на первом этапе переход сопряжён с затратами — на установку и настройку системы, обучение сотрудников, покупку и регистрацию КЭП.
3. Поначалу процессы могут просесть. В целом ЭДО ускоряет и упрощает документооборот, но в момент перехода работники, ещё не привыкшие к новой системе, могут совершать ошибки.
4. Не все документы можно вести в ЭДО. Часть бумаг всё ещё требуется хранить в бумажном виде, например, трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности.

Статья за 30 секунд

• Электронный документооборот — это обмен документами онлайн в электронной форме. Система электронного документооборота — это сервис с помощью которого стороны обмениваются электронными документами.
• Предприниматели, которые подают отчётность в электронном виде, а также компании, которые работают с маркировкой, должны применять ЭДО. Для остальных это не обязательно, но ограничений нет — перейти на электронный документооборот может любой предприниматель.
• Строгой классификации систем электронного документооборота нет. Они отличаются количеством функций и возможностями, которые позволяют решить.
• Переход на работу в СЭД упростит процесс документооборота, но на старте может быть сопряжен с затратами времени и средств — на саму установку системы и обучение работников.